J’ai eu l’occasion il y a quelques semaines de discuter d'Opentime avec Monsieur Fabro, avocat associé chez Harmony Avocats et cofondateur du cabinet Backstage Avocats.

Backstage Avocats est un cabinet d’avocats d’un genre nouveau, entièrement dédié aux avocats eux-mêmes : un projet novateur et unique !

Pour Franck Fabro, ce projet pensé en mode start-up a pour objectif d’apporter une expertise complémentaire aux cabinets, proposée par des associés expérimentés sur des sujets variés.

L’expertise des professionnels de Backstage Avocats s’ajoute donc aux expertises existantes dans le cabinet client, de manière plus ou moins ponctuelle. Trois types d’offres de service sont disponibles :

• L’offre « collaboration » dans laquelle le client avocat sollicite Backstage Avocats en tant que collaborateur sur certains points précis d’un dossier et sans aucun contact avec le client final.
• L’offre « partenariat » dans laquelle Backstage Avocats se comporte comme le ferait un associé du client avocat, lorsque ce dernier a besoin de compétences complémentaires sur une mission.
• Pour finir, l’offre « expertise » qui permet d’obtenir de Backstage Avocats un avis technique sur un point de droit.

Un beau projet qui a donc pour objectif de répondre à un besoin identifié par Franck Fabro et ses associés, de partage des compétences et savoirs-faire entre avocats expérimentés.

Pour votre nouveau cabinet, vous aviez besoin d’un logiciel de gestion du temps et de suivi d'activité ?

« Oui, nous avions besoin d’une solution complètement dématérialisée. Nous travaillons de manière délocalisée, c’est aussi ce qui nous caractérise. Nous avions donc besoin d’une solution si possible SAAS, disponible en ligne à tout moment et en tous lieux. »

Pourquoi avez-vous sélectionné Opentime parmi les différents logiciels de gestion du temps ?

Franck Fabro a entendu parler d’Opentime par le bouche à oreille.

« Il nous fallait un logiciel facile d’utilisation, pratique ! »

« Nous souhaitons grandir, bien sûr, donc il nous fallait aussi une solution qui s’adapte à notre croissance ».

Les fondateurs ont noté que l’outil était entièrement paramétrable et accessible avec des prix qui s’adaptent au nombre de collaborateurs et donc à leur croissance future. En termes de confidentialité concernant les projets et clients, Opentime répond à leurs exigences puisque les informations sont stockées en France exclusivement.

« Nous recherchions un outil flexible de suivi de notre activité avec différentes fonctionnalités qui puissent nous être utiles ! »

Concernant les fonctionnalités, lesquelles utilisez-vous le plus ?

Backstage Avocats n’utilise pas les modules de gestion du personnel RH mais se concentre pour le moment sur la saisie du temps passé, par mission et client.

« Ce qui nous intéresse c’est à la fois d’avoir la possibilité de facturer à un taux horaire standard ou à un taux horaire différencié qui reflète les niveaux d’expertises correspondant à chacune de nos trois offres de services ».

Le cabinet utilise également le générateur de factures d’Opentime puisqu’il est peut être paramétré en fonction des besoins spécifiques (vocabulaire, catégories, logo…).

Dans une logique de gestion de projets, il est également possible que Backstage Avocats soit amené à budgéter les projets directement sur Opentime en ajoutant notamment les coûts divers des missions autres que les simples coûts horaires.

Quelles sont vos habitudes digitales ? Est ce que vous utilisez d’autres logiciels de droit augmenté ?

« L’offre de Backstage Avocats est axée sur le « sur mesure » et propose donc de l’analyse. Nous sommes très ouverts et à l’écoute des diverses possibilités offertes par la legal tech, mais il faut trouver le bon emploi et il faut que l’on soit convaincu que cela apporte réellement quelque chose. »

Qu’aimeriez-vous en plus sur Opentime ?

« Une fonctionnalité peut être intéressante, c’est celle de pouvoir fonctionner comme un CRM en établissant un lien entre les données présentes dans Opentime et notre système de softphone » pour que le dossier/la mission du client apparaisse à l’écran lorsqu’il nous appelle et que l’on obtienne ainsi instantanément une parfaite vision sur les projets en cours.

En termes de CRM, Opentime permet déjà de gérer les contacts, le calendrier et les événements concernant les clients et projets.

Avez-vous fait ou souhaitez-vous faire des évolutions sur le logiciel ?

Les associés n’ont pas encore souhaité d’évolutions sur le logiciel par manque de temps au vu de la création récente de leur cabinet et des premières missions qu’ils sont amenés à réaliser.

« Avec d’autres logiciels, on nous a fait miroiter des interfaces intégrant du CRM etc. C’était attractif mais il y avait des points qui n’étaient pas conformes, comme le fait de ne pas être hébergés en France. »

Un des autres objectifs de Backstage Avocats serait l’interface entre Opentime et un logiciel de comptabilité pour assurer une meilleure conformité des factures notamment au niveau de la réglementation applicable en matière de TVA, en particulier avec la mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique en 2023.

Vous avez fait des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime ?

Pour l’instant seuls Franck Fabro et Fabienne Clavez exercent dans le cabinet, mais il a vocation à se développer rapidement.

« Nos collaborateurs auront à utiliser Opentime uniquement pour gérer leur temps donc la formation sera assez rapide. S’ils prennent des responsabilités, ils feront peut-être de la facturation et ce sera assez simple de les former nous-même mais un tutoriel pourrait être un plus. »

Franck Fabro souligne aussi la réactivité d’Ophélie, chargée de la relation client chez Opentime, en cas de besoin : « Jusqu'à présent, j’ai toujours pu constater qu’Ophélie était toujours très disponible. Elle est très réactive, nous avons énormément apprécié cet aspect dès le début. »

« La disponibilité et l’agilité de petites structures telles que la vôtre et la nôtre sont des choses que nous apprécions et que nous recherchons. »

Recommanderiez-vous le logiciel notamment à d’autres cabinets d’avocats ou de conseil ?

« Oui ! Les cabinets ne sont pas toujours à l’aise avec tout ce qui est nouveaux outils. C’est pour cela qu’il y a beaucoup de solutions d’outils tout intégré, mais c’est beaucoup moins flexible que ce que permet Opentime. »