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  1. Louis a fait son stage de début de cycle Epitech au sein de No Parking en développement web. Il a ainsi fait partie de la team Opentime pendant près de 6 mois. Maintenant que son stage se termine, on lui pose la question suivante : c'était comment l'aventure Opentime ?

    Alors déja Louis, commençons par l'essentiel, qui es-tu et que fais-tu comme études ?

    « Je suis à Epitech, en 2e année d'ingénierie dans les technologies de la communication », une formation pour devenir développeur.

    Quel est le métier qu'il te plairait de faire plus tard ? Dans quel domaine ?

    « Ce que j’ai fait à No Parking me plait beaucoup. J'aimerais maintenant découvrir ce qui se situe à plus bas niveau dans le monde du web, plus au niveau logiciel ou embarqué comme dans les voitures »

    Louis s'intéresse pas mal à l'internet des objets, plus proche de la machine et avec moins d'échelons alors que dans les logiciels comme Opentime, PHP fait beaucoup de chose, sans compter la base de données ou le navigateur qu'il faut aussi prendre en compte.

    Qu’est ce que tu as fait pendant ce stage ? Tu as travaillé sur quoi ?

    « J'ai travaillé en grande partie sur du débuggage et de l’amélioration d’Opentime en fonction des besoins des clients énoncés par Ophélie, Perrick ou toi, Chloé ».

    Ce que Louis a trouvé de plus intéressant comme tâche est celle d'améliorer Lozeil, un outil de comptabilité développé en interne car cela lui a permis d'explorer des points et des techniques qu'il ne connaissait pas encore.

    Quel est ton apport à No Parking et a son activité ?

    « Je pense que j'apporte un gain de temps ».

    Pour Louis, sa présence a permis à Laury, Perrick, Matthieu et Jeff de travailler sur d'autres sujets, notamment par exemple sur Lozeil, ce sont des activités qui prennent du temps et sa présence à été d'une grande aide !

    Qu’est ce que tu penses avoir appris en stage ici ?

    « J'en ai appris plus sur la méthode de travail en entreprise et surtout celle qui est en place ici avec le fonctionnement des kanbans, des différents stades de réalisation d'une tâche, le chemin parcouru... »

    Le fonctionnement en lean management fait en effet une vraie différence pour qui ne le connait pas !

    « J'ai aussi pu voir comment on travaille dans une entreprise, avec plutôt un environnement Start up, c'était cool, tout le monde est cool ici ».

    Est-ce-que tu vas continuer à utiliser ton expérience ici pour la suite ?

    Louis pense pouvoir réutiliser notamment son expérience en organisation du travail avec le fait de diviser chaque tâche en petites tâches et de s'en tenir aux besoins réels.

    « J'ai également appris en rigueur au niveau des tests, le fait d'ajouter tous ces tests pour chaque chose ! On sait quand ça bug, on repasse sur tout, etc. ».

    « J'ai appris pas mal de choses sur l'amélioration globale en PHP, les bases du Machine Learning et comment améliorer le fonctionnement d'un logiciel de manière générale ».

    Merci Louis pour ton retour et bonne continuation ! Et vous, un stage chez No Parking pour suivre l'évolution d'Opentime, ça vous botte ?

  2. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles certaines business units de la multinationale française Veolia. J’ai pu rencontrer il y a quelques semaines Thierry Quesneau, responsable du contrôle des ressources opérationnelles dans l’entreprise de services de gestion d’eau, de propreté et de services énergétiques (Veolia IST).

    Opentime c’est chez vous depuis quand ? Et ça a été mis en place depuis que vous êtes là ?

    « Ce compte a été créé en 2018, mais ça n'était pas moi au début, je l'ai repris en septembre 2019. La gestion des temps est un sujet que j'ai déja beaucoup travaillé chez Veolia sur d'autres systèmes, mais sur Opentime j'ai travaillé pour définir un certain nombre de choses sur la façon d'utiliser le logiciel. Il y a eu beaucoup d'évolutions de faites à partir de la version de base ».

    Comment se passent ces développements ? Ces nouveautés que vous ajoutez ?

    « No Parking c'est une petite boite, on a de très bons rapports, notamment parce qu'il y a une excellente réactivité ».

    Monsieur Quesneau travaille surtout avec Laury, développeuse et Ophélie, customer success manager de la team Opentime.

    « Ça se passe très bien et on a réalisé beaucoup d'améliorations, le logiciel à beaucoup évolué, il s'est complexifié un peu à cause de l'activité puisqu'on manipule beaucoup de projets informatiques ».

    En effet, Opentime est un logiciel qui a la force d’évoluer en fonction des besoins de nos clients s’ils sont réalisables. Avez-vous quelques exemples de nouveautés sur votre instance par rapport à la version basique d’Opentime ?

    « Nous sommes un organisme très matriciel. Ce qu'on a mis en place c'est donc une validation à deux étapes ».

    L'idée est que lorsqu'une personne travaille par activité, elle est pilotée par sa propre équipe ou une autre équipe. Il y a donc, sur leur instance, une validation des temps d'une part par le responsable de l'activité et d'une autre par le manager.

    Ce logiciel est « essentiel dans le travail de l'administrateur pour suivre ce qu’il se passe et pour les managers pour avoir un bon suivi ».

    Beaucoup d'autres choses on été ajoutées comme la création d'un graphique qui permet de challenger les équipes dans la rapidité de la saisie des temps. La notion de suppléance à également été concrétisée avec la possibilité de se faire remplacer en tant que manager afin d'approuver les activités, temps et congés durant une période de congés.

    Un autre point important qui a été concrétisé dans Opentime est le compte rendu de prestation mis en place pour pallier aux délits de marchandage avec les personnels externes. Le document qui ressort de cette mise en place est envoyé automatiquement à la société, aux fournisseurs et au manager pour un suivi efficace.

    « C’est un véritable gain de temps et ça a été totalement intégré à Opentime sous format presque identique à ce que j'avais imaginé il y a quelques années ».

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    A Veolia, les besoins sont variés et ils évoluent à travers le temps. Thierry Quesneau réalise donc une liste de ses besoins sur une période avant d’en parler avec Perrick ou Laury.

    Une nouvelle demande qu'il va réaliser prochainement concerne le fait de pouvoir avoir un filtre rapide en haut à gauche de la page liste des utilisateurs. C'est un filtre de trigramme ou de nom qui doit être intelligent et qui reconnaitrait l'un ou l'autre en fonction du nombre de lettres saisi.

    Thierry Quesneau insiste sur le fait que lorsque des améliorations sont demandées, il faut toujours faire attention que ça ne pénalise pas les performances du logiciel.

    Et pour ce qui change, vous faites des formations à vos collaborateurs ?

    « Pour tout ce qui est création d’activité seulement moi ou deux de mes collègues sont concernés donc les explications sont relativement rapides ».

    Au niveau des utilisateurs, il s'agit par contre de changements sur la saisie des temps donc cela demande bien sur quelques explications.

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « J'en suis très content, ce logiciel marche bien, il a une bonne réactivité aux problèmes et au développement » et « je recommande fortement le produit ».

    Comme tout logiciel, Thierry Quesneau note qu'il faut qu'il soit encore plus testé avec des tests fonctionnels de cohérence dans la globalité du logiciel avant de mettre en place une nouvelle fonctionnalité pour que ce soit parfait même si c'est déja très satisfaisant de ce côté-ci.

    Veolia IST a ainsi conseillé Veolia VWT qui utilise déja Opentime à développer une version plutôt similaire à celle développé en partenariat avec Monsieur Quesneau puisqu'ils ont des besoins proches.

    Quelles sont vos habitudes digitales en entreprise ? Vous utilisez beaucoup internet et l’outil informatique chez Veolia ?

    « J'ai fait du développement pendant assez longtemps alors c'est quelque chose qui me parle beaucoup, mais un truc difficile à faire comprendre dans Opentime pour les équipes c’est surtout qu’après avoir saisi les temps il faut demander la validation. Et beaucoup oublient ou ne pensent pas à cette deuxième partie ».

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ? Quelles fonctionnalités ?

    Veolia IST utilise uniquement le module de suivi de temps, pas celui de suivi de projet même s'il pourrait être amené à servir.

    Est ce que vous pensez l’utiliser de plus en plus ?

    Selon Thierry Quesneau, ils seront amenés à l'utiliser toujours plus car il y a toujours plus de manières de le rendre plus précis. Aujourd'hui par exemple, il est capable de représenter la vue matricielle par une analyse d'Opentime via Google Data studio.

    La team Opentime remercie chaleureusement Thierry Quesneau pour sa fidélité, son implication et cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers Opentime. Nous sommes ravis de continuer avec vous cette aventure Opentime !

  3. En ce premier mois de l'année 2021, il se passe pas mal de choses sur Opentime pour que vous puissiez planifier votre année. Comme promis, la team Opentime vous a donc fait un récap' des manipulations qui pourraient vous aider.

    Mettre à jour l'arborescence de saisie et archiver l'ancienne

    Il est possible que vos projets varient d'une année sur l'autre ou que vous débutiez de nouveaux projets en début 2021. Pour cela, n'oubliez pas de mettre à jour votre arborescence afin que vos collaborateurs rentrent leurs temps sur les bonnes versions des projets et les bons projets. Rendez-vous pour cela dans les sous-onglets Clients et Projets de Configuration.

    Vous pouvez supprimer des projets en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer dans la liste déroulante en bas à gauche. Si vous avez débloqué l'option de statut du projet, vous pouvez archiver un projet en changeant son statut . Vous pouvez également ajouter vos nouveaux projets et clients grâce au + vert en haut à gauche de chacune de ces pages.

    Si vous souhaitez faire évoluer en masse de nombreux projets et clients de votre arborescence, n'hésitez pas à nous contacter directement par mail ou téléphone, nous nous ferons un plaisir de vous aider.

    Charger les jours fériés

    Si vous ne l'avez pas fait fin 2020, vous pouvez charger les jours fériés de l'année 2021 en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. Indiquez alors l’année concernée puis cliquez sur Ajouter automatiquement et ensuite pensez à appuyer sur le bouton Mettre à jour afin d'appliquer ces jours fériés à toutes vos équipes.

    Mettre à jour le plan de charge

    Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, pensez à bien mettre à jour votre plan de charge via le sous-onglet Plan de charge de Gestion de projet. En complétant ce plan de charge avec les heures prévues pour chaque collaborateur, projet et client, vous aurez la possibilité de réaliser une analyse plus fine de l'avancement de votre projet en comparaison au prévisionnel.

    Réaliser différentes analyses de l'activité

    L'onglet Reporting peut vous aider à commencer l'année sur de bonnes bases en réalisant différentes analyses de l'activité sur la période précédente. Pour cela, vous trouverez les sous-onglets Exports Excel, Compte-rendu d'activité, Synthèse et Rapport. Le compte rendu d'activité vous donnera simplement le détail des temps pour chaque salarié alors que générer une synthèse vous permettra d'obtenir les temps par collaborateur et projet ou activité. Générer un rapport vous permettra une analyse plus détaillée notamment en termes de congés ou par métier. Vous pouvez pour finir réaliser divers exports Excel afin de faire sortir des informations de votre instance Opentime sous forme de tableaux Excel.

    Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances notamment sur l'avancement de vos projets.


    La team Opentime vous remercie encore pour cette année passée à vos côtés et vous souhaite une belle année source de réussites.

    N'hésitez surtout pas à nous contacter par mail ou téléphone si ce petit récapitulatif n'a pas répondu à toutes vos questions pour commencer 2021 en beauté !

  4. Toute la team Opentime vous souhaite tout d'abord une très belle année pleine d'innovations et de réussites. Pour commencer l'année dans les meilleures conditions, nous avons ajouté quelques nouveautés à Opentime au mois de décembre que vous pouvez retrouver ci-dessous : 

    • Réorganisation de l'onglet reporting
    • Mise à jour du survol projet
    • Amelioration de la version mobile avec l'affichage des archives des tickets et l'amélioration des préférences sur la pointeuse
    • Amélioration de la sélection dans les groupes de métiers
    • Affichage des affaires dans les onglets synthèse et rapport
    • Possibilité de dupliquer des absences d'un mois sur l'autre
    • Ajout d'une option de changement de statut sur les projets
    • Ajout d'un bouton pour créer une tâche sur la page planning collaborateur
    • Début de la mise en place d'un module de gestion des tickets restaurant
    • Amélioration de l'impression des notes de frais
    • Possibilité de paramétrer des lieux pour le planning
    • Affichage des détails de refus et validation sous les saisies de temps

    Nous en avons aussi profité pour évincer quelques bugs.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  5. L'année 2020 a été marquée de péripéties et il est temps de la clôturer. Alors si vous ne l'avez pas encore fait, voici une liste des actions que vous pouvez faire sur Opentime pour recommencer l'année en beauté !

    Et pas d'inquiétude, la team Opentime vous fera un autre récap' des actions à faire en début d'année dès que 2021 aura pointé le bout de son nez.

    Pour vous aider dans votre bilan de fin d'année

    N'hésitez pas à utiliser les exports directement via votre instance Opentime. Pour cela vous pouvez vous rendre dans le sous-onglet Exports Excel directement disponible dans Reporting.

    Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances pour calculer des informations clés comme le restant à facturer ou le produit constaté d'avance en fonction des avancés de vos projets au 31 décembre.

    Pour vous aider dans le bilan des temps

    En cette fin d'année, vous pouvez figer les temps si vous souhaitez faire un bilan par projet, client ou activité des heures réalisées par les utilisateurs.

    Vous devrez alors forcez les dates de validation de chacun de vos collaborateurs. Pour cela, vous pouvez passer par l'onglet temps et valider semaine après semaine les grilles à partir de la dernière semaine validée. Pour aller plus rapidement, vous pouvez également vous rendre dans le sous-onglet Utilisateurs de Configuration et modifier la date de dernière validation directement dans les fiches utilisateurs de chacun ce qui figera le temps avant cette date.

    La fin des périodes de congés pour certains

    Pour certains d'entre vous, les périodes de congés se clôturent au 31 décembre de chaque année. Si c'est votre cas, et que vous n'avez pas mis en place la mise à jour automatique des congés, pensez à recharger les compteurs de congés pour l'année prochaine.

    Vous pouvez également réaliser un rapport ou un export Excel des congés de l'année 2020 si vous souhaitez en avoir un aperçu via l'onglet Reporting.

    Les jours fériés 2021

    Pour finir, vous pouvez charger les jours fériés de l'année 2021 en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. Indiquez alors l’année concernée puis cliquez sur Ajouter automatiquement et ensuite pensez à appuyer sur le bouton Mettre à jour afin d'appliquer ces jours fériés à toutes vos équipes.

    Nous vous souhaitons à tous une très bonne dernière semaine de 2020 !

  6. Les tickets restaurant sont peut-être intégrés depuis longtemps dans vos entreprises respectives mais chez nous c’est un vrai sujet d’actualité : comment vous facilitez la vie en intégrant leur gestion dans Opentime l’année prochaine ? Voyons cela ensemble 😉

    Alors déja, les titres restaurant c’est quoi ?

    Selon l’URSSAF, le titre-restaurant est un « titre spécial de paiement des repas remis par l’employeur au salarié ». C’est une prestation cofinancée par l’employeur et l’employé souvent mise en place dans les entreprises qui ne possèdent pas de service de restauration interne au lieu de travail.

    Quelles sont les règles de leur mise en place ?

    La mise en place des titres-restaurant se fait par décision unilatérale de l'employeur ou du comité d'entreprise, mais certaines règles encadrent sa mise en place.

    Ainsi, un seul titre restaurant peut être attribué par jour de travail et uniquement si un repas est compris au sein des horaires de travail. Il n'y a pas de titre restaurant quand le salarié est absent quel que soit le type d’absence.

    C'est l'employeur qui choisit la valeur faciale du titre-restaurant dont il finance une partie et son pourcentage de prise en charge compris entre 50 et 60%.

    Il existe pour finir un principe d’égalité dans lequel on estime que les titres restaurants doivent être accordés de manière égalitaire entre les salariés d’une même entreprise.

    Quelles sont les règle de leur utilisation ?

    L’utilisation de ces tickets est limitée à 19 euros par jour et par personne quel que soit son format et à la consommation d’un repas, de préparations alimentaires directement consommables et de fruits et légumes. Ils sont nominatifs et peuvent être utilisés uniquement dans le département de travail de l’employé ou des départements limitrophes à l’exception des salariés qui seraient amenés à être en déplacement. Utilisables un an, ils doivent être rendus si non utilisés dans les 15 jours qui suivent la fin pour en avoir des nouveaux pour l'année suivante.

    Pourquoi les entreprises les ont mis en place ?

    Le ticket restaurant est avant tout un avantage social, il permet de manger à moindre coût. Pour les salariés c’est en effet un complément de salaire avantageux puisqu’il est non imposé et pour les entreprises c’est un dispositif attractif notamment en termes de fiscalité et qui valorise la marque employeur.

    Quel type de tickets restaurant choisir ?

    Dans un premier temps il existe seulement quatre fournisseurs agréés de ces tickets restaurants que sont Natixis, Accors Services, Chèque Déjeuner et Sodexho.

    Les tickets restaurants existent également sous plusieurs formes, notamment le format papier, classique et différents formats plus ou moins dématérialisés avec une carte ou sur le portable du salarié. 
La différence fondamentale entre ces différents formats est le fait qu’avec un ticket restaurant, le commerçant ne rend pas forcément la monnaie si le montant à payer est inférieur, il n’a aucune obligation de faire un avoir. Alors qu’avec les formats dématérialisés, le salarié est débité uniquement de la somme à payer !

    Et le coronavirus ça change quoi ?

    La crise sanitaire amène à des changements de partout, et les tickets restaurants ne sont pas une exception. Ainsi, le montant maximum des titres restaurant a été remonté à 38 € par jour, s’ils sont utilisés dans des restaurants, des hôtels-restaurants ou des débits de boissons assimilés à ceux-ci. Ils sont aussi utilisables les jours où ils ne l’étaient pas auparavant comme les jours fériés ou les week-end.

    Deux autres mesures ont été mises en place plus récemment : l’utilisation des titres restaurant en click and collect et pour les livraisons ainsi qu’une prolongation de leur validité après la date indiquée sur le titre (jusqu’en septembre 2021 pour la plupart).

    Comment sont-ils gérés ?

    Que les tickets soient en papier ou non, il faut les gérer et ce n’est pas une mince affaire !

    Vous nous avez fait quelques retours en tant que clients d’Opentime sur votre gestion. En effet, chacun décide de la manière dont l’attribution est gérée tant qu’elle est égalitaire entre les salariés.

    Ainsi, par exemple dans la fédération CINOV, les titres restaurants sont gérés d’un mois sur l’autre. Chez un autre de nos clients, un réajustement est réalisé à chaque fin d’année au niveau des jours d’absence et autres différences d’attribution.

    Pour finir, l'association régionale Afipar fonctionne à l'aide d'un tableau avec le nombre de jours ouvrés pour chacun des salariés permettant de commander directement la bonne quantité de titres restaurant pour l'année. Aucun titre restaurant n’est compté au mois d’août pour compenser les 5 semaines de congés payés par an et ils sont réajustés ensuite pour les absences.

    Vos quelques retours nous ont ainsi permis d’avancer doucement vers une idée de la gestion des tickets restaurants sur Opentime qui serait la plus simple, mais nous avons toujours besoin d’en savoir plus alors n’hésitez pas à nous envoyer un message ou à nous téléphoner 😉

  7. 2020 a été très spéciale, c’est le moins qu’on puisse dire ! Mais l'année touche à sa fin et il est temps de mettre les collaborateurs à l’honneur. Comment réussir les différents entretiens de bilan en cette fin d’année chaotique ?

    La team Opentime vous donne ses conseils pour des entretiens de fin d’année réussis !

    Il existe deux types d’entretien de fin d’année : l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel.

    L’entretien annuel d'évaluation

    L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire mais fortement conseillé. Aujourd’hui, il devient un incontournable pour le salarié qui peut présenter ses attentes et ses envies comme pour l’entreprise qui obtient entre autres un bilan de l’accomplissement des objectifs et un ordre d’idée de la motivation des collaborateurs.

    C’est un entretien qui peut être un peu moins formel que l’entretien professionnel avec un format plus collaboratif, même en visio-conférence, ce système ne devant pas réduire les possibilités d’échanges cordiaux entre le salarié et son supérieur.

    Quels objectifs pour l’EAE ?

    L'EAE a pour premier objectif de faire un bilan de l’année, de discuter des objectifs atteints et de fixer ceux pour la période à venir. Il permet aussi pour l’entreprise d’avoir un retour sur le fonctionnement de l’organisation, des suggestions ou des souhaits de l’employé. Pour finir, il permet de discuter de sujets comme la formation, les objectifs futurs, les souhaits d’évolution ou le rythme de travail sans attendre l’entretien professionnel.

    Comment se prépare-t-il ?

    Le collaborateur doit remplir un premier questionnaire de son côté, l’envoyer à son supérieur qui émet des remarques et le retourne. Ce questionnaire permet un premier échange qui introduit l’entretien et place les grandes ligne, polémiques ou non !

    S'il est nécessaire pour les deux parties de s’y préparer, il ne doit toutefois pas être le moment de découverte de nouveaux éléments comme un nouveau projet de vie du collaborateur puisqu’il doit y avoir des conversations continues entre collaborateur et manager toute l’année pour que la relation soit prospère.

    Bon à savoir :

    Si l’employeur décide de mettre en place les EAE, il doit le faire pour tous ses employés.

    L’entretien professionnel

    Consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualifications et d’emploi comme une promotion professionnelle, un changement de poste, une augmentation de ses responsabilités (article L6315-1 du Code du travail), cet entretien est quant à lui obligatoire pour toute entreprise et doit avoir lieu tous les deux ans.

    Ce n’est pas une évaluation de la réalisation des missions et des objectifs comme l’entretien annuel mais plus une conversation quant aux objectifs de progression du salarié.

    Il est accompagné tous les 6 ans d’un récapitulatif du parcours professionnel du salarié pour s’assurer que certains points ont bien été validés dans les 6 ans. Il s’agit d’avoir bénéficié d’au moins une formation, d’un des éléments de certification professionnelle et d’une progression (salariale ou professionnelle).

    Quels objectifs pour l’entretien professionnel ?

    L’entretien professionnel a pour objectif principal de faire le point sur les formations suivies sur la période, les certifications obtenues et les compétences mises en avant par le salarié. Il peut permettre d’évoquer les projets des deux parties : en termes d’évolution, de changement pour le salarié et en termes de projets ou besoins en nouvelles compétences pour l’entreprise.

    L’entreprise doit obligatoirement profiter de cet entretien pour informer le salarié de sa capacité à utiliser son compte professionnel de formation.

    Comment se prépare-t-il ?

    Le collaborateur doit lister différentes choses avant ce rendez-vous (missions, compétences, projet professionnel, besoins…) et réunir les documents nécessaires au bilan de la période effectuée. Il peut aussi recourir gratuitement à des services de conseil en évolution professionnel. L'entreprise le prépare quant à elle en faisant le point sur les obligations validées par le salarié.

    Bon à savoir :

    Tous les salariés après deux ans d’ancienneté doivent avoir le droit à cet entretien quel que soit leur contrat même un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. L’autre cas qui entraine l’entretien professionnel est celui des salariés qui reprennent leur activité après une longue période d’interruption telle qu’un congé maternité, sabbatique, maladie de plus de 6 mois…Depuis le 1er janvier 2019, le salarié peut pour ce cas décider que l'entretien professionnel se déroule à une date antérieure à la reprise de poste.

    Si aucun entretien n’est réalisé dans les 6 années ou qu’aucune formation n’a lieu, il n’y a pas de sanction prévue par la loi pour les entreprises de moins de 50 salariés mais pour celles de plus de 50 salariés, le salarié doit être crédité de 3000 euros. Toutefois, à cause de la crise sanitaire, les entretiens tous les 6 ans qui devaient avoir lieu à compter du 12 mars 2020 ont été reportés au 1er janvier 2021 et les sanctions suspendues jusqu’à cette date.

    Comment réussir ces deux entretiens ?

    • Il est important que les deux parties se préparent en prévoyant le rendez-vous avec une certaine avance.
    • Vous pouvez vous servir des exports Opentime pour faire un point avec le collaborateur sur les missions et projets réalisés et le temps passé sur chacun d'entre eux.
    • Si l’entretien a lieu par écrans, il vaut mieux favoriser la visioconférence que la conférence téléphonique pour éviter des incompréhensions. En effet, un message comprend une grande part de communication non verbale notamment au travail et celle-ci sera plus facile à déceler avec la visioconférence.
    • Il faut créer pour chacun le meilleur espace pour la réalisation de l’entretien en particulier en visioconférence, chacun doit être dans un espace qui le met à l’aise.
    • Il peut être bien pour l’employeur de partager une trame de l’entretien pour prévoir le temps passé sur chaque sujet surtout en visioconférence pour ne pas perdre le salarié.
    • Il faut impérativement garder des traces écrites (obligatoires pour l’entretien professionnel) pour permettre un meilleur suivi dans la durée.
    • Intégrer de nouveaux éléments comme l’autonomie, la confiance, les apprentissages, la créativité à votre l’entretien annuel d’évaluation peut permettre à chacun d’aller plus loin dans sa réflexion.
    • Il peut aussi être pertinent d'intégrer des éléments en rapport avec la situation actuelle notamment des questions sur le bien-être, le télétravail, les objectifs qui ont été avortés et ceux qui se sont créés en période de crise…de nouvelles perspectives naissent peut-être ?


    Pour éviter de faire une erreur au niveau des suivis des différents entretiens, il est possible d'indiquer dans Opentime la date du dernier entretien dans le profil de chaque utilisateur. Nous espérons que ces conseils vous aurons été utiles pour réussir des entretiens sereins et performants !

  8. Pas encore de neige à l'horizon mais nous voila bien en décembre, et avant l'arrivée du Père Noël, voici les nouveautés d'Opentime pour le mois de novembre.

    • Possibilité d'exporter le planning PDF au mois
    • Ajout de l'export Excel pour les types de contrats
    • Passage des tâches en pop-in pour une meilleure visibilité et ajout de différentes fonctionnalités
    • Ajout des centres de coûts
    • Mise en place de la fonctionnalité de compte rendu d'activité dans toutes les versions du logiciel et ajout d'un filtre utilisateur sur la vue globale du compte rendu
    • Amélioration des fonctionnalités de pointage avec une meilleure prise en compte autour des temps de pause
    • Activation automatique du paramètre de télétravail à l'ouverture d'un compte
    • Mise à jour de l'onglet Reporting
    • Meilleure prise en compte des jours fériés à la création d'un nouvel utilisateur
    • Ajout de paramètres de filtre pour les projets et les heures dans l'API

    Enfin, nous avons corrigé quelques bugs qui passaient par là.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  9. Nous sommes heureux de compter parmi nos nouveaux clients Promotion Santé Normandie. Nous les remercions pour la confiance qu'ils nous accordent en rejoignant l'aventure Opentime !

    Promotion Santé Normandie, c'est qui ?

    J’ai eu la chance de discuter il y a quelques jours avec Christelle De Souza, attachée de direction de Promotion Santé Normandie, l'instance régionale d'éducation et de promotion de la santé de Normandie (IREPS Normandie). Cet organisme a pour finalité de contribuer à l’amélioration de l’état de santé globale de la population. Il est né en 2019 de la fusion des IREPS de Haute et Basse Normandie.

    Quel était votre besoin ?

    « Avant nous avions un tableau Excel avec une feuille qui suivait toutes les activités de la structure. Comme nous avons fusionné en février 2019, c'était le moment de se réorganiser, surtout que les tableaux croisés dynamiques, c'est parfois complexe et ça peut amener à des erreurs de calcul ».

    « Nous n'avions pas non plus de logiciel de suivi des congés. De plus en plus nous devons apporter des chiffres précis, des données claires pour justifier nos dépenses et pour ça il y avait besoin d'un bon suivi. »

    Comment avez-vous trouvé et choisi Opentime ?

    Le bouche-à-oreille ! « Nous sommes en lien régulier avec d'autres IREPS qui nous on mentionné à plusieurs reprises dans des échanges l’idée d’Opentime pour gérer les temps de travail des équipes. »

    « Trois structures ont été prospectées et Opentime est ressortie du lot car le logiciel correspondait mieux au besoin. Déjà vous travaillez avec des IREPS donc nous étions surs que vous connaissiez nos problématiques et nos besoins. »

    Comment s'est passée la mise en place d'Opentime ?

    Selon l'attachée de direction, la mise en place a débuté cet été mais le traitement sur Excel étant un peu chaotique auparavant, elle a demandé un peu de temps. Au sein de l'organisme, Opentime est réellement en place et utilisé depuis le 1er octobre.

    Et la prise en main, facile ?

    « La prise en main est assez facile même s’il faut bien connaitre le sujet, s’y intéresser. Mais Ophélie du SAV est très réactive. Dès qu’on a un problème, un souci, on l’appelle. J'ai fait un tuto à mes collègues pour les notes de frais. Ils les faisaient une par une et ça ne facilitait pas la tâche alors j'en ai parlé à Ophélie, qui m'a expliqué et j'ai pu faire un tuto. »

    Si vous avez une question qui vous parait assez classique, n'hésitez pas également à consulter le centre d'aide qui est alimenté régulièrement par les questions fréquentes ! Vous utilisez beaucoup de digital dans l’entreprise ?

    « Oui, on utilise beaucoup internet et l’outil informatique dans la structure donc ça n'est pas un souci pour nous. Mais on est quand même dans un secteur où parfois il y a une certaine réticence au changement, comme partout et on craignait qu'instaurer une nouvelle façon de faire soit compliquée. »

    « Au final, pour l'instant je n'ai que des remontées positives à la mise en place d’Opentime. Chacun ne voit que ce dont il a besoin sur le logiciel et n'est pas perdu. »

    Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?

    « La facilité. » L'organisme utilise principalement Opentime pour les absences et les temps ainsi que le processus de notes de frais.

    « J'ai commencé à saisir les plans de charge et je vais m'intéresser prochainement aux bilans et à la façon dont je peux lier Opentime au logiciel comptable. »

    Ah oui, grâce aux imports et aux exports, vous pourrez communiquer entre les deux logiciels. Que souhaiteriez-vous améliorer au vu de votre utilisation actuelle ?

    « Ce qui manquait selon nous quand on a découvert Opentime c’était la gestion des tickets restos mais nous en avons parlé à Perrick. »

    En effet, c'est en projet, nous cherchons à mettre ça en place pour 2021 ! Et pour finir, est-ce que vous recommandez Opentime en ce début d'aventure ?

    « Ah oui, complètement. Opentime, ça nous facilite la vie ». Pour Christelle, c'est un véritable gain de temps et selon elle, la personne qui doit gérer les heures supplémentaires a le même avis car tout est facilement visible sur le logiciel.

    « Le jour de la présentation d'Opentime, on avait presque des étincelles dans les yeux ! ».

    Un vrai bonheur d'entendre ça ! Nous remercions chaleureusement Christelle. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime.

  10. Dans cette deuxième phase de confinement, le télétravail n’est pas possible pour tout le monde. Alors pour ceux qui doivent rester en entreprise, il faut gérer avec précaution cette nouvelle période.

    La team Opentime a décortiqué pour vous le nouveau protocole du ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion du 13 Novembre en ce confinement#2.

    Qu’est-ce qu’un cas contact au travail ?

    Le ministère du Travail rappelle tout d’abord qu’un cas contact est « une personne ayant eu un contact à risque avec une personne contaminée par la Covid-19 ».

    Pour information, un cas contact est à risque si :

    • Il y eu a une conversation en face à face à moins d’un mètre pendant plus de 15 min, ou dans un lieu clos.
    • Sans masque ou autre protection efficace.
    • La personne éternue ou tousse.
    • Il y a eu un échange de matériel non désinfecté ou d’actes de soins ou d’hygiène.

    Ces situations peuvent donc intervenir au travail lors de repas, pauses, conversations, déplacements ou réunions par exemple. En effet, en entreprise, les risques peuvent être importants puisqu’un certain nombre d’individus se côtoient.

    Les points clés

    Il revient dans un premier temps à votre entreprise ou organisation de réaliser une procédure qui indique les étapes à suivre pour la prise en charge des personnes symptomatiques.

    L’employé cas contact a quant à lui l’obligation de prévenir son employeur étant donné la problématique de santé publique.

    S’il est asymptomatique il doit alors rentrer chez lui, si possible en évitant les transports en commun et en portant un masque, et s’isoler pour une durée de 7 jours avant de réaliser un test.

    L’entreprise doit alors voir avec lui s’il peut télétravailler ou non, ce qui n’est probablement pas le cas en période de confinement puisque la plupart des personnes pouvant faire du télétravail le sont d’ors et déjà. Il doit alors demander un arrêt de travail auprès de l’Assurance-maladie sans jour de carence. Cet arrêt peut être « rétroactif dans la limite de 4 jours » si jamais la personne s’est confinée avant la date. Cette demande est à faire sur declare.ameli.fr avec une déclaration sur l'honneur.

    Dans les deux cas, vous pouvez utiliser Opentime pour déclarer un congé maintien à domicile du au coronavirus ou une période de télétravail et ainsi vous assurer du suivi de ces périodes.

    « En présence d’une personne symptomatique (notamment fièvre et/ou toux, difficulté respiratoire, à parler ou à avaler, perte du gout et de l’odorat), la prise en charge repose sur l’isolement, la protection et la recherche de signes de gravité ». Il faut en effet tout de suite isoler la personne dans une sale dédiée et lui apporter l’aide d’un médecin ou du référent covid afin de voir si ces signes sont graves.

    Si les symptômes ne sont pas graves, la personne doit rentrer chez elle si possible en évitant les transports en commun et en portant un masque et consulter un médecin qui lui indiquera quand réaliser le test.

    Si les signaux sont graves, il en vient de la responsabilité de l'entreprise de la faire parvenir jusqu’à un centre de soin qui pourra s’en occuper et s’occuper du test de dépistage covid.

    Suite à la réalisation du test

    • Si le test est négatif, le salarié peut revenir en entreprise sans certificat médical.
    • S’il est positif, le salarié doit s’isoler 7 jours de plus afin d’éviter toute contamination. Il peut rester en télétravail pendant cette durée s’il n’a aucun symptômes ou envoyer son arrêt de travail si celui-ci lui est impossible. A la fin de cette période, il peut revenir sans certificat.

    Il est précisé qu’à la fin de la période d’isolement, « si la personne a de la fièvre, elle consulte son médecin et poursuit son isolement pendant 48 h après la fin de la fièvre »

    Dans le cas où un de vos collaborateurs passe de cas contact à cas confirmé positif, l’identification de ses cas contact sera prise en charge par les acteurs du contact-tracing c’est à dire le médecin et l’Assurance Maladie. Ainsi, si vos collaborateurs se sont potentiellement contaminés entre eux, ils seront pris en charge pour réaliser à leur tour le test.

    Attention, si plusieurs cas sont avérés positifs dans une période de 7 jours vous devez en informer les autorités sanitaires (ARS, Assurance maladie, services de santé au travail) pour éviter la création d’un cluster. Le service de santé au travail rattaché à votre entreprise vous informera au niveau des consignes de désinfection.

  11. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients depuis 2018 le cabinet de conseil Pragma 9. Nous les remercions pour leur confiance et leurs précieux retours !


    Mais alors, Pragma 9, qui est-ce ?

    J’ai eu la chance d’interviewer Marie Prince, dirigeante d’un de nos fidèles clients : Pragma 9. Société de conseil créée en 2015 à Paris, Pragma 9 est un cabinet indépendant expert des marchés publics informatiques qui assiste les administrations dans la conception, l’optimisation et la mise en oeuvre des politiques d’achats.

    Depuis combien de temps utilisez vous Opentime ?

    « Nous utilisons Opentime depuis au moins 3 ans maintenant ! A la base, nous recherchions un logiciel pour gérer les congés mais nous utilisons désormais tous les modules. »

    Pourquoi avoir choisi ce logiciel ?

    « Nous l’avons choisi car il est :

    • Propre
    • Agréable à utiliser
    • Facile à utiliser pour plusieurs activités, plusieurs métiers… »

    Utilisez-vous beaucoup de digital dans l’entreprise ?

    « Oui, nous sommes une entreprise très tournée vers le digital, il fait partie intégrale de notre activité donc ce n’est pas compliqué pour nous d’utiliser ce type de logiciel. »

    Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?

    Selon Marie Prince, Pragma 9 utilise le logiciel principalement pour la saisie des CRA (comptes-rendus d’activité), des congés et la partie finance afin que chaque chef de projet puisse avoir accès à sa rentabilité.

    Quels sont les modules et fonctionnalités qui vous servent le plus ?

    Tout d’abord, Ophélie, notre customer success manager, est selon la dirigeante toujours très à l’écoute, très réactive et prête à faire développer des nouveautés dans Opentime pour répondre aux besoins et questions de l’équipe !

    Pour les onglets, si nous les prenons un par un, l’onglet temps est toujours très utilisé chez Pragma.

    « Il est vraiment bien développé notamment l’affichage dynamique. »

    L’onglet gestion de projet est aussi très utilisé, surtout par les chefs de projet pour voir les temps prévisionnels et les charges.

    « Chez Pragma nous avons d’ailleurs beaucoup d’utilisations variées du logiciel. »

    L’onglet d’export leur permet d’exporter les informations d’Opentime vers une document Excel qui est ensuite rentré dans un outil financier.

    « Cela nous apporte une prévision budgétaire assez fine et donc une gestion du prévisionnel. »

    Le prévisionnel de l'onglet finance leur permet également de voir la marge réalisée sur les projets.

    L’onglet Ressources Humaines est enfin « essentiel » puisqu’il permet de gérer absences et frais de l'équipe Pragma 9.

    Que souhaiteriez-vous intégrer de nouveau ou améliorer au vu de votre utilisation ?

    « J’aimerais avoir une gestion du prévisionnel encore plus fine et précise. Il faudrait pour cela que tous les projets soient saisies mais ce n’est pas forcément le cas car beaucoup de chefs de projets utilisent aujourd’hui Excel. L’onglet finance n’est pas utilisé à son maximum chez nous car il n’est pas remplit au fil de l’eau par tous les chefs de projet par exemple. Ils ne le font pas systématiquement. Je souhaiterais mettre en place un import de fichiers Excel si c’est possible qui pourrait également servir dans les catégories Achat et Vente et dans le survol de projet. »

    En effet, c’est possible de réaliser des imports sur Opentime ! Nous allons voir pour mettre cela en place avec vous, d’autres besoins vous viennent en tête ?

    « Il nous est parfois difficile d’expliquer aux nouveaux collaborateurs certains termes du logiciel ou facettes de son utilisation. Il pourrait être bien d’avoir des tutoriels sous format vidéo par exemple ou d’avoir des définitions des termes utilisés dans le logiciel lorsqu’ils ne peuvent pas être personnalisés. »

    Un dernier bémol selon la dirigeante, le temps prévu dans la gestion de projet n’est pas reporté d’un mois sur l’autre, il serait peut-être possible de mettre le résiduel qui se répercuterait d’un mois sur l’autre par exemple pour un meilleur suivi.

    Est-ce que vous recommandez ce logiciel?

    « Opentime ? Ah oui, tout à fait, complètement ! »


    Nous remercions chaleureusement Marie Prince. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime !

  12. Un mois a passé depuis notre dernier billet de nouveautés et les choses bougent vite ! Nous voilà de nouveau confinés mais heureusement vous avez Opentime pour vous aider. Vous trouverez juste ici la liste des nouveautés que nous avons développé pour vous en ce mois d'octobre !

    • Nouvelles possibilités d’export Excel (Entités, Entreprises, Planning, Paye dans la section RH)
    • Ajout d’un rapport pour consulter les heures supplémentaires
    • Révision de l’affichage des tickets pour un utilisateur invité
    • Ajout du montant total dans la liste de frais et d'une possibilité de créer des frais liés à un sous-projet
    • Ajout de la vue globale dans les frais
    • Amélioration du champ type de contrat sur la fiche utilisateur avec une date de contrat
    • Possibilité de déplacer en drag & drop les utilisateurs dans le planning
    • Dans RH, ajout d'une possibilité d'envoi à des contacts externes notamment d'éléments de paye
    • Corrections sur le tableau de bord avec l’affichage uniquement des utilisateurs qui ont déjà intégré l’organisation
    • Possibilité de cliquer sur la vue équipe pour rentrer dans la vue de l'équipe en question

    Enfin, nous avons corrigé les quelques bugs signalés par vos soins.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  13. Nous faisons face à une période relativement compliquée dans laquelle il faut développer de nouvelles compétences et s’adapter. Si le télétravail va et vient en fonction des entreprises, il y en a bon nombre pour lesquelles il est aujourd’hui de mise au moins 2 jours par semaine.

    Cette vague de télétravail ne sous-entend pourtant pas que l’on doit délaisser ses collaborateurs ou salariés ! S’il y en a pour qui il peut être encore plus difficile ce sont les nouveaux arrivants, qui doivent s’intégrer dans un domaine, un secteur, une entreprise sans en connaitre les pratiques, les coutumes et la manière de travailler à distance.

    Le télétravail n’est pourtant pas voué à disparaitre puisque sous plein d’aspects il peut être bénéfique et valorisant dans vos équipes !

    Mais alors comment faire pour intégrer ces nouveaux arrivants tout en restant à distance ou en ayant une partie de l’équipe à distance ?

    Recréer virtuellement une expérience

    Cette expérience humaine est importante pour deux raisons. La première est qu’une mauvaise intégration d’un employé a des conséquences sur son moral et joue sur son efficacité ainsi que sa volonté à rester dans l’entreprise. La seconde est bien sur que cette intégration a un fort impact sur votre marque employeur, ce qui vous facilitera ensuite la tâche pour avoir de nouveaux collaborateurs compétents.

    Digitaliser le cycle d’intégration

    L’onboarding doit se faire digitalement comme il aurait pu avoir lieu en présentiel avec des étapes, un guide, un standard. Il ne doit pas disparaitre pour cause de travail à distance même s’il peut se concentrer sur l’essentiel au lieu de durer plusieurs jours comme c’était le cas auparavant. Pour faciliter la mise en place de cet onboarding digital, il est recommandé de regrouper les dates d’arrivée des nouveaux entrants pour le réaliser à plusieurs. Première étape digitale, celle de la réunion de présentation qui peut tout à fait avoir lieu en visioconférence grâce aux outils Zoom ou Meets par exemple. La visite des locaux peut avoir lieu à distance également avec une vidéo préenregistrée si possible en 360 degrés pour rendre le tout plus vivant.

    Digitaliser ses évènements et formations

    Il s’agit ici de choisir une ou plusieurs plateformes adaptées à vos besoins. Cela peut tout aussi bien être une plateforme de webinar, les réseaux sociaux, ou une application. Pour les évènements, les possibilités sont variées en fonction de la créativité que vous souhaitez y mettre ! Si vous avez l’habitude d’organiser des évènements originaux tels que des jeux d’équipe par exemple, il existe des plateformes d’évènements comme des sites d’escape game qui pourront renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Le fait de passer certaines des formations en digital est également un atout puisque cela permet de les ancrer dans la durée et dans la simplicité pour les salariés qui seront intégrés par le futur en télétravail ou sur un autre site.

    Utiliser des applications et des logiciels de suivi

    L’utilisation de logiciels de gestion permet de simplifier l’organisation à distance. Les nouveaux collaborateurs pourront plus facilement se rendre compte de l’organisation interne et des projets. Opentime permet ainsi d’organiser le temps de travail, de suivre les taches en cours et de garder un lien sur le travail de l’équipe et les projets. La team Opentime prévoit également la possibilité d’organiser des formations sur le logiciel si vous intégrez plusieurs collaborateurs à la fois et que vous souhaitez une formation complète sur son utilisation !

    Communiquer un maximum

    Organiser une visioconférence peut permettre de se comprendre plus facilement et plus rapidement que d’accumuler les emails d’incompréhension ! Le fait de communiquer a plusieurs objectifs, celui d’avancer sur des projets bien sur mais également de conserver ou créer le lien social et de mettre en confiance. Il est conseillé d’appeler directement les membres d’une équipe lorsqu’un échange par mails ou messages dure plus de 5 minutes à la suite par exemple.

    Assurer l’interactivité

    L’interactivité a pour objectif principal de créer un sentiment d’appartenance au sein d’une équipe. Pour cela, lors de l’onboarding d’un collaborateur, il peut être pertinent de le faire participer aux réunions d’équipe via visioconférence, même s’il n’a rien d’engageant à dire lors de ces réunions. Il s’agira ici de lui donner une idée du fonctionnement de l’équipe en action et des relations interpersonnelles. Lors des premiers jours d’un salarié entrant, vous pouvez également demander à votre équipe de lui envoyer des messages de présentation pour le mettre en confiance.

    Assurer le partage d’informations

    Un point majeur du télétravail est de s’assurer de favoriser au maximum des bonnes conditions de travail à domicile. Cela passe par la mise à disposition de matériel informatique mais également par le partage d’informations. En effet, toutes les informations nécessaires doivent être disponibles pour le nouveau salarié ! Vous pouvez pour cela dresser une liste des personnes à qui il doit s’adresser pour obtenir ces informations ou lui attribuer un référent qui sera en charge de lui indiquer qui contacter, de quelle manière et de faire des points fréquents avec lui.

    Ça y est, vous êtes fin prêts à intégrer de nouveaux collaborateurs en temps de télétravail ! Et surtout, n’hésitez pas à en faire plus que d’habitude, ce ne sera jamais trop pour créer une nouvelle relation de travail efficace et enrichissante 😉

  14. 2021, prochaine étape avec les tickets restaurants


    Bonjour à tous,

    Alors que notre président annonce un « couvre-feu entre 21h et 6h » pour les principales agglomérations françaises, le travail continue chez No Parking. La moitié de l’équipe est en télétravail, l’autre moitié encadre les nouveaux (stagiaire et apprentie) au bureau. On ouvre les fenêtres, on force un courant d’air mécanique en plus et au passage on pousse un peu le chauffage. Bien sûr on commence aussi à préparer 2021.

    Première grosse nouvelle fonctionnalité à l’horizon, la gestion des tickets restaurant. C’est peut-être paradoxale avec tous ces restaurateurs qui tirent la langue, à moins que ce soit juste une occasion de vous soulager de tâches administratives (dans une période qui n'en manquent pas) tout en soutenant une branche particulièrement en difficulté.

    Nous sommes donc en quête de clients (ou prospects) qui souhaiteraient nous expliquer comment ils en gèrent la distribution auprès de leurs équipes : en nombre fixe par mois avec une régularisation en fin d’année ? un calcul savant en fonction des présences du mois précédent ? une combinaison interne qui tienne compte du poste, du service et de l’établissement ? Autant de stratégies que nous avons déjà identifiées : il y en a vraisemblablement d’autres…

    N’hésitez à contacter Ophélie au support (03 20 06 51 26) pour lancer la discussion : nous pourrions ajouter votre formule dans notre roadmap pour le premier trimestre 2021. Et peut-être même que cela pourrait être l'occasion d'influer sur les autres fonctionnalités de l'année prochaine !

    Au plaisir de vous accompagner numériquement pendant cette période de couvre-feu,
             Perrick et toute l’équipe Opentime




  15. Entre les entreprises qui se mettent au 100 % télétravail et vendent leurs locaux et les entreprises d’ameublement et d’informatique qui vendent des kits de télétravail, le moins que l’on puisse dire est que le télétravail se démocratise ! Sans s’apparenter aux extrêmes, il est important pour vous de mettre en place quelques mesures pour rendre les prochaines périodes de télétravail sereines.

    Le télétravail ne doit en effet pas être une source d’angoisse pour les salariés ou les managers malgré la difficulté qu'apporte celui-ci dans la coordination des rythmes des différents membres de vos équipes.

    Pour cela la team Opentime vous a fait une petite sélection des actions primordiales à mettre en place.

    S’organiser

    L’organisation est un élément principal du télétravail et de la gestion des équipes à distance. Il faut en effet vous assurer que chacun trouve son rythme de travail et gère son temps correctement pour réaliser ses missions. Utiliser un logiciel de gestion de temps permet de rendre plus facile la gestion des heures travaillées. Pour cela Opentime est un vrai plus puisqu’il vous permet de gérer les heures de travail en indiquant les activités réalisées sur le temps à distance ainsi que de gérer le télétravail avec le module développé cette année. Notre module vous permet à la fois de discerner le temps passé en télétravail et celui passé en entreprise mais également de mettre en place des demandes de télétravail dans la même configuration que des demandes d’absence afin de gérer ces périodes au mieux au sein de l’équipe.



    Communiquer

    La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. N’hésitez pas à organiser des évènements à distance qui puissent rapprocher vos salariés. En effet, le télétravail rend les relations plus compliquées mais les logiciels de visioconférence sont une bonne alternative pour remédier à ce manque de communication et de proximité. Mettre en place des activités de team building plus ou moins informelles peut permettre de rassembler vos équipes pour garder le lien social, indispensable à la survie de l’esprit d’équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en télétravail partiel puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent à la fois rejetés et pas à la page dans leurs actions.



    Fixer des limites

    Eviter l’épuisement professionnel de votre équipe en fixant des limites et des règles est indispensable. Pour cela il est important d’établir des programmes, des taches, des missions pour amener vos collaborateurs à un sentiment d’épanouissement et de réalisation. Les managers doivent également faire prendre conscience à leurs équipes de l’importance des horaires et des habitudes malgré le flou qui s’installe entre le temps de travail et le temps personnel. Vos collaborateurs doivent pour cela éviter de communiquer par téléphone ou par mail en dehors des horaires de travail. La mise en œuvre d’un outil de gestion de temps peut aider à ce sujet. Opentime est également une bonne solution pour apprendre à gérer des missions et des tâches au sein de votre équipe à distance. Sur le logiciel, les tickets (ou demandes ou kanbans) permettent à chacun de se coordonner avec le client final et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir. Pour finir, définir un espace de travail est également une action saine pour éviter le conflit entre repos et concentration en période de télétravail.


    La team Opentime vous conseille donc de définir des limites pour que votre équipe gère au mieux son temps de travail, de maintenir une communication forte et efficace et de ne pas hésiter à utiliser les outils technologiques à votre disposition ou à en mettre en place de nouveaux pour rendre cette période productive et enrichissante pour tous !

  16. Les vacances sont déjà bien loin et nous avons profité de ce premier mois de rentrée pour travailler sur les nouveautés d'Opentime.

    • Amélioration des possibilités d'export Excel
    • Mise en place de l'accès à la vue globale du plan de charge pour tous les collaborateurs
    • Possibilité d'indiquer les heures des congés plus facilement sans spécifier les minutes
    • Dans le planning, ajout d'une option permettant d'avoir des types de créneaux pour certains lieux uniquement et d'une option de suppression de créneaux sur une période large
    • Ajout d'un blocage de la saisie de temps en dehors des dates de lancement et clôture d'un projet
    • Possibilité de saisie avant le début de la journée de travail
    • Amélioration de la limite de saisie de temps en fonction de la semaine type par utilisateur
    • Amélioration de la gestion du télétravail sur les différentes interfaces d'Opentime
    • Ajout de l'option de répétition d'un évènement d'une période sur une autre
    • Mise en place d'un filtre pour masquer certains tickets ou catégories de tickets

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  17. Une des priorités chez No Parking est la satisfaction du client : elle passe en particulier par la rapidité de prise en charge des besoins et soucis sur l'outil. Pour cela, nous mettons tout en place pour traiter les bugs sur Opentime le plus rapidement possible.

    Alors, que se passe-t-il chez nous, lorsqu'un bug est remonté par un client ?

    Tout d'abord, Ophélie, notre customer success manager, reçoit l'information par téléphone ou par mail...

    Opentime bonjour...

    Lorsqu'elle a compris le problème (et si elle ne peut pas le traiter directement), elle crée un ticket - que l'on appelle aussi kanban - directement dans notre propre instance d'Opentime pour informer l'équipe technique et attribuer la tâche de résoudre ce problème à un développeur en particulier. Elle ajoute au passage une description pour s'assurer qu'ils comprennent le bug (avec une copie écran par exemple) ainsi qu'un contact : une fois le bug résolu, elle pourra recontacter rapidement la personne qui a remonté le problème. Elle peut également indiquer qu'il s'agit d'une urgence et qu'on doit réagir au plus vite.

    SOS

    Aussitôt dit, aussitôt fait, notre équipe technique reçoit le ticket via leur interface Opentime : il apparait en haut de la pile des choses à faire. Il sera traité une fois que la tâche en cours sera terminée : on évite de sortir un développeur de sa concentration du moment. Et comme chaque kanban est prévu pour durer une journée maximum, il y a toujours quelqu'un pour le prendre en charge dans la journée.

    Opération en cours

    Et voilà, le souci est résolu ! C'est le tour d'Ophélie de récupérer la main en vérifiant de son côté sur l'interface du client que son souci est bien résolu et en le prévenant que désormais tout va bien.

  18. En ce mois d'août, nous avons profité de la période plus calme pour faire un peu de nettoyage et pas mal de remaniements de fond.

    Seule nouveauté du mois, la possibilité de lier un établissement à un client ou à un projet apparaît dans le logiciel.

    Bonne rentrée - si particulière - à tous.

  19. Toute l'équipe d'Opentime vous souhaite une bonne rentrée, en espérant que vous ayez passé un bel été.

    Voici les nouveautés que nous avons pu mettre en place au cours du mois de juillet.

    • Possibilité de limiter la saisie des utilisateurs en fonction de la semaine type qui leur est attribuée
    • Possibilité de clôturer un projet à partir de l'onglet avancement
    • Ajout d'une vue équipe dans la liste des tickets
    • Amélioration de la précision du barème des frais
    • Ajout des options dernier entretien individuel et dernière visite médicale dans les informations utilisateur
    • Sur la version mobile, ajout d'un calendrier et d'une possibilité de déclarer son temps avec des boutons démarrer / arrêter
    • Intégration de la saisie du télétravail dans de nouveaux types de saisie de temps

    Vous pouvez consulter notre dernier article pour connaître tous les avancements concernant le télétravail sur Opentime.

  20. Télé-rentrée et rentrée avec distance : plonger dans la reprise


    Bonjour à tous,

    Les enfants sont rentrés à l’école, les masques sont devenus obligatoires au bureau et tout le monde espère que ça tiendra. Au moins quelques temps. Le plus longtemps possible.

    Début 2020, nous avions décidé de focaliser notre attention et les évolutions d’Opentime sur le télétravail : besoin émergeant chez certains de nos clients, nous n’imaginions pas que le Covid19 forcerait tout le monde (ou presque) à expérimenter cette forme de travail à distance.

    Avance rapide de quelques mois : plusieurs modules sont disponibles pour cette rentrée si particulière. On commence bien sûr par tous les types d’absence liés à la pandémie : travail partiel, congés pour garde d’enfants sans mode de garde, etc. Il y a aussi le suivi administratif des jours en télétravail. Ainsi un salarié peut consulter, demander ou poser une journée de télétravail sans que ce soit considéré comme un type d’absence ! Ophélie - qui est revenue de son congé maternité - sera heureuse de paramétrer ces options avec vous dès à présent.

    L’équipe technique avance désormais sur la troisième phase du projet « Ipeka » : comment aider les équipes à s’orienter dans l’activité du quotidien quand elle doit se faire à distance ? La brique que nous développons s’appelle les tickets (ou demandes ou kanbans). Ils permettent à chacun de se coordonner avec le client final (celui qui a fait la demande initiale) et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir. Nous avons par exemple ajouté un bouton « Signaler un problème » : il permet d’alerter la chaîne d’aide (team leader, manager et/ou responsable) et de recevoir un appui quand on se retrouve bloqué avec un besoin mal exprimé, une contrainte gênante ou une dépendance hors de son périmètre.

    Comme pour toutes les évolutions dans Opentime, nous avançons avec les retours et les désirs de toutes les parties prenantes (client, prospect, utilisateur final, etc.) : si vous souhaitez une présentation de ce module - ou d’un autre bien sûr, nous nous ferons un plaisir de trouver un créneau.

    Au plaisir de relever avec vous les défis de cette rentrée si particulière,
             Perrick et toute l’équipe Opentime




    PS : en décembre, l’équipe Opentime choisit un nom de code pour marquer les développements de l’année à venir. Après Genova en 2018 et Hevea en 2019, Ipeka avait été choisi pour 2020.

  21. 17 mars – 11 mai 2020. 55 jours de confinement strict pour les secteurs professionnels « non essentiels ». Malgré l'inquiétude face au contexte, malgré la fatigue causée par le cumul des charges familiales et professionnelles, malgré les douloureuses restrictions, l'expérience collective du télétravail a aussi apporté sa part d'enseignements. Dans cette série d'articles, la penseuse et écrivaine Peggy Avez propose un regard philosophique sur certains effets libérateurs du télétravail.


    La liberté de choisir son heure

    Avoir l'initiative de son emploi du temps transforme l'acte de travailler. Un leitmotiv récurrent chez les free-lance. C'est aussi ce que de nombreuses personnes salariées ont (re)découvert durant la crise du coronavirus. Quitte à travailler lorsque les enfants dorment, à jongler d'improvisations en improvisations pour pallier à court terme la fermeture des écoles, le fait de ne plus subir les horaires rigides uniformément imposés par les entreprises leur a restitué la jouissance d'un plaisir simple : organiser soi-même sa journée. Même lorsqu'on ne décide pas de ses contraintes, pouvoir choisir la façon dont on les articule dans sa journée, en respectant le rythme propre de ses besoins, comporte une part de liberté dont nous prive le fonctionnement habituel, uniforme et hiérarchisé du travail salarié.

    Pourquoi est-ce si important non pas seulement de choisir ce qu'on fait, mais de choisir le moment où on le fait ? Pourquoi certain·e·s se disent prêt·e·s à travailler plus à condition de pouvoir choisir leurs horaires ?

    Cette motivation aux apparences toutes contemporaines se trouve déjà finement décrite chez Jean- Jacques Rousseau. Le penseur de l'émancipation politique et pédagogique avait découvert pour lui- même une autre forme de liberté, à la première personne : celle d'une temporalité rendue possible par la solitude (récemment appelée « distanciation sociale » !) et ses rêveries. Disposer de son propre temps constitue une expérience fondamentale de liberté.

    « Jean-Jacques – c'est ainsi qu'il se dépeint – déteste la gêne autant qu'il aime l'occupation. Le travail ne lui coûte rien pourvu qu'il le fasse à son heure et non à celle d'autrui. »
    Rousseau, juge de Jean-Jacques

    Il suffit qu'on lui prescrive le moment d'une action pour que celle-ci devienne illico un obstacle tant à son plaisir qu'à sa liberté. Car le timing imposé par autrui m'interdit d'avoir l'initiative de mon action, initiative pourtant déterminante pour le plaisir que j'en tirerai. La planification des mes journées par autrui me dépossède de ma capacité d'initier mon présent, de telle sorte qu'elle suffit à transformer une action en travail servile. Initier, c'est commencer intentionnellement. L'initiative n'est donc pas seulement le choix d'une action, mais le choix du moment où j'entreprends cette action. Le contexte temporel de mon existence détermine mon degré de liberté.

    Soit, mais le temps n'est-il pas toujours contraint par sa limite quantitative et par son irréversibilité ? Le temps n'est-il pas toujours un obstacle douloureux pour mes projets ? Rousseau nous interpelle au contraire : le temps n'est pas une contrainte, pas plus que ne le seraient nos instruments de mesure (montres, horloges, smarphones...). Mais il devient vecteur de contraintes lorsqu'autrui en use pour me prescrire mes actions. Assujetti aux attentes, pressions, désirs des personnes qui m'entourent, le temps cesse de m'appartenir ainsi que tout ce que j'y accomplis. À l'inverse, il suffit que je puisse initier moi-même une action pour qu'à mes yeux au moins, elle devienne libre.

    « Après avoir donné la matinée à divers soins que je remplissais tous avec plaisir, parce que je pouvais les remettre à un autre temps, je me hâtais de dîner pour échapper aux importuns, et de me ménager un plus long après-midi. (...) Me voilà maître de moi pour le reste de ce jour ! »
    Rousseau, Lettre à Malesherbes

    On remarque ici le plaisir évoqué par celles et ceux qui apprécient des formes souples de télétravail : les tâches peuvent me devenir agréables si je les exécute au moment où je choisis de le faire. Je peux faire avec enthousiasme ce que j'aurais fait dans la souffrance sous l'injonction arbitraire de quelqu'un.

    Conformément à l'idéal moderne de liberté, résumé par Benjamin Constant dans De la liberté des Anciens comparée à celle des Modernes, la jouissance privée suppose l'indépendance protectrice de l'individu à l'égard de la volonté d'autrui. La liberté s'accompagne toujours du plaisir d'avoir fait ce qu'on a voulu et non ce qu'autrui a voulu qu'on fasse. Nous ne nous épargnerons jamais certaines contraintes, mais nous pouvons vivre de telle sorte que ces contraintes ne soient pas instrumentalisées dans un rapport de domination. Pouvoir organiser soi-même ses journées, c'est faire ce qu'on a à faire sans jamais obéir à un ordre.

    « Je n'ai jamais cru que la liberté de l'homme consistât à faire ce qu'il veut, mais bien à ne jamais faire ce qu'il ne veut pas, et voilà celle que j'ai toujours clamée, souvent conservée, et par qui j'ai été le plus en scandale avec mes contemporains. »
    Rousseau, Rêveries du promeneur solitaire (Sixième promenade)

    Ces quelques remarques rousseauistes nous permettent d'approfondir la dimension temporelle de notre liberté : nous n'avons pas seulement besoin d'espace pour agir librement. Il nous faut aussi libérer le temps des multiples pressions et compressions qu'il subit dans nos pratiques actuelles, ce qui suppose de modifier en profondeur notre représentation du travail et de ses impératifs soi-disant incontournables.

    Contrairement à l'approche quantitative management néolibéral, le temps de travail n'est pas qu'une ressource mesurable à maximiser ! Pour être humain, l'organisation de notre temps doit pouvoir exprimer notre intentionnalité, donc notre capacité à tenir compte de notre rythme, de nos contraintes, de nos facilités et difficultés, en vue de travailler de la façon la plus adéquate. Cela ne nous empêche bien sûr pas de comprendre certaines contraintes de synchronisation sociale lorsque les échéances, réunions ou rendez-vous sont indispensables. Mais ces contraintes professionnelles et personnelles – si elles sont pertinentes – doivent pouvoir être appropriées par la personne qui peut user de sa capacité à les évaluer et à les articuler au mieux. À l'inverse, l'hyperplanification épuise et conduit souvent les salarié·e·s à devoir s'arrêter plus ou moins ponctuellement, faute d'avoir pu initier un rythme respirable. Plus les horaires sont rigides, plus les individus doivent perdre leur énergie à subir, plutôt qu'à agir.

    Ce constat déborde la sphère professionnelle. Bien que nous aimions nos ami·e·s, nos loisirs, nos familles, le remplissage de nos agendas finit par nous ôter la possibilité d'improviser – d'improviser ne serait-ce qu'un repos nécessaire mais non planifié ! – et réduit par là notre entrain. C'est que nous avons besoin de reconnaître dans le fil de nos journées la marque de notre pouvoir d'initiative, tout comme nous avons besoin de reconnaître dans les espaces que nous habitons la marque de notre personnalité. Au fond, ce n'est sans doute pas le bonheur que nous attendons du travail, mais la possibilité d'habiter personnellement le monde par ses actions et ses talents, au lieu d'y être réduit à une main d'oeuvre mesurable.

  22. C'est le début de l'été et nous espérons pour vous que cette période sera source de repos mais aussi de remise en route pour vos organisations...

    Nous avons profité du mois de juin pour apporter quelques nouveautés à Opentime.

    • Ajout de commentaires dans la création d'évènements
    • Ajout d'un filtre sur le type de projet sur le survol
    • Amélioration de la fonctionnalité de copie de temps d'un utilisateur à un autre sur une journée
    • Blocage des saisies en dehors des horaires standards
    • Ajout sur le plan de charge des temps réels et d'un commentaire
    • Ajout dans le survol des projets d'une comparaison entre le plan de charge et le temps réel
    • Ajout d'une adresse dans les options d'un utilisateur.
    • Mise à jour de la version italienne d'Opentime

    Enfin, nous avons corrigé les quelques bugs remontés.

    Toute l'équipe vous souhaite un bon début d'été !

  23. Nous espérons que vous allez tous très bien en cette période de reprise d'activité et que vos organisations se portent pour le mieux. Ce premier mois de déconfinement nous a permis d'apporter différentes nouveautés sur Opentime afin de s'adapter à vos besoins.

    • Affichage de l’information interne/externe sur les utilisateurs
    • Création d'un filtre sur le rapport de validation des temps
    • Sur la fiche utilisateur création d'un champ informations complémentaires et modalité
    • Ajout de la fonctionnalité de plafond hebdomadaire par personne et par projet
    • Ajout de la possibilité d'avoir plusieurs responsables pour un lieu
    • Différentes améliorations concernant les jours fériés (révision des valeurs par défaut, gestion des jours fériés localisés…) et les absences

    Ce mois-ci, nous avons également mis à jour notre application mobile Android d'Opentime, avec en particulier l'ajout d'une saisie des temps avec triple menu déroulant.

  24. Avec un peu de retard, les nouveautés de notre deuxième mois de confinement...

    • Retouche sur l'export des projets et des temps passés avec de nouvelles colonnes
    • Simplification du fonctionnement des commandes sur chaque projet
    • Ajout d'un système de "andon" sur les tickets pour favoriser la chaîne d'aide en télé-travail
    • Ajout des directions aux clients
    • Nouvelle liaison avec les projets, les types de temps (hour_link)
    • Ouverture d'une option pour forcer (ou refuser) de tronquer les temps au-delà de la semaine type
    • Ajout de la hiérarchisation des entités (direction, service, département) dans les filtres
    • Gestion dans les calculs des congés payés des journées plus petites que la demi-journée virtuel
    • Ajout de la mention "télétravail" dans les CRA (comptes-rendus d'activité)

    Nous en avons profité pour balayer quelques bugs. Et nous avons aussi nettoyé notre suite de tests unitaires, en particulier les erreurs qui se manifestaient quand un développeur travaille un dimanche.

  25. Malgré le confinement (tout le monde est soit en télétravail, soit en arrêt paternité / maternité), nous avons ajouté quelques nouveautés durant ce mois de mars 2020 ! Petit florilège :

    • Correction sur la saisie de deux demi-journées d'absences différentes sur un même jour
    • Affichage de la raison pour laquelle la validation des temps est bloquée, en option
    • Nouveaux paramètres pour ajouter le responsable et la date de fin dans le survol du projet, en plus de CA, du temps passé, de la marge et/ou du coût
    • Un nouveau collaborateur peut être affecté sur l’ensemble des projets d’un service

    Vous trouverez également dans notre FAQ de nouvelles questions ainsi que leurs réponses. Evidemment, les quelques bugs présents ont été éradiqués.

  26. Opentime et le coronavirus : une affaire de solidarité


    Bonjour à tous,

    Pendant que les équipes médicales sont sur le pied de guerre pour lutter pour l’épidémie du coronavirus, l’équipe Opentime s’est ré-organisée pour maintenir une qualité de service la plus haute possible.

    Si depuis la semaine dernière (le 9 mars 2020), le télétravail est accordé de manière systématique à toute l’équipe, il est évidemment devenu obligatoire pour tout le monde depuis lundi (le 16 mars 2020). Entre temps, nous avions mis en place un outil de télé-conférence (par ailleurs ouvert à tous) et une plateforme de messagerie instantané (en s’appuyant sur les outils choisis par l’Etat français il y a quelques mois, Matrix). L’équipe - ou tout du moins ceux qui n’ont pas d’enfants - travaille désormais à peu près normalement depuis son domicile. Aucun malade n’est déclaré et nous avons même le plaisir de vous annoncer que nous attendons deux naissances dans les semaines à venir (chez Matthieu et Ophélie) : la vie continue.

    Vous aviez peut-être vu passé que nous avions ajouté le module « télétravail » à tous les packs existants : si vous souhaitez l’activer, rien de plus simple : Amélie - notre super stagiaire marketing + communication - a créé une FAQ spécifique pour en montrer le fonctionnement.

    Mais pour les clients Opentime, nous avons effectué un choix encore plus radical : si vous êtes en prélèvement (SEPA ou CB) et sauf mention explicite de votre part, les factures ne seront pas débitées de votre compte avant la fin du confinement. Le coronavirus n'aura pas raison de notre solidarité en ces moments délicats.

    Bien entendu, pour toute demande spécifique, le standard téléphonique - 03 20 06 51 26 - a été dérouté vers mon portable personnel. Vous pouvez aussi utiliser me contacter par email, je suis le contact derrière l’adresse support@opentime.net. Dans les deux cas, je tâcherai de répondre le plus directement possible.

    Avec tous mes encouragements pour cette période délicate,
             Perrick et toute l’équipe Opentime




    PS : les plants d'arbre ci-dessus ont été recueillis par mes filles dans un bac à sable proche de chez nous samedi dernier. Ils devront pousser avant qu'on puisse les reconnaître. Mais d'ici là il faudra en prendre soin.

  27. Depuis le mercredi 4 mars, une procédure simplifiée d'arrêt de travail a été mise en place pour les parents qui doivent garder leur enfant à la maison.

    Si l'école ou la crèche de l'enfant est fermée, l'employeur peut demander, en ligne, un arrêt de travail pour les salariés qui doivent garder leur enfant grâce au télé-service. Cet arrêt durera 14 jours calendaires à partir du début de l’arrêt déclaré. De plus, le salarié percevra des indemnités journalières sans délai de carence, ainsi qu'un complément de salaire de la part de son employeur (mais seulement selon certaines conditions).

    Cependant, seul un des parents peut bénéficier de cet arrêt de travail, et il y a certaines conditions à respecter pour qu'il puisse être délivré :

    1. l'enfant doit être âgé de moins de 16 au premier jour d’arrêt
    2. l'établissement de l'enfant doit être fermé ou bien domicilié dans une des communes concernées (dont la liste est mise à jour régulièrement sur
    3. l'employé ne doit pas avoir les moyens de se mettre en télétravail

    Si l'enfant doit être isolé (car de retour de voyage dans les zones à risque) et qu'il n'y pas d'autre moyen de le faire garder : l'employé doit appeler l'agence régionale de santé pour qu'un médecin habilité puisse faire un arrêt de travail correspondant à la durée d'isolement préconisée de l'enfant. Dans ce cas, le salarié pourra percevoir des indemnités journalières de sécurité sociale.

    Grâce à Opentime, vous pouviez déjà faire des demandes de télétravail si vous devez garder votre ou vos enfants à la maison. Pour cela, il vous suffit de suivre la démarche présentée dans notre FAQ.

    Mais si vous n'en avez pas les moyens, vous pouvez également faire une demande de « Congés maintien à domicile – Coronavirus ». En effet depuis le jeudi 12 mars 2020 en fin de matinée, tous les nouveaux comptes comporte le type « Congés maintien à domicile – Coronavirus » dans la liste des congés de base d'Opentime. Cette liste est par ailleurs totalement modulable.

    Pour faire une demande d'absence, il vous suffit d'aller dans l'onglet Ressources humaines puis Demandes d'absence.

    Onglet Demandes d'absence
    Onglet Demandes d'absence

    Ensuite vous devez cliquer sur + Demande de congés puis remplir le formulaire.

    Bouton d'ajout
    Bouton d'ajout

    Il faudra ensuite confirmer la demande en la cochant et appuyant sur Confirmer, et l'administrateur pourra par la suite la valider.

    Un administrateur peut également exécuter la même démarche pour mettre des jours de congés à un des utilisateurs. Il suffira juste d'indiquer le nom de l'employé dans le formulaire de demande de congés, puis de confirmer et finalement de la valider.

    Formulaire de demande
    Formulaire de demande
  28. Le système des absences peut paraître compliqué lorsque l'on débute dans le monde du travail. RTT, congés payés, congés maladie, etc. Autant d'appellations que de définitions et de conditions différentes ! Nous vous proposons donc un retour sur certains des différents types d'absences qui existent.

    Les congés payés

    Pour chaque mois de travail effectif, vous cumulez 2,5 jours ouvrables de congés payés, soit 5 semaines pour une année complète de travail. Vous en bénéficiez quelque soit le type de contrat que vous avez ou votre ancienneté. Une fois demandés et validés, votre employeur ne pourra plus changer ces congés payés à moins d'un mois de leur date prévue.

    Les RTT

    Si vous travaillez plus de 35 heures par semaine, vous pouvez vous voir attribuer des journées ou demi-journées de réduction du temps de travail ou RTT dans la limite de 39 heures. De plus, votre salaire est maintenu dans les conditions habituelles et vos heures travaillées au-dessus de la limite des 39 heures seront considérées comme des heures supplémentaires.

    Pour bénéficier de ces RTT, la procédure dépend de chaque convention ou accord d'entreprise.

    Les congés maladie

    Si un salarié est empêché d'exercer sa profession à cause d'une maladie, attestée par un certificat médical, son médecin peut lui fournir un arrêt de travail. Le salarié aura alors 48 heures pour avertir son employeur ainsi que la CPAM (Caisse Primaire d'Assurance Maladie). Cela ne fonctionne pas pour les maladies professionnelles (c'est-à-dire n'ayant pas été causées par l'exercice direct de la profession) ou accidents du travail.

    Le salarié recevra des indemnités journalières quatre jours après la constatation de la maladie.

    Les congés légaux pour événements familiaux / les congés exceptionnels

    Ces congés sont d'ordre public, ce qui veut dire qu'à aucune condition ils ne peuvent être restreints ou limité. Leur durée dépend de l'événement, mais vous trouverez ci-dessous leur durée minimale légale :

    • Mariage : 4 jours
    • Mariage d'un enfant : 1 jour
    • Décès d'un parent : 3 jours
    • Décès d'un conjoint ou partenaire de PACS : 3 jours
    • Naissance ou adoption d'un enfant : 3 jours (non-cumulable avec le congé maternité)
    • Décès d'un enfant : pour le moment 5 jours (mais une actuelle proposition de loi souhaite le faire passer à 7 jours, complétés de 8 jours qui pourront être fractionnés)

    Les congés sans solde

    L'accord d'un congé sans solde se fera toujours entre l'employeur et la salarié. En effet, il n'existe aucune obligation légale forçant l'employeur à accepter ces demandes. Cependant, l'accord de branche ou la convention d'entreprise peut poser des conditions concernant ces congés.

    Une fois ceux-ci pris, le salarié est complètement libre de disposer de son temps (attention tout de même à la clause de non-concurrence et d'exclusivité pouvant exister dans le contrat de travail ou au principe de loyauté envers l'employeur).

    Pour plus de précisions sur les différents types de congés, rdv ici !

    Grâce à Opentime, vous pouvez poser des demandes pour des congés spécifiques (la liste des absences possibles est modulable sur le logiciel, pour cela vous pouvez vous référer à notre FAQ) ; que ce soit congés payés, congés sans solde ou même jour plus, vos jours d'absence seront directement pris en compte dans la gestion de projet.

    Demande de congé
    Demande de congé

    Lors de la confirmation et validation, un message apparaîtra si vous ne pouvez pas poser ce type de congés, mais il n'est pas bloquant.

    Image : Attente de validation

    Une fois validés, les congés apparaîtront dans un tableau récapitulatif.

    Tableau récapitulatif des absences
    Tableau récapitulatif des absences

    Ceci est possible grâce aux packs RH et Premium ! Contactez-nous par mail ou par téléphone au 03 20 06 51 26 si vous avez une question ou que vous souhaitez avoir une démonstration ! Pour tester cela, vous pouvez également créer votre compte directement !

  29. Depuis le mois de janvier 2020, le module de télétravail est disponible dans les packs RH et Premium de notre logiciel Opentime. Et même si on vous a déjà expliqué dans le billet d'il y a quelques jours que cette nouvelle méthode de travail progresse petit à petit en France, il pourrait rapidement être mis en place à plus grande échelle et cela à cause de l'expansion du coronavirus. Ainsi pour faciliter sa mise en place, le module de télétravail est désormais disponible dans les packs Start et Projet d'Opentime. Il est donc disponible pour tous !

    Où trouver le module de télétravail
    Où trouver le module de télétravail (une fois qu'il est activé sur votre instance)

    Vous pouvez tester cette fonctionnalité grâce à l'essai gratuit de 30 jours et nous contacter par mail ou par téléphone au 03 20 06 51 26 pour une démo.

    Et pour limiter le risque de transmission, n'oubliez pas :

    • Lavez-vous les mains très régulièrement
    • Utilisez des mouchoirs à usages uniques
    • Toussez et éternuez dans votre coude
    • Evitez les embrassades et ne serrez pas la main pour vous saluer
    • Portez un masque si vous êtes malade

    Si vous avez des questions, un numéro vert est en place 24h/24 et 7j/7 : 0 800 130 000 ou appelez le 15.

  30. Un mois de février venteux c'est certain, mais un mois de février avec son lot de nouveautés ! Voici donc toutes celles que vous pourrez retrouver sur Opentime :

    • Ajout de la case « week-end » dans la liste Excel des utilisateurs
    • Possibilité de sélectionner les heures par métier
    • Possibilité pour les collaborateurs de saisir des CET
      Compte épargne temps
      Compte épargne temps
    • Ajout des détails du télétravail dans l'export Excel
    • Possibilité de rechercher un contact par le numéro de ce contact
    • Ajout d'une vue globale pour le calendrier
      Vue globale du calendrier
      Vue globale du calendrier

    Bien sûr, nous avons supprimé quelques bugs.

    Pour tester toutes ces nouvelles fonctionnalités, ça se passe ici grâce à l'essai gratuit de 30 jours !

    Et si vous souhaitez une démo, vous pouvez nous contacter par mail ou par téléphone au 03 20 06 51 26.

  31. Depuis quelques années, le télétravail séduit de plus en plus les salariés, mais les employeurs aussi ! Selon l'Observatoire du télétravail, 17 % des salariés français seraient concernés par cette nouvelle organisation du mode de travail.

    Qu'est-ce que le télétravail ?

    C'est lorsqu'un salarié exerce son activité professionnelle à distance de son entreprise, que ce soit depuis son domicile ou dans un bureau équipé mis à sa disposition par l'employeur, grâce aux outils de télécommunication (internet, téléphone, etc.). Bien que théoriquement le télétravail puisse être appliqué par tous, il ne s'agit pas pour autant d'un droit pour les salariés. Il peut se faire à la demande du salarié ou sur proposition de l'employeur.

    Le télétravail possède de nombreux avantages, aussi bien pour le salarié que pour l'employeur. Pour ce dernier, il permet entre autres d'accroître la motivation et l'implication des salariés notamment en améliorant leur qualité de vie au travail, mais également de faire baisser l'absentéisme et le turnover dans l'entreprise. Pour le télétravailleur, il est donc possible d'avoir des horaires de travail plus souples ainsi qu'une diminution de la fatigue et du stress, mais aussi une augmentation de l'autonomie et des responsabilités.

    Le module de télétravail chez Opentime

    Le télétravail permet essentiellement de manager le temps des salariés de façon différente. C'est dans l'optique de faciliter cette démarche que depuis le mois de janvier 2020, un module de télétravail avec et sans validation a été ajouté à Opentime. Il rend possible, entre autres, la création d'une demande avec ou sans validation, pour le matin, l'après-midi ou bien une journée complète.

    Ainsi un collaborateur peut faire une demande de télétravail :

    Bouton pour ajouter une demande de télétravail
    Formulaire de demande de télétravail

    Ensuite son responsable pourra les valider (ou non) :

    Demande de validation

    Et enfin cette journée de télétravail apparaît dans sa grille hebdomadaire.

    Bien sûr il existe un tableau de bord avec toutes les journées en télétravail pour le service RH et/ou la direction :

    Tableau récapitulatif du télétravail

    Depuis le début de l'année 2020, qui a vu le télétravail augmenter de manière exponentielle, nous avons cherché à mettre en place de plus en plus de solutions de gestion du télétravail à votre disposition dans Opentime.

    Il vous est ainsi possible de sélectionner directement dans la saisie de temps, la période d'une journée réalisée en télétravail si cela ne requiert pas de validation de la part de l'employeur :

    Indiquer les périodes en télétravail dans la saisie de temps

    Ces différentes saisies sont désormais disponibles dans tous les packs pour vous faciliter la gestion de cette période un peu compliquée.

    Si vous souhaitez une démo, contactez-nous par mail ou par téléphone 03 20 06 51 26. Et bien sûr vous pouvez aussi créer votre compte directement.

  32. Le premier mois de l'année est déjà terminé ! Voici donc les nouveautés pour ce mois de janvier 2020.

    • Création du module de télétravail (avec et sans validation)
    • Mise en place d'une nouvelle saisie des temps Saisie du temps avec pointeuse et en ajax
    • Création d'une vue globale avec le récapitulatif des temps (typiquement d'une équipe)

    Evidemment, quelques bugs présents ont été corrigés.

  33. Pour terminer l'année en beauté, nous vous présentons les dernières évolutions de ce dernier mois de l'année 2019.

    • Amélioration de la saisie avec pointeuse
    • Possibilité de comptabiliser ou non des absences comme du temps de travail
      Option pour la prise en compte des absences assimilabes dans une annualisation
    • Amélioration du module d'annualisation du temps de travail
      Module d'annualisation du temps de travail
    • Amélioration de la gestion des notes de frais
    • Mise en place d'une nouvelle saisie des temps "Saisie horaire avec pointeuse en ajax"
      Nouvelle saisie des temps avec pointeuse en ajax
    • Possibilité d'ajouter une coche "facturé" sur chaque ligne de saisie de temps
      Coche "facturable" directement sur les temps

    Nous avons bien entendu évincé les quelques bugs.

  34. Tout d'abord, la Team Opentime vous souhaite une belle année 2020, beaucoup de succès, de créativité, et beaucoup de plaisir dans votre travail !

    Nous vous préparons un post avec un récapitulatif des grandes améliorations et évolutions apportées cette année.

    Avant cela, un petit rappel qui à son importance et vos collaborateurs ne manqueront pas de vous le rappeler "Comment mettre à jour les reliquats de congés payés et/ou RTT".

    Vous trouverez la FAQ correspondante ci-dessous:

    --> Comment mettre à jour manuellement les compteurs de congés payés sur Opentime ?

    Nous vous remercions une nouvelle fois pour cette année passée à travailler ensemble, et espérons pouvoir collaborer avec autant de succès pour cette nouvelle année.

    La Team Opentime

  35. Oyé oyé, novembre est arrivé et les nouveautés aussi. Bonne lecture !

    • Mise en place de la gestion de l'annualisation pour les personnes au forfait jour
    • Ajout d'un message d'erreur si lors de la création d'un nouvel utilisateur, celui-ci existe déjà
    • Ajout d'un export PDF pour les comptes-rendu d'activités
    • Possibilité de modifier dans l'annualisation le solde d'heures pour cause de paiement des heures supplémentaire
    • Ajout d'une nouvelle interface de saisie du temps pour le télé-travail
      Interface pour le télétravail
      Interface pour le télétravail
    • Ajout du code analytique et de la date de début et de clôture du projet dans l'export Excel 'détails prévisionnel'
    • Ajout d'un bouton Imprimer sur la demande d'absence
    • Ajout d'une nouvelle interface de saisie avec une coche pour les lignes de temps à facturer
      Temps facturable
      Temps facturable

    Des petits bugs présents ont évidement été évincés.

  36. Nouvelle saisie avec lecteur de code barre
    Une nouvelle interface pour saisir son temps avec un lecteur de codes barre

    De temps en temps, une société nous appelle avec des contraintes particulières pour sa saisie des temps : Techni Yachts Pinta est la dernière en date.

    Cette société de La Rochelle spécialisée dans la construction de bateaux avait besoin d’une saisie « par projet et par salarié mais sans clavier ni souris ». Si les deux premières contraintes sont des classiques pour Opentime, nous n’avions pas encore eu à gérer la dernière partie.

    Quelques semaines plus tard, tout le personnel dans l’atelier peut utiliser un lecteur de code barre et des codes imprimés : un scan sur une carte personnelle pour s’authentifier puis sur la fiche projet pour déclencher une pointeuse (et fermer la précédente); un double scan sur la carte personnel pour partir en pause ou pour débaucher en fin de journée. Le suivi de l’activité peut désormais s’effectuer en temps réel au niveau des bureaux.

    Cette nouvelle manière de déclarer son temps trouve donc sa place dans des environnements plus industriels (usine, atelier, chantier), bien loin des bureaux feutrés de la plupart de nos clients actuels. Parce que si les contraintes de saisie sont différentes, les attentes de reporting sont identiques : suivi d’une affaire, rentabilité, ventilation analytique, etc.

  37. Il y a bientôt 3 ans, nous débutions un beau partenariat avec Veolia. Aujourd'hui, rencontre avec Gautier Liouville, Responsable Process Méthode & Performance au sein du pôle Expertise.

    Logo Veolia

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    Les valeurs annoncées par Veolia sont la responsabilité, la solidarité, le respect, l'innovation et le sens du client.

    Mon Métier (Responsable Process Méthode & Performance) consiste à accompagner les services du CCEF dans les bonnes méthodes de travail, et mettre en place ou développer des indicateurs pour suivre leurs performances.

    Quels sont vos habitudes digitales ? A quelle fréquence utilisez-vous le numérique dans votre quotidien et/ou travail ?

    Le numérique est présent quotidiennement, l'ensemble de nos outils de travail sont sur informatique.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    Un outil de gestion des temps et d'activités nous permet d'ajuster les forces et besoins de chaque service.

    Quel était votre système d’organisation auparavant ?

    Avant Opentime, nous avions un autre logiciel de suivi des temps. Le système de saisie des temps a toujours existé dans notre société.

    Comment avez-vous découvert Opentime et pourquoi l’avoir choisi ?

    C'est un logiciel référencé par le Groupe Veolia.

    Quels différences voyez-vous au quotidien depuis ?

    Opentime nous propose une interface de saisie bien plus performante que notre ancien outil.

    Au sein de votre entreprise, quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi?

    Le module de saisie et d'exports (sur Excel) sont les plus utilisés, nous utilisons Opentime depuis seulement un an, et par manque de temps, nous n'avons pas encore exploré l'ensemble des possibilités offertes par l'outil.

    Qu’aimeriez-vous en plus dans le logiciel ? Suggestion(s) ?

    La possibilité d'intégrer nous même des tables de projet/client en masse.

    La possibilité d'exporter la DATA de temps directement sur Google Sheet.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Oui !

  38. La rentrée est déjà bien loin et nous voilà en octobre. Le temps de vous présenter les améliorations de ce mois automnal.

    • Meilleure gestion de la fusion des contacts
    • Ajout d'un message d'erreur si problème lors de la création d'un contact
    • Mise en place d'une interface de pointage avec douchette
    • Ajout d'un export excel et d'un pdf pour les comptes-rendu d'activités
    • Meilleure gestion des accès aux reportings pour les responsables
    • Mise en place d'une interface de présence pour les pointages
    • Meilleure gestion des utilisateurs archivés dans les reportings
    • Ajout des responsables dans l'exports excel 'liste projets'
    • Mise en place d'une vue globale pour les saisies de temps en mode pointeuse
    • Possibilité d’exporter le tableau d'avancement au format pdf
    • Les entêtes des colonnes dans le plan de charge et le temps sont désormais figées

    Naturellement, les quelques bugs malveillants ont été délogés avec vigueur.

  39. No Parking propose deux nouvelles offres de stage pour 2020.

    Vous êtes désireux de découvrir l'univers informatique et d'évoluer dans un secteur dynamique, n'hésitez pas à nous envoyer vos CVs. Nous avons hâte de vous rencontrer!

    Voici en quelques lignes les deux offres à pourvoir dès le mois de mars 2020 (3 mois minimum).

    Stage « commercial / responsable clientèle B2B »

    Vous assisterez le directeur de l'agence et la responsable commerciale dans les domaines de la commercialisation. Parmi vos missions importantes :

    • qualification de prospects en B2B
    • suivi des démarches d'avant-vente en France et à l'international
    • démonstrations et formations par téléphone
    • suivi des demandes clients–gestion interne des interventions sur le logiciel (bugs, améliorations et évolutions)
    • facturation des comptes installés–visite des clients existants

    Stage « marketing / communication B2B »

    Vous assisterez le directeur de l'agence et la responsable commerciale dans les domaines du marketing et de la communication. Parmi vos missions importantes :

    • création d'un plan de stratégie marketing
    • ajout périodique de contenus web
    • suivi du référencement naturel (SEO)
    • coordination de l'identité de No Parking et d'Opentime–pilotage de la stratégie sur les réseaux sociaux
    • préparation et développement de campagnes d'emailing

    Si vous souhaitez recevoir le détail des offres par mail ou tout simplement candidater, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone au 03 20 06 51 26 ou par mail

    Au plaisir d'échanger avec vous.


    NB: Nous souhaitez en savoir un peu plus sur les stages chez No Parking, voici un billet de blog écrit par notre stagiaire pour vous, futures recrues.

  40. Dans son troisième billet, la philosophe Peggy Avez explore le mythe de la « liberté d'entreprendre » au prisme de la nécessité. Elle articule cette fois le grand écart qu'il y a entre nos aspirations et nos choix... A compléter, si ce n'est pas déjà fait par le premier article de la série : La liberté d'entreprendre, sens et non-sens d'un slogan et le deuxième : Prendre du recul. La liberté d'entreprendre, en écho au besoin vital d'être à l'initiative.


    Savoir avec précision ce que l'on veut devenir, se fixer des objectifs appropriés, changer ses habitudes, visualiser ses réussites, surmonter ses peurs, développer sa proactivité, s'entourer des bonnes personnes : c'est toute notre culture qui enjoint l'individu à devenir l'entrepreneur de lui-même dans tous les aspects de sa vie. Loin de ne s'adresser qu'à la corporation des chef·fe·s d'entreprise, la culture néo-managériale structure les idées du « développement personnel » et notre vision de l'émancipation. Toute liberté est devenue liberté d'entreprendre sa vie.

    Par un retournement qui pourrait paraître cocasse, les modalités de l'entreprise capitaliste ne sont plus présentées comme des contraintes nécessaires en vue de la satisfaction de nos besoins socio-économiques, mais comme autant d'idées inspirantes pour s'émanciper et donner du sens à sa vie, c'est-à-dire la réussir. Dans Le nouvel esprit du capitalisme, Luc Boltanski et Eve Chiapello ont montré la façon dont la littérature néo-managériale avait repris à son compte les perspectives critiques de mai 68 (la « critique sociale » et la « critique artiste ») pour remodeler le fonctionnement et l'esprit de l'entreprise. L'épanouissement personnel est devenu une promesse - et surtout une injonction – de l'entreprise.

    Mais il est aisé de constater à quel point les idées régulatrices du management coïncident avec les formules récurrentes du développement personnel. Le capitalisme comme happycratie – pour reprendre le concept des sociologues Edgar Cabanas et Eva Illouz – présente le bonheur et la liberté comme les résultats d'une bonne gestion de soi-même, de ses affects, de ses pensées, dont chacun·e a la responsabilité. Tout obstacle étant interprété comme une difficulté à gérer ses ressources psychiques, en particulier ses « croyances limitantes », l'existence libre et heureuse est une autoentreprise réussie, à la portée de quiconque ayant su intégrer les convictions de nos héros contemporains : les leaders.

    Cette rhétorique produit des effets apaisants : il est agréable de penser que telle ou telle technique, tel ou tel modèle, telle ou telle approche nous libéreront. Et l'on passe frénétiquement d'un livre à l'autre non seulement pour découvrir une recette mais surtout – et sans nécessairement le savoir – pour consommer le plaisir de nous sentir libéré de nos problèmes par projection. La foi en la liberté d'entreprendre ainsi étendue à tou·te·s procure à tout le moins le sentiment que quelque chose en nous a changé, puisque nous savons désormais ce qu'il faut faire si nous décidions d'appliquer ce qu'on nous dit.

    Mais aussi stimulante soit-elle, cette rhétorique de notre imaginaire contemporain est anxiogène. Comme le diagnostique Renata Salecl dans La Tyrannie du choix : « l'idéologie du monde développé » véhicule l'idée angoissante et aliénante que « l'individu est le maître ultime de sa vie, dont il est libre de déterminer chaque détail ». Paradoxalement, la croyance que l'on peut tout désirer et accomplir nous dépossède des repères qui nous sont nécessaires pour qu'un quelconque projet fasse sens pour nous. On le comprendra davantage si on regarde de plus près la façon dont nous nous rapportons aux projets auxquels nous tenons. Plus nous y tenons, moins nous les choisissons, au sens où nous n'avons pas eu à délibérer, hésiter, raisonner pour leur donner notre préférence. C'est en ce sens que le philosophe anglais du XVIIIème siècle David Hume écrivait dans son Traité de la nature humaine : « La raison ne peut jamais à elle seule ni produire une action, ni susciter une volition » et qu'elle « est et ne doit qu'être l'esclave des passions ». Autrement dit, pour faire ce qu'on aime, nous n'avons pas à choisir mais seulement à disposer des connaissances requises pour satisfaire les aspirations qui nous sont les plus chères, les plus nécessaires. Nous ne décidons pas de ce qui nous passionne.

    Alors, s'il y a une liberté d'entreprendre au sens propre, elle consisterait à pouvoir faire ce qui nous est le plus intimement nécessaire et non pas à pouvoir indifféremment tout choisir. Que notre liberté la plus haute coïncide avec l'absence d'hésitation donc de choix n'est pas si paradoxal. Descartes faisait de la liberté d'indifférence, le fameux « libre-arbitre » le plus bas degré de la liberté, par opposition à la liberté éclairée qui consiste à penser et agir de toute nécessité, selon ce que notre entendement nous indique le plus clairement et distinctement. Pouvoir choisir ex nihilo n'a pas à voir avec un idéal de liberté, mais nous renvoie plutôt à son stade le plus réducteur, celui auquel nous sommes contraints lorsque, sans repères, nous nous sentons perdus. S'imprégner de l'idée en vogue que nous créons nos vies comme quelques un·e·s créent leur entreprise, accroît in fine notre sentiment d'impuissance. Car pour être libre d'entreprendre au sens propre, nous n'avons pas tant besoin de gérer nos émotions ou nos pensées, que de vivre dans une société non-violente où, quels que soient notre âge, notre genre, notre pays et notre milieu social d'origine, nous pouvons faire ce qui nous passionne au lieu d'avoir à nous inventer.

  41. La rentrée est là, et c'est avec un tout nouvel entrain que nous vous présentons les nouveautés du mois de septembre 2019.

    • Ajout de la fonctionnalité Notes de frais sur l'application mobile
    • Optimisation de l'export Détail temps passé
    • Optimisation de l'export des absences
    • Meilleure gestion de l'affichage des absences dans la saisie du temps en Ajax
    • Ajout de l'export PDF du tableau d'avancement
    • Ajout d'un champ recherche dans les affectations
    • Ajout de la possibilité de charger les jours fériés d'un autre pays

    Les quelques bugs ont été traité et supprimé avec vigueur.

  42. Accueil 10 ans Euratechnologies Accueil 10 ans Euratechnologies

    Jeudi 3 octobre 2019 à 15h, j’aurais le plaisir de présenter une masterclass intitulée Le Lean comme stratégie à Euratechnologies. Cette conférence aura lieu dans le cadre des 10 ans du pôle d’excellence lillois. Au coeur de la journée EuraTech'Day, j’aurais l’occasion d’évoquer ce que la communauté Lean a appris du formidable succès de Toyota - des principes applicables à toutes les industries, compris le numérique - et ce que No Parking met en pratique au quotidien pour se développer. Nous aurons ainsi l’opportunité de découvrir comment des mots barbares comme Kaizen, Kanban, Gemba ou Shusa (entre autres) peuvent s’intégrer dans une stratégie globale et systémique de croissance d’entreprise.

    L’entrée est libre et gratuite, il suffit de s’inscrire en ligne. Et si vous avez suivi nos précédents épisodes, c’est une occasion unique d’en savoir un petit peu plus…

  43. Aujourd’hui, rencontre avec Silvia Jacob, responsable administrative au sein de la société HYGEOS. Partenaire du réseau Euratechnologies, nous avons eu à cœur de lui poser quelques questions quant à son utilisation d’Opentime.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    Depuis 17 ans, HYGEOS est une SCOP, spécialisée dans le traitement, l'interprétation et la validation des données des satellites d'Observation de la Terre dans le domaine optique. Suite à la réponse d’appels d’offre essentiellement, nous réalisons des études, des développements algorithmiques et des prototypes de logiciels, en partenariat avec des instituts de recherche et de service. Nos clients sont principalement les agences spatiales, les institutions européennes, les organismes de recherche et les industriels. Les applications sont diverses : énergie solaire, gestion des surfaces continentales, suivi de l’activité biologique des océans, changement climatique, qualité de l’air, météorologie…

    En tant que responsable administrative et gestion, ma fonction est essentiellement une fonction de support à l’ensemble de l’équipe. J’assiste à la gestion des projets, je participe à la rédaction des appels d’offre, je m’occupe de la partie commerciale et de la comptabilité d’HYGEOS. Une grande partie de mon travail est le suivi administratif et financier de l’Entreprise.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    Pour certains projets européens on nous demande nos heures travaillées sur ces projets, d’avoir un outil de suivi du temps de travail effectif. Recevant des subventions, qu’il y ait des résultats ou non à la fin du projet, nous devons être en mesure de démontrer que nous avons bien travaillé sur ces projets en respectant bien la législation en vigueur de notre pays. Aussi, certaines heures de travail sont éligibles au Crédit d'Impôt Recherche. Et doivent être également suivies dans un outil de gestion des temps. Opentime nous permet ainsi de saisir nos temps régulièrement et de justifier notre travail.

    Comment avez-vous découvert Opentime ?

    Grâce au réseau Euratechnologies, nous avons découvert No Parking. Cela va bientôt faire une dizaine d’années que nous travaillons avec Opentime.

    Qu’aimeriez-vous en plus dans le logiciel ? Suggestion(s) ?

    La configuration des pages ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble. Toutes les informations ne tiennent pas dans un même cadre. C’est-à-dire, qu’il faut constamment scroller pour voir, par exemple, le mois entier.

    Dans notre cas, quand on répond à des appels d’offres, on fait souvent de la prospection. Cependant, on souhaiterait, une fois le projet obtenu, que ces heures soient intégrées. Pour ce faire, l’idéal serait de mettre une description pour expliquer la situation.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Je le recommanderais puisque c’est un outil vraiment polyvalent répondant à des demandes variées.

  44. Réapprendre à penser le développement de No Parking, celui de l’équipe et le mien

    En arrivant chez No Parking, bureau & obeya © Perrick Penet-Avez, 2019
    En arrivant chez No Parking, bureau & obeya © Perrick Penet-Avez, 2019

    Ma première lecture Lean fut Implementing Lean Software Development de Mary Popendick : nous étions en 2007 et je n’en avais retiré qu’une idée, celle du flux. À l’époque, l’équipe technique de No Parking se sentait à l’étroit dans les itérations « agiles » : pourquoi attendre la fin du sprint en cours, une semaine le plus souvent, avant de pousser en production une correction de bug ou une demande client ? Nous avions déjà des outils de tests unitaires et de déploiement automatisé et le rythme imposé par le sprint ressemblait trop à un carcan. Avec la bénédiction du Lean, nous avons donc mis à la poubelle les itérations. Et nous en avons profité pour appeler nos post-its des « kanbans » et notre tableau au mur un « management visuel », avant de nous auto-déclarer « praticiens Lean ».

    Ce n’est que 10 ans plus tard, que j’ai décidé de m’y replonger et d’y entraîner toute l’entreprise. No Parking allait bien (la société était toujours rentable) mais j’avais l’impression qu’on ronronnait un petit peu : l’énergie des débuts me manquait alors que l’envie de franchir un cap était encore présente. Lors de ma colonie de vacances annuelle pour informaticiens, j’ai repensé à ces confrères passés par la case Lean et je suis tombé sur une vidéo de Theodo : il était plus que temps de creuser un peu plus.

    Je prends donc contact avec un premier coach Lean (ce sera Régis) : sous sa houlette, je replonge dans le Gemba. Dès la première journée, je redécouvre l’importance des 5 pourquoi et du lead time. Au fur et à mesure, nous mettons en place un certain nombre de routines : certaines sont quotidiennes (comme le petit train avec 6 tickets terminés ou l’exploration d’un problème interne), d’autres hebdomadaires (tel l’objectif d’un nouveau client signé par semaine) ou annuelles (un kaizen pour chacun).

    En parallèle, j’entame une grosse acculturation livresque (qui continue encore) :

    Chaque lecture - ou presque - est l’occasion de comprendre un nouvel aspect du Lean et de tester des trucs dans l’équipe. Ainsi les tableaux de management visuel se sont enrichis avec l’avancement des kaizens individuels (grâce au livre de Isao Kato et Art Smalley), puis avec le takt produit (grâce à celui de Cécile Roche et Luc Delamotte) et encore avec les lignes parallèles du macro-planning d’Opentime (grâce à celui de James M. Morgan et Jeffrey K. Liker).

    Dans ma manière d’apprendre, un deuxième point important est d’intégrer un « groupe de pratique ». Pour approcher cette nouvelle communauté, il y a bien sûr les évènements physiques comme le Lean Tour à Lille (en 2018 et en 2019), le Lean Summit à Lyon (en 2018), les séminaires « Lean en France » à Paris ou les visites du Cercle de l’Excellence Opérationnel des Hauts-de-France. Mais bien d’avantage, il y a les rencontres, les échanges avec d’autres praticiens qui tentent d’explorer le même chemin, parfois avec un peu d’avance ou dans un autre domaine. Avec souvent la simplicité d’entendre « ma porte t'est ouverte quand tu veux » : leur Gemba est aussi une inspiration.

    Reste qu’il y a un passage obligé qu’on appelle « Senseï » dans la communauté Lean. Elle - puisque dans mon cas il s’agit de Sandrine - vient m’ouvrir les yeux sur le seul Gemba qui compte pour de vrai, le mien. Et nous repartons de ce terrain, toujours : une réclamation d’un utilisateur, une visite chez un client, un bug en production ou un retard de livraison servira de point d’entrée pour toujours améliorer la qualité, les délais, la satisfaction. On appelle « faire l’hélicoptère » ce yo-yo incessant entre le micro des expériences de terrain et le macro de la stratégie, de la vision, des valeurs et du marché. Surtout, il faut apprendre à lâcher prise, faire confiance à ses équipes et laisser la « magie » du Lean opérer. Chez nous, cette magie s’appelle désormais les 32 heures pour tout le monde.

    Reste qu’il faut faire les premiers pas.

    Pour le premier je conseille Le Gold Mine, un récit lean . Le roman - écrit à quatre mains par un vétéran du Lean en France (Freddy Ballé) et son fils, écrivain et initiateur de l’Institut Lean France (Michael Ballé) - vous fera découvrir les concepts de base du Lean dans une forme agréable, avec même une dose de suspense. Et attention vous risquez même d’enchaîner rapidement avec la suite, The Lean Manager !

    Le deuxième pourrait être The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer : il est en anglais (pas si facile quand on est franco-français, mais personne ne vous a dit que le Lean était facile), il parle de Toyota (c’est quand même avec eux et au Japon, à 豊田市, que l’histoire à commencé) et je ne l’ai pas lu (mais avec sa structure en liste, il devrait être assez digeste pour passer à l’action).

    Et le troisième sera The Lean Sensei. Il devrait vous convaincre de chercher enfin un - ou une - Senseï, de le solliciter et de lui faire confiance avant d’appuyer sur l’accélérateur.

    Note : cet article est une réponse étendue à la question de Quentin.

  45. Les congés sont passés par chez nous et nous sommes heureux de vous présenter les quelques nouveautés du mois d'août.

    • Nouvelle présentation et gestion des affectations
    • Ajout d'une nouvelle saisie des temps avec heures de début et de fin sur l'application mobile
    • Modification du message affiché à la validation / demande de validation du temps pour une meilleure compréhension
    • Ajout de la fonctionnalité de Clôture sous Genova
    • Enfin, petit rappel, la nouvelle version d'Opentime (Hevea) est désormais stable. Si vous souhaitez la tester et la mettre en place sur votre compte, n'hésitez pas à nous solliciter !

    Bien entendu, les petits bugs ont été éradiqués.

  46. Les vacances approchent et ce n'est pas une raison pour se laisser aller. Voici donc les nouveautés du mois de juillet.

    • Lancement de la version bêta de l'application mobile : la version Android est d'ores et déjà disponible sur le Play Store Google.
    • La nouvelle interface Hevea est désormais disponible pour tous les nouveaux clients. Si vous souhaitez la tester, n'hésitez pas nous solliciter.
    • Possibilité d'envoyer un mail indiquant les utilisateurs qui ont saisis moins de Xh sur la semaine précédente.
    • Possibilité de dupliquer les affectations d'un projet sur l'autre.
    • Meilleure gestion des filtres : ils sont conservés après une action.
    • Ajout du champ utilisateur dans l'export excel liste achats.
    • Possibilité de saisir un nouveau service ou département directement au paramétrage d'un utilisateur.

    Enfin, nous avons corrigé les quelques bugs remontés.

  47. Depuis le 1er juillet 2019, tous les salariés de No Parking en CDI depuis au moins un an peuvent poser chaque semaine un jour plus. Et donc travailler 32h tout en conservant l’intégralité de leur salaire. Pour l’instant il s’agit d’une expérimentation d’un trimestre (jusque fin septembre 2019 donc) mais c’est surtout un nouveau pas vers le grand objectif que la boîte s’est fixée en 2018 : offrir à toute l’équipe des semaines de 4 jours sans perte de salaire, et surtout à qualité de service égal pour tous les clients.

    Pour y arriver, nous nous sommes appuyés sur le Lean : une démarche d’apprentissage basée sur la satisfaction des clients et le respect des équipes. Cela passe par une produit de qualité (dans notre cas, c’est Opentime bien sûr avec ses 37342 tests unitaires), par des salariés mis en condition de réussir (aussi bien leur kaizen personnel que la production au quotidien et les objectifs de la structure) et par une formation de terrain (à commencer par celle du dirigeant sous la houlette d’une senseï et de ses gemba walks). Rendez-vous dans quelques mois pour vérifier si nous avons transformé l’essai.

  48. Ce dernier mois, nous nous sommes activement penchés sur le module planning en lui apportant de nouvelles fonctionnalités. On vous dit tout cela dans les nouveautés de juin :

    • Afin de ne pas avoir à ressaisir manuellement un planning déjà existant, les administrateurs ou les responsables peuvent le dupliquer.
      Trois possibilités : dupliquer un jour (copié à l’identique sur une autre journée), une semaine (reprend le planning de la semaine précédente sur la semaine en cours) et une période (copié d’une période à une autre).
    • Nous avons ajouté l’option permettant de valider un planning. Une fois validé, le planning est accessible aux personnes concernées par ce dernier.
    • Désormais, vos absences sont directement intégrées dans votre planning. Cet affichage permet de mieux visualiser votre semaine et faciliter, en somme, votre organisation. Absences integrées dans le planning
    • Enfin nous avons restreint la vue utilisateur à sa propre charge.
      Note : les cases s’affichent en rouge quand le total planifié est supérieur au total théorique. Charge de l'utilisateur
    • Dernier point, nous avons lancé l’application mobile Opentime regroupant les 3 fonctionnalités suivantes : demandes de congés, les tickets et le calendrier.

      Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre article Application mobile Opentime
  49. Chers futurs stagiaires et alternants No Parking,

    La canicule se fait ressentir, le temps des vacances approche. Mais nous ne chômons pas pour autant... Nous profitons de la pause d’été pour préparer les annonces de stage et d’alternance que nous proposerons à la rentrée avant d’entamer la période des entretiens juste après.

    Pendant presque 10 ans nous avons utilisé le même rituel pour les entretiens : un échange rapide sur notre structure, puis sur le parcours du candidat, ensuite une présentation du poste et enfin des questions ouvertes et exploratoires. Ces entretiens sont une opportunité pour apprendre à se connaître réciproquement et pour vérifier si on est prêt à faire un bout de chemin ensemble.

    Si l’échange s’est toujours relevé fructueux, il y a maintenant une petite ombre au tableau… En effet afin d’évaluer les candidats sur leur créativité, nous les mettions dans la situation suivante :

    “ Vous êtes un épicier et vous allez ouvrir une boutique. Or, vous venez d’apprendre que la plus grande institution d’aveugle de France va s’installer en face de votre futur magasin. Que changez-vous de la conception de votre boutique pour les servir au mieux ? ”

    Et Valentin, notre tout nouveau stagiaire technique, a révélé que cette question était devenu mythique dans son école et que certains commençaient même à s’y préparer avant de venir à l’entretien. Tant pis pour l’effet de surprise, il est temps de l’archiver et de proposer une nouvelle situation inédite pour les prochaines fois.

    Le message à retenir est bien sûr de rester vous-même ! Sur ce type de question exploratoire, il n’y a pas qu’une seule réponse possible : nous l’utilisons comme un jeu et nous souhaitons tout simplement en apprendre plus sur vous avant de déterminer les missions qui vous conviendraient le mieux. Avec 2 ou 3 stagiaires par an (souvent au deux au printemps-été puis un entre l’été et l’automne), il y a de la place régulièrement. Et désormais on a hâte de vous faire découvrir notre nouvelle question exploratoire mais pour cela il faut commencer par postuler ! ;)

    Nous vous disons à très bientôt

  50. Bureaux de No Parking

    Depuis plusieurs mois un grand changement s’annonce pour No Parking : nous déménageons bientôt !

    Après plus de dix années passées au sein du bâtiment Le Blan-Laffont au coeur d'Euratechnologies, voici venu le temps d'acquérir nos propres bureaux. Depuis 2009, l'équipe s'est agrandi et le projet a mûri : il était temps d'emménager dans de plus grands locaux. Toujours avec vue sur la Deûle, on ne part pas bien loin et on restera dans l'écosystème Euratechnologies :-)

    Nous laissons ainsi nos bureaux à la prochaine fournée de start-ups "Made in Lille" et nous leur souhaitons au passage tout le bonheur que nous a déjà apporté ce Coeur de la French Tech.

    Le déménagement est prévu pour la fin juillet : nous aurons alors le plaisir de vous accueillir à notre nouvelle adresse (le numéro de téléphone et les e-mails restant évidemment inchangés) :

    Société No Parking
    71 quai de l’Ouest
    59000 Lille

    Mais en attendant ce grand déménagement, on ne résiste pas à vous présenter les travaux en cours...

    Les futurs locaux No Parking Les futurs locaux No Parking Les futurs locaux No Parking
    Les futurs locaux No Parking