Bientôt la réouverture des terrasses ? Des restaurants ? Des magasins ?
Des news qui sentent bon l'été !
Chez Opentime aussi, il y a des nouveautés en ce début du mois de mai.
Ajout d'un export pour les tickets restaurants et de nouvelles données dans l'export des activités
Mise à jour de la timeline avec les couleurs dans la saisie du temps
Meilleur gestion des périodes avec une possibilité de créer des périodes sur une seule journée
Possibilité de gérer les types de créneaux en fonction des périodes
Amélioration de l'affichage du planning
Possibilité de gérer le multipointage
Ajout d'un bouton Aujourd'hui sur le récapitulatif des absences
Tri de l'onglet Contacts par date de dernière modification
Amélioration de la saisie du télétravail à la volée avec la possibilité d'une option "journée complète uniquement" (en plus du tryptique "bureau / déplacement / télétravail")
Enfin, nous avons éliminé quelques bugs remontés par vos soins.
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !
Malgré le déconfinement qui approche, de nombreuses entreprises vont choisir de garder une partie de leurs employés en télétravail pour éviter le nombre de contacts au travail.
Alors pour vous aider dans cette nouvelle période, nous vous avons regroupé dans cette infographie, un ensemble de tips pour se sentir bien en télétravail.
On en est où ?
Selon une enquête de Malakoff Humanis, en fin 2020, « 75 % des salariés et 66 % des dirigeants pensent que le télétravail va continuer à se développer ».
Une grande majorité de travailleurs sondés estime également qu’elle souhaiterait poursuivre le télétravail même si on remarque tout de même ces derniers mois que la part des managers favorables à celui-ci à baissé.
« 64% des salariés et 54% des dirigeants s’accordent également à dire que le télétravail risque de créer de nouvelles fractures au sein d’une entreprise ».
Pour éviter au maximum l’impact des fractures qui peuvent en résulter, la bonne technique serait donc de capitaliser sur ce qu’apporte la possibilité de télétravailler au quotidien.
Pour cela, certaines pratiques permettent d’avoir un télétravail plus ou moins agréable, que l’on travaille à distance 5j/7 ou moins.
Apprendre à gérer son temps
Pour un télétravail productif, il est intéressant d’apprendre à gérer son temps de la façon qui vous convient le mieux.
Utiliser un logiciel de gestion de temps permet à la fois d’avoir un recul sur le temps réel et de le comparer au plan de charge du temps initialement prévu, par activité.
Vous pouvez ainsi apprendre de vos tâches précédentes pour gérer au mieux le temps sur les prochains projets.
Définir un espace de travail
Favoriser le bien-être au travail passe par une délimitation dans le temps et l’espace.
Pour éviter au maximum de mélanger vie privée et vie professionnelle, prévoyez un planning avec les heures de travail et les heures de repos, comme si vous étiez au bureau. Vous installer à une table plutôt que dans une position allongée permet également de rester concentré et productif plus longtemps.
Planifier ses tâches
Chacun trouve son organisation en termes de planification, les to do list à rallonge n’étant parfois pas les bonnes solutions pour avoir un recul et se sentir accompli.
Sur Opentime par exemple, les tickets (ou demandes ou kanbans) permettent à chacun de se coordonner avec le client final et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir.
Cette technique basée sur le lean permet d’apprendre de chaque tâche réalisée et d’éviter les échanges de mails parfois improductifs.
Communiquer
La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Favoriser le téléphone ou les outils de gestion et de tchat internes permet d’éviter le temps perdu.
Pour les tâches longues comme le lancement d’un projet ou les échanges informels pour s’entretenir du bien-être de l’équipe, favoriser les visioconférences permet un meilleur contact avec ses collaborateurs.
« Trusted Data, Useful Innovation », de la data qualifiée et de l'innovation utile, le slogan de AAA Data, chez Opentime ça nous parle !
Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles, l'entreprise AAA Data présente dans l’intégralité de la chaîne de valeur de la Data. J’ai discuté il y a quelques semaines avec Nicolas Minos, Directeur Adjoint des Systèmes d’Information, sur le rôle que prend Opentime dans leur organisation.
Pouvez-vous me présenter votre activité en quelques mots ?
« Depuis 60 ans, nous donnons du sens à la data et la rendons utile pour délivrer à nos clients les meilleurs éléments de décision. Par exemple, nous récupérons des données depuis le système d’immatriculation des véhicules du Ministère de l’Intérieur. Nous hébergeons ces données, les traitons et les valorisons pour fournir le marché automobile français, des données techniques pour des clients comme Norauto, Assureurs, Banques… »
« Nous mettons en place des solutions 100% en ligne pour obtenir des fichiers automobiles d’adresses et téléphones ultra-ciblés. Nous réalisons également de l'analyse prédictive pour anticiper le comportement des futurs clients de nos partenaires ou être en capacité d’identifier les facteurs d’un achat (automobile, immobilier,....) ».
AAA Data c’est donc une entreprise avec pour coeur de métier la data, qui la valorise et la densifie en fonction des besoins de ses partenaires et clients.
Comment avez-vous découvert Opentime ? Comment faisiez-vous avant ?
« Opentime est chez nous depuis 2 ans. Avant d’être sur Opentime nous avions une autre application relativement coûteuse par rapport à notre utilisation quotidienne ».
L’équipe de AAA Data a donc prospecté auprès de différents logiciels de gestion de temps pour finalement sélectionner Opentime pour ses caractéristiques qui correspondaient bien à leurs besoins.
« Au début, ce fut un peu compliqué parce que beaucoup de représentants d’équipes sont rentrés dans un niveau de détail trop fin ».
La DSI de l’entreprise a donc porté un projet de reconstruction il y a un an pour revoir la structure des activités. L’objectif était de simplifier et personnaliser l’interface pour mieux répondre au besoin métier. Il a fallu sonder les collaborateurs, et convaincre la direction sur l’utilité de faire évoluer l’arborescence des projets. La difficulté se situant sur comment revoir cette structure sans tout casser, alors qu’avec Opentime, la personnalisation peut être vraiment simple !
« Nous avons mis un objectif à chaque collaborateur pour que le temps soit rempli chaque semaine en cohérence avec ce qu’ils font au quotidien. Nous avons besoin de tracer le temps passé sur chaque projet pour suivre les coûts de développement de nos produits ».
Une fois les activités réorganisées, ils souhaitent prochainement mettre en place le suivi du plan de charge afin de passer sur un mode proactif avec la gestion des équipes en prévisionnel.
« Avant les salariés remplissaient leur temps par obligation. Maintenant, nous avons mis en place des reportings nous permettant de suivre l’avancée d’un projet, anticiper une dérive de budget liée à des retards... un véritable avantage pour les chefs de projets dans leurs missions au quotidien ».
Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?
« Pas de formations mais on a créé des profils types pour se repérer. À chaque nouvel arrivant, je crée l’utilisateur et le chef de projet fait un accompagnement de 20 min sur la prise en main de l’outil ».
Avant les modifications de cette dernière année sur l'instance AAA Data, chaque utilisateur du logiciel voyait toutes les activités et certains pouvaient se perdre. Désormais, les salariés ont un petit accompagnement pour leur montrer comment se connecter et se repérer dans leur instance personnalisée qui ne comporte que ce qui les concerne.
Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ?
Monsieur Minos m'informe que chez AAA Data, la fonctionnalité la plus utilisée est celle du temps. Le reporting est également utilisé pour le suivi de la validation et des projets.
Au sein de leur instance sont intégrées toutes les personnes concernées par le projet : collaborateurs, prestataires, internes…
Les dernières évolutions ont été réalisées en communiquant avec l’équipe technique d’Opentime qui a démontré la possibilité de trouver des solutions techniques comme la duplication : « lors de la création d’activités, de sous activités et de prestations, avant, chaque item était créé manuellement, mais grâce à la duplication, nous avons gagné un temps fou ! ».
Si faire évoluer le logiciel peut paraître compliqué et long à premier abord, on se rend vite compte qu’en utilisant les possibilités techniques, c’est beaucoup plus rapide.
Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?
Avec la crise sanitaire et la mise en place renforcée du télétravail, AAA Data était dernièrement à la recherche d’un outil de time tracking pour suivre le droit à la déconnexion.
« Nous avons eu la présentation par Ophélie de la partie pointeuse d’Opentime, insérée à l’onglet temps. Nous avions besoin d’un petit bout de logiciel installé sur le PC, sur lequel cliquer pour démarrer et stopper sa journée et qui comptabilise le temps de travail via un reporting pour notre DRH ».
Sur Opentime, la pointeuse est en effet différente puisqu’elle est plus précise et il faut ouvrir le logiciel. « Chez AAA Data, les gens remplissent le logiciel en fin de semaine et pas tous les jours donc on ne voulait pas leur imposer de se connecter chaque jour sur le site ».
« Nous aurons certainement de nouveaux besoins quand nous allons utiliser la fonctionnalité du plan de charge pour confronter le planifié au réalisé ».
« Nous avons également un besoin côté technique pour gérer les mots de passe des utilisateurs et les renouveler directement via Windows ».
Sur ce dernier point, il est en effet possible de lier Opentime à l'annuaire LDAP de l'entreprise.
Recommanderiez-vous le logiciel ?
« Je dirais qu’on a eu beaucoup de mal au départ puisqu'on avait une organisation qui pouvait être simplifiée sur Opentime mais à partir du moment où on se retourne vers vos équipes techniques et que nous sommes bien accompagnés, on peut faire de très belles choses avec l’outil. On ne doit pas vouloir porter sa construction et son paramétrage tout seul », il faut s’appuyer sur l’équipe technique toujours disponible pour comprendre notre besoin et trouver une solution simple pour sa réalisation.
« Aujourd’hui tous les collaborateurs se sont remis à utiliser le produit sans aucune réticence.Tous les acteurs sont convaincus de son utilité et de sa pertinence ».
Monsieur Minos souligne également sa grande satisfaction de la réactivité des équipes supports :
« si le besoin n’est pas clair, on s’appelle, à chaque fois j’ai des réponses de Perrick et d’Ophélie qui sont incroyablement réactifs ».
En ce début de semaine #3 du confinement ou #5 pour certains, la team Opentime s’est intéressée aux news au travail en dehors du télétravail toujours bien présent.
De quoi faire un petit résumé des tendances RH du moment !
Quoi de neuf pour la vaccination au travail ?
Depuis le 25 février 2021, il est possible pour les entreprises de vacciner leurs salariés en interne contre la Covid 19. En effet, pour accélérer le processus de vaccination, la Haute Autorité de Santé à délégué à la médecine du travail la possibilité de vacciner les salariés concernés par le processus.
Toutefois, les critères pour se faire vacciner ont évolué ces derniers temps : seuls les salariés de 55 à 64 ans (au lieu de 50 ans) volontaires ou ceux atteints de comorbidité peu importe l’âge ont le droit de faire vacciner.
A partir du 19 avril, en plus du vaccin Astra Zeneca, les médecins du travail pourront également se procurer le vaccin Janssen avec les mêmes conditions au niveau de l’âge des salariés à vacciner.
Concernant les conditions de la réalisation de cette vaccination, c’est à l’employeur de s’exprimer sur la possibilité de la réaliser au sein de l’entreprise même elle est par la suite basé sur le volontariat.
Il est désormais possible d’obtenir le nombre de doses souhaitées via les pharmacies lorsque le médecin du travail a regroupé la liste des employés volontaires. Par la suite, le vaccin doit être réalisé plus ou moins rapidement en fonction des possibilités de conservation qu’il a sur son lieu de consultation.
Concernant la deuxième dose, il s’agit ensuite de faire l’injection dans les 8 à 12 semaines avec un rendez-vous prévu auprès du médecin du travail qui a réalisé la première.
Pour ce qui est du coût de la vaccination, aucune charge financière supplémentaire n’incombe ni au salarié ni à l’employeur puisque le vaccin est fourni gratuitement par l’Etat et la vaccination fait partie de la cotisation versée chaque année au service de santé au travail.
D’après le ministère du travail, « en 2021, le Fonds National de l’Emploi-Formation accompagne les entreprises proposant des actions de formation concourant au développement des compétences de leurs salariés et structurées sous la forme de parcours ».
En effet, depuis janvier 2021, ce fonds vise, dans le cadre du la crise sanitaire, à aider des entreprises qui n’étaient pas concernées auparavant.
Comment mettre en place une formation prise en charge ?
Il s’agit tout d’abord pour l’entreprise de contacter son Opérateur de compétences pour préparer la demande.
Quelles entreprises, quels salariés et quelles formations concernés ?
Ce dispositif concerne toutes les formes juridiques d’entreprise même les associations mais seulement sont éligibles celles qui sont soit placées en activité partielle (classique ou de longue durée) et celle en difficulté.
Le niveau de prise en charge des formations par l'Etat dépend ensuite de la taille et de la situation de l'entreprise.
Prise en charge des formations - Ministère du Travail
Tous les salariés peuvent être éligibles au sein de ces entreprises exceptés ceux en alternance (apprentissage et professionnalisation) et qui sont en contrat court visant à se finir avant la fin de la formation ou souhaitant quitter l’entreprise.
De nombreuses formations et actions peuvent être prises en charge mais elle ne doivent pas excéder une durée de douze mois. Pour finir, le rapport insiste sur le fait que ces formations peuvent être réalisées pendant le temps de travail ou en dehors tant que le salarié est en accord avec ce choix.
Et voilà pour aujourd'hui ! Si vous voulez plus de news sur le marché du travail et Opentime, n'hésitez pas à vous inscrire à notre lettre d'informations.
Ce mois-ci, la team Opentime s'est intéressée au numérique au service des organismes à but non lucratif, un petit tour du sujet, ça vous dit ?
Les associations ont-elles besoin d'intégrer la technologie ?
Le numérique évolue chaque jour. Il permet à tous types d’organisme de se faire connaitre et de développer ses actions et projets plus efficacement. Les associations et autres organismes à but non lucratif n’échappent pas à la règle puisqu’elles intègrent aujourd’hui de plus en plus le numérique dans leur développement.
Selon une enquête de Recherches et Solidarité en 2019, le nombre d’associations en activité en France se situait entre 1,35 et 1,45 million. De ces diverses associations découlent des projets variés qu’il s’agit de développer du mieux possible.
Les associations doivent donc opérer aujourd’hui une véritable transition numérique en intégrant la dimension virtuelle et les nouvelles technologies de l’information et de la communication à leur fonctionnement.
Si les associations ne sont pas équipées c’est pour la plupart pour des raisons d’une mauvaise estimation des coûts. En effet, le numérique est devenu de plus en plus accessible s’il on sélectionne correctement ses objectifs et les outils pour les atteindre.
Pourquoi passer au numérique ?
Utiliser internet est un atout majeur aujourd’hui pour développer des projets. C’est un outil qui permet une coopération et une coordination entre les membres simplifiées ainsi qu'un recrutement d’éléments extérieurs plus rapide.
Le numérique joue sur plusieurs tableaux pour les associations. Il vous permet tout d’abord d’améliorer l'image et la notoriété de votre organisation. En effet, en termes de marketing et de communication, internet joue un rôle clé que ce soit en interne ou en externe.
La transition numérique d'une association peut également permettre de répondre aux enjeux majeurs de structuration de l'activité et de prise en charge des ressources d'une association.
Quels outils choisir pour une association ?
Site internet
Internet est avant tout un moyen de communication institutionnelle pour les associations. Il s'agit dans un premier temps de créer un site internet. Pour cela, vous avez à votre disposition de nombreux sites gratuits ou accessibles comme Nursit et Wix qui vous permettent de générer un site plus ou moins personnalisé.
Réseaux internes et externes
Pour renforcer votre présence via la communication digitale, il est évident que l'utilisation des réseaux sociaux est de plus en plus indispensable. Il faut toutefois sélectionner les réseaux qui correspondent au public de l'association : plus institutionnel pour Linkedin et plus personnel sur Instagram par exemple. Facebook reste le réseau privilégié des associations puisqu'il permet d'atteindre des personnes de tout âge dans leur utilisation personnelle des réseaux.
Il peut également être intéressant pour renforcer la coordination des membres de l'association de mettre en place un réseau social interne, encore plus en cette période de crise sanitaire où il est complexe de se réunir pour un projet commun. Ce type d'outil facilitera le travail collaboratif entre vos membres. Il peut ainsi s'agir de créer des groupes avec les adhérents actuels, les mécènes ou les anciens adhérents pour partager idées et avis.
Designs
Afin de rendre ces réseaux performants, vous ne devez pas hésiter à vous intéresser aux différents logiciels de conception graphique disponibles sur internet. Evidemment la suite Adobe est un outil performant mais qui demande une maitrise importante. Vous pouvez également utiliser le logiciel gratuit Canva pour réaliser des designs attractifs.
Gestion
Il faut toutefois constater que de trop nombreuses associations voient uniquement internet comme un outil de communication.
Mais attention, vous pouvez également vous en servir pour gagner en efficacité dans vos activités !
Un outil de gestion des temps et de l'activité peut vous permettre de structurer vos actions, de répartir les tâches entre les membres et de suivre les actions réalisées par chacun même à distance. Sur Opentime, chaque membre et/ou salarié-e se connecte via des identifiants personnels, pour y saisir les temps consacrés à chaque projet, ainsi que les congés, absences et déplacements.
Vous pouvez suivre l'évolution de votre activité et éditer à n'importe quel moment les reportings demandés par vos subventionneurs. Ainsi, vous pouvez anticiper les attentes de vos financeurs et suivre vos projets d'un coup d'oeil, grâce à une base de données rassemblant vos partenaires, projets, temps, frais, factures.
Comptabilité
À ces outils de gestion du temps et de l'activité, vous pouvez également ajouter des outils digitaux de gestion comptable comme Assoconnect qui permettent de suivre les finances de l'association.
Recrutement & évènements
Afin de renforcer l'ampleur des actions de l'association, HelloAsso pour obtenir des financements et des participants aux évènements ainsi que Benevolt pour faire appel à des membres bénévoles sur des missions ponctuelles sont des sites internet qu'il peut être intéresser d'intégrer à la transition digitale de votre association.
Alors, vous êtes partants ?
La technologie est donc aujourd'hui un vrai atout pour les associations puisqu'en plus des avantages qu'elle offre en termes de communication, elle améliore le fonctionnement de l'organisation au quotidien.
Les solutions développées à l’origine pour les entreprises sont adaptables aux associations qui ont finalement des problématiques en partie similaires.
Il s'agit donc de lever les freins qui bloquent les associations dans l'intégration du numérique : appréhensions des membres concernant le maintien des relations humaines et le prix des outils, manque de compétences et d'équipements... Ces freins peuvent être levés par une bonne étude du sujet ainsi que des formations, le marché offrant aujourd'hui des solutions flexibles.
L'avantage des services en ligne et des logiciels est également leur personnalisation. La team Opentime reste en effet disponible à tout moment pour s'adapter à vos exigences individuelles
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez plus d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider.
Pas de nouveautés ce mois... et non c'est une blague !
Le printemps pointe le bout de son nez, c'est bientôt l'arrivée des stagiaires en entreprise et chez No Parking ça veut dire encore plus de nouveautés pour les prochains mois.
Mais avant tout, voici ce que nous vous avons concocté durant le mois de mars :
Ajout d'un export pour les nuitées et pour les paniers repas
Ajout d'une colonne commentaire dans les exports du travail de nuit et du dimanche
Possibilité d'avoir la somme (par semaine) des nuitées et paniers repas dans l'onglet temps ainsi que de valider le temps en masse à l'aide d'un bouton
Ajout du centre de coûts et d'une date de début dans les exports des utilisateurs et des détails de temps
Dans la synthèse, mise en place de l'export en PDF
Dans le détail des absences, ajout d'un bouton Aujourd'hui pour revenir plus facilement à la date actuelle
Dans les feuilles de congés en version imprimée, ajout du nombre de jours posés
Mise en place d'un message d'erreur quand la saisie n'est pas complète
Dans le planning, ajout des horaires en première intention et mise en place de l'impossibilité de superposer deux périodes
Enfin, nous avons supprimé quelques bugs.
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !
Le printemps approche et par la même occasion la période de l’accueil des stagiaires en entreprise. Alors en 2021, comment accueillir au mieux vos stagiaires pour en faire de précieuses ressources ?
Les nouveautés de 2021
Il faut déjà noter que certains points ont évolué pour assouplir les conditions de stage depuis mi février 2021. En effet, de nombreuses entreprises ont décidé de ne pas accueillir de stagiaire ces derniers mois en raison des conditions particulières et de l’activité économique.
Certaines entreprises font par contre le choix de continuer de prendre des stagiaires mais il peut être compliqué de rendre le stage vraiment pertinent pour les étudiants en sachant qu’il sera majoritairement à distance et qu’il est donc difficile de se projeter.
Pour pallier à ce manque d’offres de stages, la circulaire du 15 février du ministère de l’enseignement supérieur rend possible les stages en distanciel en raison du télétravail intégral conseillé aux entreprises actuellement. Le stage peut également être réalisé dans des « domaines différents de ceux initialement prévus » afin d’éviter l’invalidité de certains cursus ce qui peut vous amener à recruter des profils plus variés.
On note aussi que le stage peut désormais être poursuivi si les employés sont mis en chômage partiel, au lieu de rompre le contrat comme cela a été beaucoup fait l’an passé au début de la crise.
Un stage en télétravail complet ou partiel
En période de crise sanitaire et de travail à distance, au delà de l’insertion, l’intégration des nouveaux entrants dans une organisation se complique également. En effet, l’apprentissage par mimétisme étant souvent primordial, il faut créer un lien entre les stagiaires et l’équipe d’une autre manière qu’en les rencontrant au bureau et éviter le décrochage des jeunes à qui il manque l’écoute des collègues pour réaliser leur travail.
Pour réussir à véhiculer de la proximité et de l’accompagnement lors de l’accueil des stagiaires, l’accueillir en présentiel au moins pour lui faire visiter les locaux et lui fournir des informations sur le fonctionnement de l’entreprise peut être un bon point.
Vous pouvez ainsi imaginer un parcours d’intégration spécifique pour les stagiaires qui intègrent l'entreprise en ce jour de visite avec les démarches pour obtenir le matériel professionnel ainsi que la présentation de l’équipe de travail en présentiel ou en visioconférence.
Créer et entretenir le contact
De tous les retours qui ont été fait ces derniers mois, s’il y a bien une chose qui manque en tant que nouvelle recrue au début comme dans la continuité de la période de travail, c’est le contact. Alors pour ça, chaque entreprise propose une solution différente.
On a ainsi vu naitre dans de nombreuses entreprises un principe de mentorat. Cette technique est encore plus pertinente dans le cadre de stages puisque les stagiaires sont demandeurs en termes de nouvelles connaissances que peut leur apporter ce parrain ou cette marraine.
Les moyens technologiques actuels permettent également d’entretenir très facilement le lien entre l’équipe et le stagiaire. En effet, utiliser Teams, Zoom pour des visioconférences ou Element pour communiquer au sein de l’équipe vous permet de fluidifier les échanges et donc de rendre votre nouvel arrivant opérationnel plus rapidement.
Utiliser Opentime peut être aussi un bon moyen d'assurer un suivi du stagiaire puisque vous pourrez lui fixer des tâches et suivre son avancement au travers de son suivi du temps.
Fournir différentes ressources
Pour répondre aux questions des nouvelles recrues, le rôle des documents d’accueil prend encore plus de sens en cette période.
Le livret d’accueil permettra ainsi au stagiaire d’éviter certains questionnements sur le fonctionnement de l’entreprise.
Il peut également être pertinent de préparer un carnet de mots de passe pour optimiser la mise en en place du stagiaire et un organigramme de votre entreprise pour remplacer le tour des bureaux !
Un stagiaire plus responsable ?
Depuis plusieurs années, beaucoup de responsables des ressources humaines considèrent se fier plus aux stages réalisés par les jeunes qu’à leurs diplômes. Les entreprises ont donc un rôle majeur à jouer dans l’évolution professionnelle des jeunes afin de les aider à construire leur projet professionnel.
En cette période complexe, il est également interessant de voir qu'en organisant bien cet accueil, on peut déceler de nouvelles compétences chez les stagiaires, celles d'être plus autonomes, indépendants et de s'intégrer à une équipe virtuellement.
Ainsi, selon un article du Journal du Net, « les entreprises qui arriveront à adapter leur besoin et leur processus de sélection aux nouvelles réalités du marché, augmenteront leur vivier potentiel de candidats sans pour autant perdre en exigence ».
Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles l'entreprise de distribution de gaz naturel GRDF. Embarqués dans l'aventure Opentime depuis 2012, ils reviennent avec nous sur ce parcours et leur utilisation actuelle du logiciel. J'ai eu le plaisir pour l'occasion de discuter avec Cécile Laroussiene qui travaille en accompagnement du pilotage gestion et logistique chez GRDF.
Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques phrases ?
« Je suis Cécile Laroussiène, je travaille depuis septembre 2006 chez GRDF en tant que consultante ».
Cécile travaille en appui au pilotage du domaine. Elle s’intéresse au nombre de jours des consultants tandis que d’autres équipes s’occupent des activités budgétaires.
« Je connais depuis très longtemps l’outil puisque avec deux autres personnes, je suis celle qui a fait entrer Opentime chez GRDF ».
Opentime c’est chez vous depuis quand ?
Opentime est en effet chez GRDF depuis 2012.
« A cette époque, nous avions de nouveaux besoins, on utilisait encore les CRA papier…C’est pas très pratique et pas très sécurisé ! Nous avons eu la visite de Monsieur Penet sur le site qui a présenté l’outil et alors on a embarqué sur l’utilisation d’Opentime ».
« Et puis on en est contents puisqu’on l’a toujours ! ».
Quelles sont vos habitudes digitales chez GRDF ?
Chez GRDF, le digital est beaucoup utilisé notamment à la DSI, ce n’est donc pas un problème pour utiliser et gérer Opentime.
Comment fonctionne Opentime chez vous ?
« Nous on travaille pour la DSI de GRDF. Chez GRDF, il y a plusieurs domaines, des très grosses équipes sur des secteurs particuliers au sein de la DSI (SIDC). Au sein de notre domaine il y a ensuite plusieurs équipes, qu’on appelle des pôles qui sont catégorisés en fonction de l’activité ».
On pourrait donc dire qu’il y a une vie Opentime globale au domaine et une vie propre aux différentes équipes dans l’instance GRDF et chaque entité est matérialisée dans l'outil Opentime pour plus de personnalisation.
Quelles fonctionnalités vous utilisez le plus sur le logiciel ?
GRDF utilise tout d’abord le module de temps du logiciel.
« Tous les mois on demande aux consultants externes de saisir leurs temps et activités sur l’outil Opentime. Cela nous permet ensuite de vérifier et contrôler ce qui a été saisi et on communique avec la comptabilité (logiciel spécifique à GRDF) pour facturer ce temps. Le gros de notre activité est donc la gestion des temps ».
Sur Opentime, Cécile s’occupe également de la configuration de l’instance pour les équipes. Il s’agit en effet de rajouter des profils, des ressources. Dès qu’il y a un problème administratif elle vient en appui.
Elle utilise également l’onglet Reporting pour connaitre ce qui a été fait sur différents critères et répondre à des questions comme « Quel valideur s’occupe de combien de ressources ? ».
GRDF utilise également Opentime sous un autre angle, le suivi budgétaire, pour gérer les projets.
Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?
« On avait créé il y a quelques années un PowerPoint avec un pas à pas simplifié pour indiquer la marche à suivre pour renseigner les temps et demander la validation. Quand une nouvelle ressource arrive, je créé le compte Opentime et j’envoie le mail avec ce PowerPoint pour m’assurer que la prise en main soit simple ».
Et vous comment vous le gérez au quotidien ?
« Avec mes collègues on est trois ou quatre administrateurs dont un qui s’occupe uniquement de la partie budgétaire. On s’est créé un mode opératoire d’administrateur. ».
Chaque entreprise a en effet des cas de figure un peu particuliers comme la mise en place de la délégation de validation qu’il convient de gérer en interne pour se faciliter la tâche.
« On a donc un super protocole que l’on suit, que l’on s’est créé et que l’on alimente tout le temps ».
Et quand vraiment ça ne va pas, s’il y a un bug surtout, Cécile n’hésite pas à contacter Ophélie par mail ou par téléphone pour avoir de l’aide.
Qu’est-ce-que vous pensez qu’Opentime vous apporte au quotidien ? Il est bien installé chez GRDF ?
« Il y a un an ou deux, il a été question de se séparer de cet outil pour des questions juridiques ».
Au final, une entente a été trouvée avec les autres instances en sachant que les informations étaient sécurisées sur le logiciel.
« Je me suis battue bec et ongles pour le garder car Opentime est simple et facile à utiliser ! »
En plus, Cécile considère qu’au fur et à mesure des années, elle a connu une montée en compétence dans la gestion du logiciel avec ses collègues et pour former d’autres personnes donc il aurait été difficile de repartir de zéro. Elle est donc ravie d’avoir pu garder Opentime comme outil de gestion.
Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?
« Très honnêtement, la façon dont il a été mis à notre disposition nous convient. Certains onglets ne sont pas utilisés mais très peu. Quelques petites améliorations pourraient éventuellement être faites mais avec la situation économique difficile en ce moment, ce n’est pas notre priorité ».
« En l’état actuel des choses, le logiciel nous convient donc totalement comme ça mais on ne s’interdit pas de le faire évoluer dans les prochaines années ».
Recommanderiez-vous le logiciel ?
« Bien sur, c’est un logiciel que je recommanderais tout à fait ! ».
Un mois de février sous le signe de la neige pour beaucoup, alors voici les nouvelles fraiches sur Opentime, en espérant que ça vous plaise !
Open'actu - février 2021
Avancées dans la gestion des tickets restaurant : ajout d'une option d'affichage dans les paramètres, affichage d'informations individuelles dans l'onglet informations, mise en place des commentaires par mois ou encore saisie des paniers repas dans la saisie des temps
Possibilité de supprimer ou déplacer un créneau en drag and drop dans le planning et ajout d'une colonne de total en bout de planning avec le temps théorique
Possibilité d'indiquer un motif de refus par rapport à une saisie des temps
Possibilité de dupliquer une semaine d’un lieu sur une période définie et sur plusieurs salariés
Mise en place d'une nouvelle interface de saisie au mois et ajout des nuitées dans la saisie des temps
Possibilité d'envoyer un mail automatique à un utilisateur quand son planning est modifié
Ajout du code de projet dans les exports Excel et d'un export consacré au prévisionnel
Ajout de contraintes sur les absences et de la prise en compte d'absences de type repos
Ajout d'annexes à la création de factures
Dans le survol des projets, ajout d'un filtre sur le projet et de la somme des temps réels et prévisionnels en bas de page
Possibilité de mettre en place une zone de signature sur les frais et les congés
Possibilité de tri des heures en fonction du nom du projet et de la date
Ajout d'un paramètre "code analytique" dans les entreprises
Avancées concernant le télétravail : vue en lecture seule du tableau télétravail, ajout des notions de télétravail, bureau et déplacement professionnel dans les informations des utilisateurs et possibilité de déclarer le télétravail lors du pointage.
Enfin, nous avons évincé quelques bugs.
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !
Utiliser un outil de CRM, c’est mieux gérer les besoins de vos clients, et vos réponses. Mais alors comment utiliser Opentime en tant que CRM ?
Un outil de customer relationship management est avant tout un outil indispensable pour gérer toutes les informations et les renseignements utiles dont vous disposez sur vos clients et prospects en les regroupant dans un lieu unique. C’est un outil très précieux puisqu’il permet d’optimiser la productivité du service client : il joue ainsi un rôle sur l’optimisation du suivi de l’activité et du chiffre d’affaires.
Un outil de CRM doit être bien organisé pour être réellement utilisable par les différents services de votre entreprise.
En effet, c’est un moyen qui a du sens pour bon nombre de services : le service marketing (amélioration du ciblage et des campagnes), le service après vente (personnalisation des échanges et des demandes clients), la direction (connaissance des clients pour une meilleure stratégie qui répond aux besoins) et le service commercial (meilleur suivi des demandes et de la satisfaction client pour répondre aux attentes).
En plus d’être organisé, c’est donc un outil qui doit être accessible par ces différentes parties prenantes en mettant le client au centre des démarches.
Mais alors, comment utiliser Opentime pour gérer les clients et prospects de votre entreprise ?
Première étape, ajouter un contact en précisant toutes les informations qui vous sont utiles notamment concernant l'entreprise et les moyens de le contacter.
Vous pouvez ensuite rechercher ce contact dans votre base de données en utilisant le filtre sur plusieurs critères : nom, entreprise, catégorie, fonction...
Ajouter un contact
Les évènements
Deuxième étape, créer un évènement lié à ce contact en complétant la fiche de rendez-vous aussi précisément que vous le souhaitez.
Vous pouvez indiquer le client et le projet concerné, les personnes concernées, la date et l’heure mais aussi des détails à la suite de l'entretien pour un suivi des demandes personnalisées.
Ajouter un évènement
Le calendrier
Troisième étape, vérifier que l’événement est bien dans le calendrier. Il apparaît dans le calendrier des utilisateurs et dans celui du projet concerné.
Calendrier des évènements
Au final vous serez capable de suivre chaque évènement lié à ce contact avec chaque modification au fur et à mesure, la traçabilité étant complète en cas de vacances, de départ, etc.
Et bien sûr vous pouvez en plus lier ces contacts avec les clients et les projets, ce qui permet un suivi fin du temps passé et une prise de contact simple et rapide.
Ajouter un accès invité pour les contacts clés
En ajoutant un plugin supplémentaire à Opentime, vous pouvez également créer un droit d'accès à l'interface Opentime pour vos contacts extérieurs.
Chacun de vos clients ou partenaires pourra ainsi être associé à un dossier et collaborer avec votre entreprise via son accès à l'interface Opentime.
Et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous avez des problématiques précises concernant la gestion du travail à distance ou d'autres questions.
Ce mois-ci, la team Opentime s'est intéressée au numérique au sein du secteur du droit, un sujet qui se développe de plus en plus aujourd'hui, un petit tour du sujet, ça vous dit ?
De quoi s'agit-il ?
En 2021 et depuis un certain nombre d’années désormais, le numérique et la technologie digitale occupent de plus en plus de place dans de nombreux secteurs. Un secteur qui en connait bien le développement est celui des professionnels de droit. En effet, de nombreux services sont aujourd’hui disponibles dans le domaine du droit pour aider les particuliers, consommateurs, entreprises, dirigeants de TPE et PME mais aussi les praticiens du droit.
La legal technology ou technologie juridique, née aux Etats-Unis, en est un exemple puissant. Les legal tech sont un ensemble d’entreprises, principalement des start up qui promeuvent des innovations numériques au service du domaine juridique.
Quel objectif ?
L’objectif des acteurs du numérique est ici avant tout d’automatiser le système en utilisant l’innovation de sorte que les compétences juridiques soient plus accessibles à tous, entreprises comme praticiens du droit.
En quoi le numérique est une valeur ajoutée pour les professions du droit ?
Le droit augmenté et le numérique en général c’est avant tout un gain de temps pour éviter aux professionnels du métier de perdre ce temps précieux dans des tâches chronophages qui ne leur apportent pas de réelle valeur supplémentaire. Les services étant en ligne, ils sont donc accessibles rapidement mais aussi à un moindre coût puisque certaines legal techs proposent des services gratuits et d’autres à un prix avantageux, l’IA étant utilisée pour réaliser automatiquement les documents juridiques.
Concernant la legal technology, l’idée est également de faciliter l’accès à des sources fiables avec des compétences véridiques.
Comment cela fonctionne ?
Que ce soit les services numériques en général ou plus précisément la legal technology, le fonctionnement est le même, la personne se rend sur une plateforme internet et sélectionne la prestation dont elle a besoin ou le service qui peut lui être utile.
Dans la legal tech, il s’agit ensuite de remplir un formulaire qui aide à compléter automatiquement les documents nécessaires à la prestation souhaitée grâce à un algorithme de génération documentaire.
Ainsi, les legal techs proposent différentes procédures dématérialisées comme la rédaction d’un contrat de vente ou d’autres contrats ou actes, les documents nécessaires à la création d’une entreprise en ligne...
On peut aussi y trouver une assistance en ligne et dans certains cas la mise en relation avec un avocat pour vérifier les documents créés et éviter un risque de contentieux en cas de mauvaise réalisation.
Des exemples de logiciels numériques utiles en droit ?
Il existe de nombreuses start ups numériques qui peuvent être un plus pour le secteur juridique. Rien que dans la legal technology on compte plus de 230 start ups en France.
Si vous souhaitez gagner du temps, la team Opentime vous conseille ainsi de choisir :
Un outil d’aide à la création d’entreprise comme Statutenentreprise ou Legalstart
Un outil d’automatisation de la rédaction et de gestion des documents comme Paprworlk, entreprise de l'écosystème lillois
Un outil de gestion des temps et de l’activité comme Opentime
Avec Opentime, il est possible de suivre le temps passé sur chaque affaire pour la bonne gestion du cabinet ainsi que les nombreux contacts et évènements du cabinet en une seule interface. Vous pouvez également générer automatiquement en quelques clics factures et devis et suivre votre activité.
Un outil de droit du travail et de gestion des documents juridiques comme Lumio et Lecontratdetravail.com
Un outil de résolution des litiges comme Justice Express
Un outil de gestion des tâches ou kanbans comme Opentime
L'avantage d'un outil de gestion des tâches est principalement d'organiser son temps sans en perdre. Vous pouvez ainsi diviser votre charge de travail, la répartir entre les différents membres du cabinet et gérer les tâches d'équipe rapidement.
Il existe également des outils de création de site internet pour réaliser un site à moindre coût qui mette en valeur votre activité (Wordpress, Wix, Jimdo…) qui peuvent vous être utiles !
Alors, vous êtes partants ?
La technologie est donc aujourd'hui un vrai plus dans le secteur juridique comme dans de nombreux secteurs. L'avantage des services en ligne et des logiciels est également leur personnalisation. La team Opentime reste en effet disponible à tout moment pour s'adapter aux exigences individuelles de nos clients puisque l'écoute de vos besoins est notre spécialité !
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez plus d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider.
Comment se passe ce début d'année pour vous ? Nous, on pense à vous !
Retrouvez ci-dessous les nouveautés développées par la team Opentime rien que pour vous le mois dernier.
Amélioration de la mise en page des factures
Mise en place d'un lien entre la direction et le département dans les préférences utilisateurs
Amélioration des exports PDF de compte rendu d'activité
Archivage automatique d'un utilisateur avec la mise en place d'une option "date de sortie"
Envoi de notifications si modifications sur le planning sur l'application Android
Amélioration de l'affichage du détail des jours de récupération
Révision de l'option "page par défaut" dans les préférences utilisateur
Possibilité de filtrer les projets qui apparaissent dans les comptes rendus d'activité
Amélioration du message d'erreur de dépassement de saisie pour les utilisateurs
Mise en place d'un blocage de demande de validation si les dates ne sont pas cohérentes
Possibilité de réinitialiser la validation, d'afficher les demandes de validation et de les enregistrer
Mise en place d'un planning du temps prévu et du temps disponible et adaptation du planning à la quinzaine
Mise en place de la gestion des titres-restaurant
Nous en avons aussi profité pour supprimer un petit florilège de bugs remontés par vos soins.
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !
Louis a fait son stage de début de cycle Epitech au sein de No Parking en développement web. Il a ainsi fait partie de la team Opentime pendant près de 6 mois. Maintenant que son stage se termine, on lui pose la question suivante : c'était comment l'aventure Opentime ?
Alors déja Louis, commençons par l'essentiel, qui es-tu et que fais-tu comme études ?
« Je suis à Epitech, en 2e année d'ingénierie dans les technologies de la communication », une formation pour devenir développeur.
Quel est le métier qu'il te plairait de faire plus tard ? Dans quel domaine ?
« Ce que j’ai fait à No Parking me plait beaucoup. J'aimerais maintenant découvrir ce qui se situe à plus bas niveau dans le monde du web, plus au niveau logiciel ou embarqué comme dans les voitures »
Louis s'intéresse pas mal à l'internet des objets, plus proche de la machine et avec moins d'échelons alors que dans les logiciels comme Opentime, PHP fait beaucoup de chose, sans compter la base de données ou le navigateur qu'il faut aussi prendre en compte.
Qu’est ce que tu as fait pendant ce stage ? Tu as travaillé sur quoi ?
« J'ai travaillé en grande partie sur du débuggage et de l’amélioration d’Opentime en fonction des besoins des clients énoncés par Ophélie, Perrick ou toi, Chloé ».
Ce que Louis a trouvé de plus intéressant comme tâche est celle d'améliorer Lozeil, un outil de comptabilité développé en interne car cela lui a permis d'explorer des points et des techniques qu'il ne connaissait pas encore.
Quel est ton apport à No Parking et a son activité ?
« Je pense que j'apporte un gain de temps ».
Pour Louis, sa présence a permis à Laury, Perrick, Matthieu et Jeff de travailler sur d'autres sujets, notamment par exemple sur Lozeil, ce sont des activités qui prennent du temps et sa présence à été d'une grande aide !
Qu’est ce que tu penses avoir appris en stage ici ?
« J'en ai appris plus sur la méthode de travail en entreprise et surtout celle qui est en place ici avec le fonctionnement des kanbans, des différents stades de réalisation d'une tâche, le chemin parcouru... »
Le fonctionnement en lean management fait en effet une vraie différence pour qui ne le connait pas !
« J'ai aussi pu voir comment on travaille dans une entreprise, avec plutôt un environnement Start up, c'était cool, tout le monde est cool ici ».
Est-ce-que tu vas continuer à utiliser ton expérience ici pour la suite ?
Louis pense pouvoir réutiliser notamment son expérience en organisation du travail avec le fait de diviser chaque tâche en petites tâches et de s'en tenir aux besoins réels.
« J'ai également appris en rigueur au niveau des tests, le fait d'ajouter tous ces tests pour chaque chose ! On sait quand ça bug, on repasse sur tout, etc. ».
« J'ai appris pas mal de choses sur l'amélioration globale en PHP, les bases du Machine Learning et comment améliorer le fonctionnement d'un logiciel de manière générale ».
Merci Louis pour ton retour et bonne continuation ! Et vous, un stage chez No Parking pour suivre l'évolution d'Opentime, ça vous botte ?
Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles certaines business units de la multinationale française Veolia. J’ai pu rencontrer il y a quelques semaines Thierry Quesneau, responsable du contrôle des ressources opérationnelles dans l’entreprise de services de gestion d’eau, de propreté et de services énergétiques (Veolia IST).
Opentime c’est chez vous depuis quand ? Et ça a été mis en place depuis que vous êtes là ?
« Ce compte a été créé en 2018, mais ça n'était pas moi au début, je l'ai repris en septembre 2019. La gestion des temps est un sujet que j'ai déja beaucoup travaillé chez Veolia sur d'autres systèmes, mais sur Opentime j'ai travaillé pour définir un certain nombre de choses sur la façon d'utiliser le logiciel. Il y a eu beaucoup d'évolutions de faites à partir de la version de base ».
Comment se passent ces développements ? Ces nouveautés que vous ajoutez ?
« No Parking c'est une petite boite, on a de très bons rapports, notamment parce qu'il y a une excellente réactivité ».
Monsieur Quesneau travaille surtout avec Laury, développeuse et Ophélie, customer success manager de la team Opentime.
« Ça se passe très bien et on a réalisé beaucoup d'améliorations, le logiciel à beaucoup évolué, il s'est complexifié un peu à cause de l'activité puisqu'on manipule beaucoup de projets informatiques ».
En effet, Opentime est un logiciel qui a la force d’évoluer en fonction des besoins de nos clients s’ils sont réalisables. Avez-vous quelques exemples de nouveautés sur votre instance par rapport à la version basique d’Opentime ?
« Nous sommes un organisme très matriciel. Ce qu'on a mis en place c'est donc une validation à deux étapes ».
L'idée est que lorsqu'une personne travaille par activité, elle est pilotée par sa propre équipe ou une autre équipe. Il y a donc, sur leur instance, une validation des temps d'une part par le responsable de l'activité et d'une autre par le manager.
Ce logiciel est « essentiel dans le travail de l'administrateur pour suivre ce qu’il se passe et pour les managers pour avoir un bon suivi ».
Beaucoup d'autres choses on été ajoutées comme la création d'un graphique qui permet de challenger les équipes dans la rapidité de la saisie des temps. La notion de suppléance à également été concrétisée avec la possibilité de se faire remplacer en tant que manager afin d'approuver les activités, temps et congés durant une période de congés.
Un autre point important qui a été concrétisé dans Opentime est le compte rendu de prestation mis en place pour pallier aux délits de marchandage avec les personnels externes. Le document qui ressort de cette mise en place est envoyé automatiquement à la société, aux fournisseurs et au manager pour un suivi efficace.
« C’est un véritable gain de temps et ça a été totalement intégré à Opentime sous format presque identique à ce que j'avais imaginé il y a quelques années ».
Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?
A Veolia, les besoins sont variés et ils évoluent à travers le temps. Thierry Quesneau réalise donc une liste de ses besoins sur une période avant d’en parler avec Perrick ou Laury.
Une nouvelle demande qu'il va réaliser prochainement concerne le fait de pouvoir avoir un filtre rapide en haut à gauche de la page liste des utilisateurs. C'est un filtre de trigramme ou de nom qui doit être intelligent et qui reconnaitrait l'un ou l'autre en fonction du nombre de lettres saisi.
Thierry Quesneau insiste sur le fait que lorsque des améliorations sont demandées, il faut toujours faire attention que ça ne pénalise pas les performances du logiciel.
Et pour ce qui change, vous faites des formations à vos collaborateurs ?
« Pour tout ce qui est création d’activité seulement moi ou deux de mes collègues sont concernés donc les explications sont relativement rapides ».
Au niveau des utilisateurs, il s'agit par contre de changements sur la saisie des temps donc cela demande bien sur quelques explications.
Recommanderiez-vous le logiciel ?
« J'en suis très content, ce logiciel marche bien, il a une bonne réactivité aux problèmes et au développement » et « je recommande fortement le produit ».
Comme tout logiciel, Thierry Quesneau note qu'il faut qu'il soit encore plus testé avec des tests fonctionnels de cohérence dans la globalité du logiciel avant de mettre en place une nouvelle fonctionnalité pour que ce soit parfait même si c'est déja très satisfaisant de ce côté-ci.
Veolia IST a ainsi conseillé Veolia VWT qui utilise déja Opentime à développer une version plutôt similaire à celle développé en partenariat avec Monsieur Quesneau puisqu'ils ont des besoins proches.
Quelles sont vos habitudes digitales en entreprise ? Vous utilisez beaucoup internet et l’outil informatique chez Veolia ?
« J'ai fait du développement pendant assez longtemps alors c'est quelque chose qui me parle beaucoup, mais un truc difficile à faire comprendre dans Opentime pour les équipes c’est surtout qu’après avoir saisi les temps il faut demander la validation. Et beaucoup oublient ou ne pensent pas à cette deuxième partie ».
Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ? Quelles fonctionnalités ?
Veolia IST utilise uniquement le module de suivi de temps, pas celui de suivi de projet même s'il pourrait être amené à servir.
Est ce que vous pensez l’utiliser de plus en plus ?
Selon Thierry Quesneau, ils seront amenés à l'utiliser toujours plus car il y a toujours plus de manières de le rendre plus précis. Aujourd'hui par exemple, il est capable de représenter la vue matricielle par une analyse d'Opentime via Google Data studio.
La team Opentime remercie chaleureusement Thierry Quesneau pour sa fidélité, son implication et cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers Opentime. Nous sommes ravis de continuer avec vous cette aventure Opentime !
En ce premier mois de l'année 2021, il se passe pas mal de choses sur Opentime pour que vous puissiez planifier votre année. Comme promis, la team Opentime vous a donc fait un récap' des manipulations qui pourraient vous aider.
Mettre à jour l'arborescence de saisie et archiver l'ancienne
Il est possible que vos projets varient d'une année sur l'autre ou que vous débutiez de nouveaux projets en début 2021. Pour cela, n'oubliez pas de mettre à jour votre arborescence afin que vos collaborateurs rentrent leurs temps sur les bonnes versions des projets et les bons projets. Rendez-vous pour cela dans les sous-onglets Clients et Projets de Configuration.
Vous pouvez supprimer des projets en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer dans la liste déroulante en bas à gauche. Si vous avez débloqué l'option de statut du projet, vous pouvez archiver un projet en changeant son statut . Vous pouvez également ajouter vos nouveaux projets et clients grâce au + vert en haut à gauche de chacune de ces pages.
Si vous souhaitez faire évoluer en masse de nombreux projets et clients de votre arborescence, n'hésitez pas à nous contacter directement par mail ou téléphone, nous nous ferons un plaisir de vous aider.
Charger les jours fériés
Si vous ne l'avez pas fait fin 2020, vous pouvez charger les jours fériés de l'année 2021 en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. Indiquez alors l’année concernée puis cliquez sur Ajouter automatiquement et ensuite pensez à appuyer sur le bouton Mettre à jour afin d'appliquer ces jours fériés à toutes vos équipes.
Mettre à jour le plan de charge
Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, pensez à bien mettre à jour votre plan de charge via le sous-onglet Plan de charge de Gestion de projet. En complétant ce plan de charge avec les heures prévues pour chaque collaborateur, projet et client, vous aurez la possibilité de réaliser une analyse plus fine de l'avancement de votre projet en comparaison au prévisionnel.
Réaliser différentes analyses de l'activité
L'onglet Reporting peut vous aider à commencer l'année sur de bonnes bases en réalisant différentes analyses de l'activité sur la période précédente. Pour cela, vous trouverez les sous-onglets Exports Excel, Compte-rendu d'activité, Synthèse et Rapport. Le compte rendu d'activité vous donnera simplement le détail des temps pour chaque salarié alors que générer une synthèse vous permettra d'obtenir les temps par collaborateur et projet ou activité.
Générer un rapport vous permettra une analyse plus détaillée notamment en termes de congés ou par métier. Vous pouvez pour finir réaliser divers exports Excel afin de faire sortir des informations de votre instance Opentime sous forme de tableaux Excel.
Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances notamment sur l'avancement de vos projets.
La team Opentime vous remercie encore pour cette année passée à vos côtés et vous souhaite une belle année source de réussites.
N'hésitez surtout pas à nous contacter par mail ou téléphone si ce petit récapitulatif n'a pas répondu à toutes vos questions pour commencer 2021 en beauté !
Toute la team Opentime vous souhaite tout d'abord une très belle année pleine d'innovations et de réussites. Pour commencer l'année dans les meilleures conditions, nous avons ajouté quelques nouveautés à Opentime au mois de décembre que vous pouvez retrouver ci-dessous :
Réorganisation de l'onglet reporting
Mise à jour du survol projet
Amelioration de la version mobile avec l'affichage des archives des tickets et l'amélioration des préférences sur la pointeuse
Amélioration de la sélection dans les groupes de métiers
Affichage des affaires dans les onglets synthèse et rapport
Possibilité de dupliquer des absences d'un mois sur l'autre
Ajout d'une option de changement de statut sur les projets
Ajout d'un bouton pour créer une tâche sur la page planning collaborateur
Début de la mise en place d'un module de gestion des tickets restaurant
Amélioration de l'impression des notes de frais
Possibilité de paramétrer des lieux pour le planning
Affichage des détails de refus et validation sous les saisies de temps
Nous en avons aussi profité pour évincer quelques bugs.
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !
L'année 2020 a été marquée de péripéties et il est temps de la clôturer. Alors si vous ne l'avez pas encore fait, voici une liste des actions que vous pouvez faire sur Opentime pour recommencer l'année en beauté !
Et pas d'inquiétude, la team Opentime vous fera un autre récap' des actions à faire en début d'année dès que 2021 aura pointé le bout de son nez.
Pour vous aider dans votre bilan de fin d'année
N'hésitez pas à utiliser les exports directement via votre instance Opentime. Pour cela vous pouvez vous rendre dans le sous-onglet Exports Excel directement disponible dans Reporting.
Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances pour calculer des informations clés comme le restant à facturer ou le produit constaté d'avance en fonction des avancés de vos projets au 31 décembre.
Pour vous aider dans le bilan des temps
En cette fin d'année, vous pouvez figer les temps si vous souhaitez faire un bilan par projet, client ou activité des heures réalisées par les utilisateurs.
Vous devrez alors forcez les dates de validation de chacun de vos collaborateurs. Pour cela, vous pouvez passer par l'onglet temps et valider semaine après semaine les grilles à partir de la dernière semaine validée. Pour aller plus rapidement, vous pouvez également vous rendre dans le sous-onglet Utilisateurs de Configuration et modifier la date de dernière validation directement dans les fiches utilisateurs de chacun ce qui figera le temps avant cette date.
Vous pouvez également réaliser un rapport ou un export Excel des congés de l'année 2020 si vous souhaitez en avoir un aperçu via l'onglet Reporting.
Les jours fériés 2021
Pour finir, vous pouvez charger les jours fériés de l'année 2021 en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. Indiquez alors l’année concernée puis cliquez sur Ajouter automatiquement et ensuite pensez à appuyer sur le bouton Mettre à jour afin d'appliquer ces jours fériés à toutes vos équipes.
Nous vous souhaitons à tous une très bonne dernière semaine de 2020 !
Les tickets restaurant sont peut-être intégrés depuis longtemps dans vos entreprises respectives mais chez nous c’est un vrai sujet d’actualité : comment vous facilitez la vie en intégrant leur gestion dans Opentime l’année prochaine ? Voyons cela ensemble 😉
Alors déja, les titres restaurant c’est quoi ?
Selon l’URSSAF, le titre-restaurant est un « titre spécial de paiement des repas remis par l’employeur au salarié ». C’est une prestation cofinancée par l’employeur et l’employé souvent mise en place dans les entreprises qui ne possèdent pas de service de restauration interne au lieu de travail.
Quelles sont les règles de leur mise en place ?
La mise en place des titres-restaurant se fait par décision unilatérale de l'employeur ou du comité d'entreprise, mais certaines règles encadrent sa mise en place.
Ainsi, un seul titre restaurant peut être attribué par jour de travail et uniquement si un repas est compris au sein des horaires de travail. Il n'y a pas de titre restaurant quand le salarié est absent quel que soit le type d’absence.
C'est l'employeur qui choisit la valeur faciale du titre-restaurant dont il finance une partie et son pourcentage de prise en charge compris entre 50 et 60%.
Il existe pour finir un principe d’égalité dans lequel on estime que les titres restaurants doivent être accordés de manière égalitaire entre les salariés d’une même entreprise.
Quelles sont les règle de leur utilisation ?
L’utilisation de ces tickets est limitée à 19 euros par jour et par personne quel que soit son format et à la consommation d’un repas, de préparations alimentaires directement consommables et de fruits et légumes. Ils sont nominatifs et peuvent être utilisés uniquement dans le département de travail de l’employé ou des départements limitrophes à l’exception des salariés qui seraient amenés à être en déplacement. Utilisables un an, ils doivent être rendus si non utilisés dans les 15 jours qui suivent la fin pour en avoir des nouveaux pour l'année suivante.
Pourquoi les entreprises les ont mis en place ?
Le ticket restaurant est avant tout un avantage social, il permet de manger à moindre coût. Pour les salariés c’est en effet un complément de salaire avantageux puisqu’il est non imposé et pour les entreprises c’est un dispositif attractif notamment en termes de fiscalité et qui valorise la marque employeur.
Quel type de tickets restaurant choisir ?
Dans un premier temps il existe seulement quatre fournisseurs agréés de ces tickets restaurants que sont Natixis, Accors Services, Chèque Déjeuner et Sodexho.
Les tickets restaurants existent également sous plusieurs formes, notamment le format papier, classique et différents formats plus ou moins dématérialisés avec une carte ou sur le portable du salarié. La différence fondamentale entre ces différents formats est le fait qu’avec un ticket restaurant, le commerçant ne rend pas forcément la monnaie si le montant à payer est inférieur, il n’a aucune obligation de faire un avoir. Alors qu’avec les formats dématérialisés, le salarié est débité uniquement de la somme à payer !
Et le coronavirus ça change quoi ?
La crise sanitaire amène à des changements de partout, et les tickets restaurants ne sont pas une exception. Ainsi, le montant maximum des titres restaurant a été remonté à 38 € par jour, s’ils sont utilisés dans des restaurants, des hôtels-restaurants ou des débits de boissons assimilés à ceux-ci. Ils sont aussi utilisables les jours où ils ne l’étaient pas auparavant comme les jours fériés ou les week-end.
Deux autres mesures ont été mises en place plus récemment : l’utilisation des titres restaurant en click and collect et pour les livraisons ainsi qu’une prolongation de leur validité après la date indiquée sur le titre (jusqu’en septembre 2021 pour la plupart).
Comment sont-ils gérés ?
Que les tickets soient en papier ou non, il faut les gérer et ce n’est pas une mince affaire !
Vous nous avez fait quelques retours en tant que clients d’Opentime sur votre gestion. En effet, chacun décide de la manière dont l’attribution est gérée tant qu’elle est égalitaire entre les salariés.
Ainsi, par exemple dans la fédération CINOV, les titres restaurants sont gérés d’un mois sur l’autre. Chez un autre de nos clients, un réajustement est réalisé à chaque fin d’année au niveau des jours d’absence et autres différences d’attribution.
Pour finir, l'association régionale Afipar fonctionne à l'aide d'un tableau avec le nombre de jours ouvrés pour chacun des salariés permettant de commander directement la bonne quantité de titres restaurant pour l'année. Aucun titre restaurant n’est compté au mois d’août pour compenser les 5 semaines de congés payés par an et ils sont réajustés ensuite pour les absences.
Vos quelques retours nous ont ainsi permis d’avancer doucement vers une idée de la gestion des tickets restaurants sur Opentime qui serait la plus simple, mais nous avons toujours besoin d’en savoir plus alors n’hésitez pas à nous envoyer un message ou à nous téléphoner 😉
2020 a été très spéciale, c’est le moins qu’on puisse dire ! Mais l'année touche à sa fin et il est temps de mettre les collaborateurs à l’honneur. Comment réussir les différents entretiens de bilan en cette fin d’année chaotique ?
La team Opentime vous donne ses conseils pour des entretiens de fin d’année réussis !
Il existe deux types d’entretien de fin d’année : l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel.
L’entretien annuel d'évaluation
L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire mais fortement conseillé. Aujourd’hui, il devient un incontournable pour le salarié qui peut présenter ses attentes et ses envies comme pour l’entreprise qui obtient entre autres un bilan de l’accomplissement des objectifs et un ordre d’idée de la motivation des collaborateurs.
C’est un entretien qui peut être un peu moins formel que l’entretien professionnel avec un format plus collaboratif, même en visio-conférence, ce système ne devant pas réduire les possibilités d’échanges cordiaux entre le salarié et son supérieur.
Quels objectifs pour l’EAE ?
L'EAE a pour premier objectif de faire un bilan de l’année, de discuter des objectifs atteints et de fixer ceux pour la période à venir. Il permet aussi pour l’entreprise d’avoir un retour sur le fonctionnement de l’organisation, des suggestions ou des souhaits de l’employé. Pour finir, il permet de discuter de sujets comme la formation, les objectifs futurs, les souhaits d’évolution ou le rythme de travail sans attendre l’entretien professionnel.
Comment se prépare-t-il ?
Le collaborateur doit remplir un premier questionnaire de son côté, l’envoyer à son supérieur qui émet des remarques et le retourne. Ce questionnaire permet un premier échange qui introduit l’entretien et place les grandes ligne, polémiques ou non !
S'il est nécessaire pour les deux parties de s’y préparer, il ne doit toutefois pas être le moment de découverte de nouveaux éléments comme un nouveau projet de vie du collaborateur puisqu’il doit y avoir des conversations continues entre collaborateur et manager toute l’année pour que la relation soit prospère.
Bon à savoir :
Si l’employeur décide de mettre en place les EAE, il doit le faire pour tous ses employés.
L’entretien professionnel
Consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualifications et d’emploi comme une promotion professionnelle, un changement de poste, une augmentation de ses responsabilités (article L6315-1 du Code du travail), cet entretien est quant à lui obligatoire pour toute entreprise et doit avoir lieu tous les deux ans.
Ce n’est pas une évaluation de la réalisation des missions et des objectifs comme l’entretien annuel mais plus une conversation quant aux objectifs de progression du salarié.
Il est accompagné tous les 6 ans d’un récapitulatif du parcours professionnel du salarié pour s’assurer que certains points ont bien été validés dans les 6 ans. Il s’agit d’avoir bénéficié d’au moins une formation, d’un des éléments de certification professionnelle et d’une progression (salariale ou professionnelle).
Quels objectifs pour l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel a pour objectif principal de faire le point sur les formations suivies sur la période, les certifications obtenues et les compétences mises en avant par le salarié. Il peut permettre d’évoquer les projets des deux parties : en termes d’évolution, de changement pour le salarié et en termes de projets ou besoins en nouvelles compétences pour l’entreprise.
L’entreprise doit obligatoirement profiter de cet entretien pour informer le salarié de sa capacité à utiliser son compte professionnel de formation.
Comment se prépare-t-il ?
Le collaborateur doit lister différentes choses avant ce rendez-vous (missions, compétences, projet professionnel, besoins…) et réunir les documents nécessaires au bilan de la période effectuée. Il peut aussi recourir gratuitement à des services de conseil en évolution professionnel. L'entreprise le prépare quant à elle en faisant le point sur les obligations validées par le salarié.
Bon à savoir :
Tous les salariés après deux ans d’ancienneté doivent avoir le droit à cet entretien quel que soit leur contrat même un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. L’autre cas qui entraine l’entretien professionnel est celui des salariés qui reprennent leur activité après une longue période d’interruption telle qu’un congé maternité, sabbatique, maladie de plus de 6 mois…Depuis le 1er janvier 2019, le salarié peut pour ce cas décider que l'entretien professionnel se déroule à une date antérieure à la reprise de poste.
Si aucun entretien n’est réalisé dans les 6 années ou qu’aucune formation n’a lieu, il n’y a pas de sanction prévue par la loi pour les entreprises de moins de 50 salariés mais pour celles de plus de 50 salariés, le salarié doit être crédité de 3000 euros. Toutefois, à cause de la crise sanitaire, les entretiens tous les 6 ans qui devaient avoir lieu à compter du 12 mars 2020 ont été reportés au 1er janvier 2021 et les sanctions suspendues jusqu’à cette date.
Comment réussir ces deux entretiens ?
Il est important que les deux parties se préparent en prévoyant le rendez-vous avec une certaine avance.
Vous pouvez vous servir des exports Opentime pour faire un point avec le collaborateur sur les missions et projets réalisés et le temps passé sur chacun d'entre eux.
Si l’entretien a lieu par écrans, il vaut mieux favoriser la visioconférence que la conférence téléphonique pour éviter des incompréhensions. En effet, un message comprend une grande part de communication non verbale notamment au travail et celle-ci sera plus facile à déceler avec la visioconférence.
Il faut créer pour chacun le meilleur espace pour la réalisation de l’entretien en particulier en visioconférence, chacun doit être dans un espace qui le met à l’aise.
Il peut être bien pour l’employeur de partager une trame de l’entretien pour prévoir le temps passé sur chaque sujet surtout en visioconférence pour ne pas perdre le salarié.
Il faut impérativement garder des traces écrites (obligatoires pour l’entretien professionnel) pour permettre un meilleur suivi dans la durée.
Intégrer de nouveaux éléments comme l’autonomie, la confiance, les apprentissages, la créativité à votre l’entretien annuel d’évaluation peut permettre à chacun d’aller plus loin dans sa réflexion.
Il peut aussi être pertinent d'intégrer des éléments en rapport avec la situation actuelle notamment des questions sur le bien-être, le télétravail, les objectifs qui ont été avortés et ceux qui se sont créés en période de crise…de nouvelles perspectives naissent peut-être ?
Pour éviter de faire une erreur au niveau des suivis des différents entretiens, il est possible d'indiquer dans Opentime la date du dernier entretien dans le profil de chaque utilisateur. Nous espérons que ces conseils vous aurons été utiles pour réussir des entretiens sereins et performants !
Pas encore de neige à l'horizon mais nous voila bien en décembre, et avant l'arrivée du Père Noël, voici les nouveautés d'Opentime pour le mois de novembre.
Possibilité d'exporter le planning PDF au mois
Ajout de l'export Excel pour les types de contrats
Passage des tâches en pop-in pour une meilleure visibilité et ajout de différentes fonctionnalités
Ajout des centres de coûts
Mise en place de la fonctionnalité de compte rendu d'activité dans toutes les versions du logiciel et ajout d'un filtre utilisateur sur la vue globale du compte rendu
Amélioration des fonctionnalités de pointage avec une meilleure prise en compte autour des temps de pause
Activation automatique du paramètre de télétravail à l'ouverture d'un compte
Mise à jour de l'onglet Reporting
Meilleure prise en compte des jours fériés à la création d'un nouvel utilisateur
Ajout de paramètres de filtre pour les projets et les heures dans l'API
Enfin, nous avons corrigé quelques bugs qui passaient par là.
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !
Nous sommes heureux de compter parmi nos nouveaux clients Promotion Santé Normandie. Nous les remercions pour la confiance qu'ils nous accordent en rejoignant l'aventure Opentime !
Promotion Santé Normandie, c'est qui ?
J’ai eu la chance de discuter il y a quelques jours avec Christelle De Souza, attachée de direction de Promotion Santé Normandie, l'instance régionale d'éducation et de promotion de la santé de Normandie (IREPS Normandie). Cet organisme a pour finalité de contribuer à l’amélioration de l’état de santé globale de la population. Il est né en 2019 de la fusion des IREPS de Haute et Basse Normandie.
Quel était votre besoin ?
« Avant nous avions un tableau Excel avec une feuille qui suivait toutes les activités de la structure. Comme nous avons fusionné en février 2019, c'était le moment de se réorganiser, surtout que les tableaux croisés dynamiques, c'est parfois complexe et ça peut amener à des erreurs de calcul ».
« Nous n'avions pas non plus de logiciel de suivi des congés.
De plus en plus nous devons apporter des chiffres précis, des données claires pour justifier nos dépenses et pour ça il y avait besoin d'un bon suivi. »
Comment avez-vous trouvé et choisi Opentime ?
Le bouche-à-oreille ! « Nous sommes en lien régulier avec d'autres IREPS qui nous on mentionné à plusieurs reprises dans des échanges l’idée d’Opentime pour gérer les temps de travail des équipes. »
« Trois structures ont été prospectées et Opentime est ressortie du lot car le logiciel correspondait mieux au besoin. Déjà vous travaillez avec des IREPS donc nous étions surs que vous connaissiez nos problématiques et nos besoins. »
Comment s'est passée la mise en place d'Opentime ?
Selon l'attachée de direction, la mise en place a débuté cet été mais le traitement sur Excel étant un peu chaotique auparavant, elle a demandé un peu de temps. Au sein de l'organisme, Opentime est réellement en place et utilisé depuis le 1er octobre.
Et la prise en main, facile ?
« La prise en main est assez facile même s’il faut bien connaitre le sujet, s’y intéresser. Mais Ophélie du SAV est très réactive. Dès qu’on a un problème, un souci, on l’appelle. J'ai fait un tuto à mes collègues pour les notes de frais. Ils les faisaient une par une et ça ne facilitait pas la tâche alors j'en ai parlé à Ophélie, qui m'a expliqué et j'ai pu faire un tuto. »
Si vous avez une question qui vous parait assez classique, n'hésitez pas également à consulter le centre d'aide qui est alimenté régulièrement par les questions fréquentes ! Vous utilisez beaucoup de digital dans l’entreprise ?
« Oui, on utilise beaucoup internet et l’outil informatique dans la structure donc ça n'est pas un souci pour nous. Mais on est quand même dans un secteur où parfois il y a une certaine réticence au changement, comme partout et on craignait qu'instaurer une nouvelle façon de faire soit compliquée. »
« Au final, pour l'instant je n'ai que des remontées positives à la mise en place d’Opentime. Chacun ne voit que ce dont il a besoin sur le logiciel et n'est pas perdu. »
Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?
« La facilité. » L'organisme utilise principalement Opentime pour les absences et les temps ainsi que le processus de notes de frais.
« J'ai commencé à saisir les plans de charge et je vais m'intéresser prochainement aux bilans et à la façon dont je peux lier Opentime au logiciel comptable. »
Ah oui, grâce aux imports et aux exports, vous pourrez communiquer entre les deux logiciels. Que souhaiteriez-vous améliorer au vu de votre utilisation actuelle ?
« Ce qui manquait selon nous quand on a découvert Opentime c’était la gestion des tickets restos mais nous en avons parlé à Perrick. »
En effet, c'est en projet, nous cherchons à mettre ça en place pour 2021 ! Et pour finir, est-ce que vous recommandez Opentime en ce début d'aventure ?
« Ah oui, complètement. Opentime, ça nous facilite la vie ». Pour Christelle, c'est un véritable gain de temps et selon elle, la personne qui doit gérer les heures supplémentaires a le même avis car tout est facilement visible sur le logiciel.
« Le jour de la présentation d'Opentime, on avait presque des étincelles dans les yeux ! ».
Un vrai bonheur d'entendre ça ! Nous remercions chaleureusement Christelle. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime.
Dans cette deuxième phase de confinement, le télétravail n’est pas possible pour tout le monde. Alors pour ceux qui doivent rester en entreprise, il faut gérer avec précaution cette nouvelle période.
La team Opentime a décortiqué pour vous le nouveau protocole du ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion du 13 Novembre en ce confinement#2.
Qu’est-ce qu’un cas contact au travail ?
Le ministère du Travail rappelle tout d’abord qu’un cas contact est « une personne ayant eu un contact à risque avec une personne contaminée par la Covid-19 ».
Pour information, un cas contact est à risque si :
Il y eu a une conversation en face à face à moins d’un mètre pendant plus de 15 min, ou dans un lieu clos.
Sans masque ou autre protection efficace.
La personne éternue ou tousse.
Il y a eu un échange de matériel non désinfecté ou d’actes de soins ou d’hygiène.
Ces situations peuvent donc intervenir au travail lors de repas, pauses, conversations, déplacements ou réunions par exemple. En effet, en entreprise, les risques peuvent être importants puisqu’un certain nombre d’individus se côtoient.
Les points clés
Il revient dans un premier temps à votre entreprise ou organisation de réaliser une procédure qui indique les étapes à suivre pour la prise en charge des personnes symptomatiques.
L’employé cas contact a quant à lui l’obligation de prévenir son employeur étant donné la problématique de santé publique.
S’il est asymptomatique il doit alors rentrer chez lui, si possible en évitant les transports en commun et en portant un masque, et s’isoler pour une durée de 7 jours avant de réaliser un test.
L’entreprise doit alors voir avec lui s’il peut télétravailler ou non, ce qui n’est probablement pas le cas en période de confinement puisque la plupart des personnes pouvant faire du télétravail le sont d’ors et déjà. Il doit alors demander un arrêt de travail auprès de l’Assurance-maladie sans jour de carence. Cet arrêt peut être « rétroactif dans la limite de 4 jours » si jamais la personne s’est confinée avant la date. Cette demande est à faire sur declare.ameli.fr avec une déclaration sur l'honneur.
Dans les deux cas, vous pouvez utiliser Opentime pour déclarer un congé maintien à domicile du au coronavirus ou une période de télétravail et ainsi vous assurer du suivi de ces périodes.
« En présence d’une personne symptomatique (notamment fièvre et/ou toux, difficulté respiratoire, à parler ou à avaler, perte du gout et de l’odorat), la prise en charge repose sur l’isolement, la protection et la recherche de signes de gravité ». Il faut en effet tout de suite isoler la personne dans une sale dédiée et lui apporter l’aide d’un médecin ou du référent covid afin de voir si ces signes sont graves.
Si les symptômes ne sont pas graves, la personne doit rentrer chez elle si possible en évitant les transports en commun et en portant un masque et consulter un médecin qui lui indiquera quand réaliser le test.
Si les signaux sont graves, il en vient de la responsabilité de l'entreprise de la faire parvenir jusqu’à un centre de soin qui pourra s’en occuper et s’occuper du test de dépistage covid.
Suite à la réalisation du test
Si le test est négatif, le salarié peut revenir en entreprise sans certificat médical.
S’il est positif, le salarié doit s’isoler 7 jours de plus afin d’éviter toute contamination. Il peut rester en télétravail pendant cette durée s’il n’a aucun symptômes ou envoyer son arrêt de travail si celui-ci lui est impossible. A la fin de cette période, il peut revenir sans certificat.
Il est précisé qu’à la fin de la période d’isolement, « si la personne a de la fièvre, elle consulte son médecin et poursuit son isolement pendant 48 h après la fin de la fièvre »
Dans le cas où un de vos collaborateurs passe de cas contact à cas confirmé positif, l’identification de ses cas contact sera prise en charge par les acteurs du contact-tracing c’est à dire le médecin et l’Assurance Maladie. Ainsi, si vos collaborateurs se sont potentiellement contaminés entre eux, ils seront pris en charge pour réaliser à leur tour le test.
Attention, si plusieurs cas sont avérés positifs dans une période de 7 jours vous devez en informer les autorités sanitaires (ARS, Assurance maladie, services de santé au travail) pour éviter la création d’un cluster. Le service de santé au travail rattaché à votre entreprise vous informera au niveau des consignes de désinfection.
Nous sommes heureux de compter parmi nos clients depuis 2018 le cabinet de conseil Pragma 9. Nous les remercions pour leur confiance et leurs précieux retours ! Mais alors, Pragma 9, qui est-ce ?
J’ai eu la chance d’interviewer Marie Prince, dirigeante d’un de nos fidèles clients : Pragma 9. Société de conseil créée en 2015 à Paris, Pragma 9 est un cabinet indépendant expert des marchés publics informatiques qui assiste les administrations dans la conception, l’optimisation et la mise en oeuvre des politiques d’achats.
Depuis combien de temps utilisez vous Opentime ?
« Nous utilisons Opentime depuis au moins 3 ans maintenant ! A la base, nous recherchions un logiciel pour gérer les congés mais nous utilisons désormais tous les modules. »
Pourquoi avoir choisi ce logiciel ?
« Nous l’avons choisi car il est :
Propre
Agréable à utiliser
Facile à utiliser pour plusieurs activités, plusieurs métiers… »
Utilisez-vous beaucoup de digital dans l’entreprise ?
« Oui, nous sommes une entreprise très tournée vers le digital, il fait partie intégrale de notre activité donc ce n’est pas compliqué pour nous d’utiliser ce type de logiciel. »
Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?
Selon Marie Prince, Pragma 9 utilise le logiciel principalement pour la saisie des CRA (comptes-rendus d’activité), des congés et la partie finance afin que chaque chef de projet puisse avoir accès à sa rentabilité.
Quels sont les modules et fonctionnalités qui vous servent le plus ?
Tout d’abord, Ophélie, notre customer success manager, est selon la dirigeante toujours très à l’écoute, très réactive et prête à faire développer des nouveautés dans Opentime pour répondre aux besoins et questions de l’équipe !
Pour les onglets, si nous les prenons un par un, l’onglet temps est toujours très utilisé chez Pragma.
« Il est vraiment bien développé notamment l’affichage dynamique. »
L’onglet gestion de projet est aussi très utilisé, surtout par les chefs de projet pour voir les temps prévisionnels et les charges.
« Chez Pragma nous avons d’ailleurs beaucoup d’utilisations variées du logiciel. »
L’onglet d’export leur permet d’exporter les informations d’Opentime vers une document Excel qui est ensuite rentré dans un outil financier.
« Cela nous apporte une prévision budgétaire assez fine et donc une gestion du prévisionnel. »
Le prévisionnel de l'onglet finance leur permet également de voir la marge réalisée sur les projets.
L’onglet Ressources Humaines est enfin « essentiel » puisqu’il permet de gérer absences et frais de l'équipe Pragma 9.
Que souhaiteriez-vous intégrer de nouveau ou améliorer au vu de votre utilisation ?
« J’aimerais avoir une gestion du prévisionnel encore plus fine et précise. Il faudrait pour cela que tous les projets soient saisies mais ce n’est pas forcément le cas car beaucoup de chefs de projets utilisent aujourd’hui Excel. L’onglet finance n’est pas utilisé à son maximum chez nous car il n’est pas remplit au fil de l’eau par tous les chefs de projet par exemple. Ils ne le font pas systématiquement. Je souhaiterais mettre en place un import de fichiers Excel si c’est possible qui pourrait également servir dans les catégories Achat et Vente et dans le survol de projet. »
En effet, c’est possible de réaliser des imports sur Opentime ! Nous allons voir pour mettre cela en place avec vous, d’autres besoins vous viennent en tête ?
« Il nous est parfois difficile d’expliquer aux nouveaux collaborateurs certains termes du logiciel ou facettes de son utilisation. Il pourrait être bien d’avoir des tutoriels sous format vidéo par exemple ou d’avoir des définitions des termes utilisés dans le logiciel lorsqu’ils ne peuvent pas être personnalisés. »
Un dernier bémol selon la dirigeante, le temps prévu dans la gestion de projet n’est pas reporté d’un mois sur l’autre, il serait peut-être possible de mettre le résiduel qui se répercuterait d’un mois sur l’autre par exemple pour un meilleur suivi.
Est-ce que vous recommandez ce logiciel?
« Opentime ? Ah oui, tout à fait, complètement ! »
Nous remercions chaleureusement Marie Prince. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime !
Un mois a passé depuis notre dernier billet de nouveautés et les choses bougent vite ! Nous voilà de nouveau confinés mais heureusement vous avez Opentime pour vous aider. Vous trouverez juste ici la liste des nouveautés que nous avons développé pour vous en ce mois d'octobre !
Nouvelles possibilités d’export Excel (Entités, Entreprises, Planning, Paye dans la section RH)
Ajout d’un rapport pour consulter les heures supplémentaires
Révision de l’affichage des tickets pour un utilisateur invité
Ajout du montant total dans la liste de frais et d'une possibilité de créer des frais liés à un sous-projet
Ajout de la vue globale dans les frais
Amélioration du champ type de contrat sur la fiche utilisateur avec une date de contrat
Possibilité de déplacer en drag & drop les utilisateurs dans le planning
Dans RH, ajout d'une possibilité d'envoi à des contacts externes notamment d'éléments de paye
Corrections sur le tableau de bord avec l’affichage uniquement des utilisateurs qui ont déjà intégré l’organisation
Possibilité de cliquer sur la vue équipe pour rentrer dans la vue de l'équipe en question
Enfin, nous avons corrigé les quelques bugs signalés par vos soins.
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !
Nous faisons face à une période relativement compliquée dans laquelle il faut développer de nouvelles compétences et s’adapter. Si le télétravail va et vient en fonction des entreprises, il y en a bon nombre pour lesquelles il est aujourd’hui de mise au moins 2 jours par semaine.
Cette vague de télétravail ne sous-entend pourtant pas que l’on doit délaisser ses collaborateurs ou salariés ! S’il y en a pour qui il peut être encore plus difficile ce sont les nouveaux arrivants, qui doivent s’intégrer dans un domaine, un secteur, une entreprise sans en connaitre les pratiques, les coutumes et la manière de travailler à distance.
Le télétravail n’est pourtant pas voué à disparaitre puisque sous plein d’aspects il peut être bénéfique et valorisant dans vos équipes !
Mais alors comment faire pour intégrer ces nouveaux arrivants tout en restant à distance ou en ayant une partie de l’équipe à distance ?
Recréer virtuellement une expérience
Cette expérience humaine est importante pour deux raisons. La première est qu’une mauvaise intégration d’un employé a des conséquences sur son moral et joue sur son efficacité ainsi que sa volonté à rester dans l’entreprise. La seconde est bien sur que cette intégration a un fort impact sur votre marque employeur, ce qui vous facilitera ensuite la tâche pour avoir de nouveaux collaborateurs compétents.
Digitaliser le cycle d’intégration
L’onboarding doit se faire digitalement comme il aurait pu avoir lieu en présentiel avec des étapes, un guide, un standard. Il ne doit pas disparaitre pour cause de travail à distance même s’il peut se concentrer sur l’essentiel au lieu de durer plusieurs jours comme c’était le cas auparavant. Pour faciliter la mise en place de cet onboarding digital, il est recommandé de regrouper les dates d’arrivée des nouveaux entrants pour le réaliser à plusieurs. Première étape digitale, celle de la réunion de présentation qui peut tout à fait avoir lieu en visioconférence grâce aux outils Zoom ou Meets par exemple. La visite des locaux peut avoir lieu à distance également avec une vidéo préenregistrée si possible en 360 degrés pour rendre le tout plus vivant.
Digitaliser ses évènements et formations
Il s’agit ici de choisir une ou plusieurs plateformes adaptées à vos besoins. Cela peut tout aussi bien être une plateforme de webinar, les réseaux sociaux, ou une application. Pour les évènements, les possibilités sont variées en fonction de la créativité que vous souhaitez y mettre ! Si vous avez l’habitude d’organiser des évènements originaux tels que des jeux d’équipe par exemple, il existe des plateformes d’évènements comme des sites d’escape game qui pourront renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Le fait de passer certaines des formations en digital est également un atout puisque cela permet de les ancrer dans la durée et dans la simplicité pour les salariés qui seront intégrés par le futur en télétravail ou sur un autre site.
Utiliser des applications et des logiciels de suivi
L’utilisation de logiciels de gestion permet de simplifier l’organisation à distance. Les nouveaux collaborateurs pourront plus facilement se rendre compte de l’organisation interne et des projets. Opentime permet ainsi d’organiser le temps de travail, de suivre les taches en cours et de garder un lien sur le travail de l’équipe et les projets. La team Opentime prévoit également la possibilité d’organiser des formations sur le logiciel si vous intégrez plusieurs collaborateurs à la fois et que vous souhaitez une formation complète sur son utilisation !
Communiquer un maximum
Organiser une visioconférence peut permettre de se comprendre plus facilement et plus rapidement que d’accumuler les emails d’incompréhension ! Le fait de communiquer a plusieurs objectifs, celui d’avancer sur des projets bien sur mais également de conserver ou créer le lien social et de mettre en confiance. Il est conseillé d’appeler directement les membres d’une équipe lorsqu’un échange par mails ou messages dure plus de 5 minutes à la suite par exemple.
Assurer l’interactivité
L’interactivité a pour objectif principal de créer un sentiment d’appartenance au sein d’une équipe. Pour cela, lors de l’onboarding d’un collaborateur, il peut être pertinent de le faire participer aux réunions d’équipe via visioconférence, même s’il n’a rien d’engageant à dire lors de ces réunions. Il s’agira ici de lui donner une idée du fonctionnement de l’équipe en action et des relations interpersonnelles. Lors des premiers jours d’un salarié entrant, vous pouvez également demander à votre équipe de lui envoyer des messages de présentation pour le mettre en confiance.
Assurer le partage d’informations
Un point majeur du télétravail est de s’assurer de favoriser au maximum des bonnes conditions de travail à domicile. Cela passe par la mise à disposition de matériel informatique mais également par le partage d’informations. En effet, toutes les informations nécessaires doivent être disponibles pour le nouveau salarié ! Vous pouvez pour cela dresser une liste des personnes à qui il doit s’adresser pour obtenir ces informations ou lui attribuer un référent qui sera en charge de lui indiquer qui contacter, de quelle manière et de faire des points fréquents avec lui.
Ça y est, vous êtes fin prêts à intégrer de nouveaux collaborateurs en temps de télétravail ! Et surtout, n’hésitez pas à en faire plus que d’habitude, ce ne sera jamais trop pour créer une nouvelle relation de travail efficace et enrichissante 😉
Alors que notre président annonce un « couvre-feu entre 21h et 6h » pour les principales agglomérations françaises, le travail continue chez No Parking. La moitié de l’équipe est en télétravail, l’autre moitié encadre les nouveaux (stagiaire et apprentie) au bureau. On ouvre les fenêtres, on force un courant d’air mécanique en plus et au passage on pousse un peu le chauffage. Bien sûr on commence aussi à préparer 2021.
Première grosse nouvelle fonctionnalité à l’horizon, la gestion des tickets restaurant. C’est peut-être paradoxale avec tous ces restaurateurs qui tirent la langue, à moins que ce soit juste une occasion de vous soulager de tâches administratives (dans une période qui n'en manquent pas) tout en soutenant une branche particulièrement en difficulté.
Nous sommes donc en quête de clients (ou prospects) qui souhaiteraient nous expliquer comment ils en gèrent la distribution auprès de leurs équipes : en nombre fixe par mois avec une régularisation en fin d’année ? un calcul savant en fonction des présences du mois précédent ? une combinaison interne qui tienne compte du poste, du service et de l’établissement ? Autant de stratégies que nous avons déjà identifiées : il y en a vraisemblablement d’autres…
N’hésitez à contacter Ophélie au support (03 20 06 51 26) pour lancer la discussion : nous pourrions ajouter votre formule dans notre roadmap pour le premier trimestre 2021. Et peut-être même que cela pourrait être l'occasion d'influer sur les autres fonctionnalités de l'année prochaine !
Au plaisir de vous accompagner numériquement pendant cette période de couvre-feu,
Perrick et toute l’équipe Opentime
Entre les entreprises qui se mettent au 100 % télétravail et vendent leurs locaux et les entreprises d’ameublement et d’informatique qui vendent des kits de télétravail, le moins que l’on puisse dire est que le télétravail se démocratise ! Sans s’apparenter aux extrêmes, il est important pour vous de mettre en place quelques mesures pour rendre les prochaines périodes de télétravail sereines.
Le télétravail ne doit en effet pas être une source d’angoisse pour les salariés ou les managers malgré la difficulté qu'apporte celui-ci dans la coordination des rythmes des différents membres de vos équipes.
Pour cela la team Opentime vous a fait une petite sélection des actions primordiales à mettre en place.
S’organiser
L’organisation est un élément principal du télétravail et de la gestion des équipes à distance. Il faut en effet vous assurer que chacun trouve son rythme de travail et gère son temps correctement pour réaliser ses missions. Utiliser un logiciel de gestion de temps permet de rendre plus facile la gestion des heures travaillées. Pour cela Opentime est un vrai plus puisqu’il vous permet de gérer les heures de travail en indiquant les activités réalisées sur le temps à distance ainsi que de gérer le télétravail avec le module développé cette année. Notre module vous permet à la fois de discerner le temps passé en télétravail et celui passé en entreprise mais également de mettre en place des demandes de télétravail dans la même configuration que des demandes d’absence afin de gérer ces périodes au mieux au sein de l’équipe.
Communiquer
La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. N’hésitez pas à organiser des évènements à distance qui puissent rapprocher vos salariés. En effet, le télétravail rend les relations plus compliquées mais les logiciels de visioconférence sont une bonne alternative pour remédier à ce manque de communication et de proximité. Mettre en place des activités de team building plus ou moins informelles peut permettre de rassembler vos équipes pour garder le lien social, indispensable à la survie de l’esprit d’équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en télétravail partiel puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent à la fois rejetés et pas à la page dans leurs actions.
Fixer des limites
Eviter l’épuisement professionnel de votre équipe en fixant des limites et des règles est indispensable. Pour cela il est important d’établir des programmes, des taches, des missions pour amener vos collaborateurs à un sentiment d’épanouissement et de réalisation. Les managers doivent également faire prendre conscience à leurs équipes de l’importance des horaires et des habitudes malgré le flou qui s’installe entre le temps de travail et le temps personnel. Vos collaborateurs doivent pour cela éviter de communiquer par téléphone ou par mail en dehors des horaires de travail. La mise en œuvre d’un outil de gestion de temps peut aider à ce sujet. Opentime est également une bonne solution pour apprendre à gérer des missions et des tâches au sein de votre équipe à distance. Sur le logiciel, les tickets (ou demandes ou kanbans) permettent à chacun de se coordonner avec le client final et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir. Pour finir, définir un espace de travail est également une action saine pour éviter le conflit entre repos et concentration en période de télétravail.
La team Opentime vous conseille donc de définir des limites pour que votre équipe gère au mieux son temps de travail, de maintenir une communication forte et efficace et de ne pas hésiter à utiliser les outils technologiques à votre disposition ou à en mettre en place de nouveaux pour rendre cette période productive et enrichissante pour tous !
Les vacances sont déjà bien loin et nous avons profité de ce premier mois de rentrée pour travailler sur les nouveautés d'Opentime.
Amélioration des possibilités d'export Excel
Mise en place de l'accès à la vue globale du plan de charge pour tous les collaborateurs
Possibilité d'indiquer les heures des congés plus facilement sans spécifier les minutes
Dans le planning, ajout d'une option permettant d'avoir des types de créneaux pour certains lieux uniquement et d'une option de suppression de créneaux sur une période large
Ajout d'un blocage de la saisie de temps en dehors des dates de lancement et clôture d'un projet
Possibilité de saisie avant le début de la journée de travail
Amélioration de la limite de saisie de temps en fonction de la semaine type par utilisateur
Amélioration de la gestion du télétravail sur les différentes interfaces d'Opentime
Ajout de l'option de répétition d'un évènement d'une période sur une autre
Mise en place d'un filtre pour masquer certains tickets ou catégories de tickets
Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !
Une des priorités chez No Parking est la satisfaction du client : elle passe en particulier par la rapidité de prise en charge des besoins et soucis sur l'outil. Pour cela, nous mettons tout en place pour traiter les bugs sur Opentime le plus rapidement possible.
Alors, que se passe-t-il chez nous, lorsqu'un bug est remonté par un client ?
Tout d'abord, Ophélie, notre customer success manager, reçoit l'information par téléphone ou par mail...
Opentime bonjour...
Lorsqu'elle a compris le problème (et si elle ne peut pas le traiter directement), elle crée un ticket - que l'on appelle aussi kanban - directement dans notre propre instance d'Opentime pour informer l'équipe technique et attribuer la tâche de résoudre ce problème à un développeur en particulier. Elle ajoute au passage une description pour s'assurer qu'ils comprennent le bug (avec une copie écran par exemple) ainsi qu'un contact : une fois le bug résolu, elle pourra recontacter rapidement la personne qui a remonté le problème. Elle peut également indiquer qu'il s'agit d'une urgence et qu'on doit réagir au plus vite.
SOS
Aussitôt dit, aussitôt fait, notre équipe technique reçoit le ticket via leur interface Opentime : il apparait en haut de la pile des choses à faire. Il sera traité une fois que la tâche en cours sera terminée : on évite de sortir un développeur de sa concentration du moment. Et comme chaque kanban est prévu pour durer une journée maximum, il y a toujours quelqu'un pour le prendre en charge dans la journée.
Opération en cours
Et voilà, le souci est résolu ! C'est le tour d'Ophélie de récupérer la main en vérifiant de son côté sur l'interface du client que son souci est bien résolu et en le prévenant que désormais tout va bien.
Les enfants sont rentrés à l’école, les masques sont devenus obligatoires au bureau et tout le monde espère que ça tiendra. Au moins quelques temps. Le plus longtemps possible.
Début 2020, nous avions décidé de focaliser notre attention et les évolutions d’Opentime sur le télétravail : besoin émergeant chez certains de nos clients, nous n’imaginions pas que le Covid19 forcerait tout le monde (ou presque) à expérimenter cette forme de travail à distance.
Avance rapide de quelques mois : plusieurs modules sont disponibles pour cette rentrée si particulière. On commence bien sûr par tous les types d’absence liés à la pandémie : travail partiel, congés pour garde d’enfants sans mode de garde, etc. Il y a aussi le suivi administratif des jours en télétravail. Ainsi un salarié peut consulter, demander ou poser une journée de télétravail sans que ce soit considéré comme un type d’absence ! Ophélie - qui est revenue de son congé maternité - sera heureuse de paramétrer ces options avec vous dès à présent.
L’équipe technique avance désormais sur la troisième phase du projet « Ipeka » : comment aider les équipes à s’orienter dans l’activité du quotidien quand elle doit se faire à distance ? La brique que nous développons s’appelle les tickets (ou demandes ou kanbans). Ils permettent à chacun de se coordonner avec le client final (celui qui a fait la demande initiale) et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir. Nous avons par exemple ajouté un bouton « Signaler un problème » : il permet d’alerter la chaîne d’aide (team leader, manager et/ou responsable) et de recevoir un appui quand on se retrouve bloqué avec un besoin mal exprimé, une contrainte gênante ou une dépendance hors de son périmètre.
Comme pour toutes les évolutions dans Opentime, nous avançons avec les retours et les désirs de toutes les parties prenantes (client, prospect, utilisateur final, etc.) : si vous souhaitez une présentation de ce module - ou d’un autre bien sûr, nous nous ferons un plaisir de trouver un créneau.
Au plaisir de relever avec vous les défis de cette rentrée si particulière,
Perrick et toute l’équipe Opentime
PS : en décembre, l’équipe Opentime choisit un nom de code pour marquer les développements de l’année à venir. Après Genova en 2018 et Hevea en 2019, Ipeka avait été choisi pour 2020.
17 mars – 11 mai 2020. 55 jours de confinement strict pour les secteurs professionnels « non essentiels ». Malgré l'inquiétude face au contexte, malgré la fatigue causée par le cumul des charges familiales et professionnelles, malgré les douloureuses restrictions, l'expérience collective du télétravail a aussi apporté sa part d'enseignements. Dans cette série d'articles, la penseuse et écrivaine Peggy Avez propose un regard philosophique sur certains effets libérateurs du télétravail.
La liberté de choisir son heure
Avoir l'initiative de son emploi du temps transforme l'acte de travailler. Un leitmotiv récurrent chez les free-lance. C'est aussi ce que de nombreuses personnes salariées ont (re)découvert durant la crise du coronavirus. Quitte à travailler lorsque les enfants dorment, à jongler d'improvisations en improvisations pour pallier à court terme la fermeture des écoles, le fait de ne plus subir les horaires rigides uniformément imposés par les entreprises leur a restitué la jouissance d'un plaisir simple : organiser soi-même sa journée. Même lorsqu'on ne décide pas de ses contraintes, pouvoir choisir la façon dont on les articule dans sa journée, en respectant le rythme propre de ses besoins, comporte une part de liberté dont nous prive le fonctionnement habituel, uniforme et hiérarchisé du travail salarié.
Pourquoi est-ce si important non pas seulement de choisir ce qu'on fait, mais de choisir le moment où on le fait ? Pourquoi certain·e·s se disent prêt·e·s à travailler plus à condition de pouvoir choisir leurs horaires ?
Cette motivation aux apparences toutes contemporaines se trouve déjà finement décrite chez Jean- Jacques Rousseau. Le penseur de l'émancipation politique et pédagogique avait découvert pour lui- même une autre forme de liberté, à la première personne : celle d'une temporalité rendue possible par la solitude (récemment appelée « distanciation sociale » !) et ses rêveries. Disposer de son propre temps constitue une expérience fondamentale de liberté.
« Jean-Jacques – c'est ainsi qu'il se dépeint – déteste la gêne autant qu'il aime l'occupation. Le travail ne lui coûte rien pourvu qu'il le fasse à son heure et non à celle d'autrui. » Rousseau, juge de Jean-Jacques
Il suffit qu'on lui prescrive le moment d'une action pour que celle-ci devienne illico un obstacle tant à son plaisir qu'à sa liberté. Car le timing imposé par autrui m'interdit d'avoir l'initiative de mon action, initiative pourtant déterminante pour le plaisir que j'en tirerai. La planification des mes journées par autrui me dépossède de ma capacité d'initier mon présent, de telle sorte qu'elle suffit à transformer une action en travail servile. Initier, c'est commencer intentionnellement. L'initiative n'est donc pas seulement le choix d'une action, mais le choix du moment où j'entreprends cette action. Le contexte temporel de mon existence détermine mon degré de liberté.
Soit, mais le temps n'est-il pas toujours contraint par sa limite quantitative et par son irréversibilité ? Le temps n'est-il pas toujours un obstacle douloureux pour mes projets ? Rousseau nous interpelle au contraire : le temps n'est pas une contrainte, pas plus que ne le seraient nos instruments de mesure (montres, horloges, smarphones...). Mais il devient vecteur de contraintes lorsqu'autrui en use pour me prescrire mes actions. Assujetti aux attentes, pressions, désirs des personnes qui m'entourent, le temps cesse de m'appartenir ainsi que tout ce que j'y accomplis. À l'inverse, il suffit que je puisse initier moi-même une action pour qu'à mes yeux au moins, elle devienne libre.
« Après avoir donné la matinée à divers soins que je remplissais tous avec plaisir, parce que je pouvais les remettre à un autre temps, je me hâtais de dîner pour échapper aux importuns, et de me ménager un plus long après-midi. (...) Me voilà maître de moi pour le reste de ce jour ! » Rousseau, Lettre à Malesherbes
On remarque ici le plaisir évoqué par celles et ceux qui apprécient des formes souples de télétravail : les tâches peuvent me devenir agréables si je les exécute au moment où je choisis de le faire. Je peux faire avec enthousiasme ce que j'aurais fait dans la souffrance sous l'injonction arbitraire de quelqu'un.
Conformément à l'idéal moderne de liberté, résumé par Benjamin Constant dans De la liberté des Anciens comparée à celle des Modernes, la jouissance privée suppose l'indépendance protectrice de l'individu à l'égard de la volonté d'autrui. La liberté s'accompagne toujours du plaisir d'avoir fait ce qu'on a voulu et non ce qu'autrui a voulu qu'on fasse. Nous ne nous épargnerons jamais certaines contraintes, mais nous pouvons vivre de telle sorte que ces contraintes ne soient pas instrumentalisées dans un rapport de domination. Pouvoir organiser soi-même ses journées, c'est faire ce qu'on a à faire sans jamais obéir à un ordre.
« Je n'ai jamais cru que la liberté de l'homme consistât à faire ce qu'il veut, mais bien à ne jamais faire ce qu'il ne veut pas, et voilà celle que j'ai toujours clamée, souvent conservée, et par qui j'ai été le plus en scandale avec mes contemporains. » Rousseau, Rêveries du promeneur solitaire (Sixième promenade)
Ces quelques remarques rousseauistes nous permettent d'approfondir la dimension temporelle de notre liberté : nous n'avons pas seulement besoin d'espace pour agir librement. Il nous faut aussi libérer le temps des multiples pressions et compressions qu'il subit dans nos pratiques actuelles, ce qui suppose de modifier en profondeur notre représentation du travail et de ses impératifs soi-disant incontournables.
Contrairement à l'approche quantitative management néolibéral, le temps de travail n'est pas qu'une ressource mesurable à maximiser ! Pour être humain, l'organisation de notre temps doit pouvoir exprimer notre intentionnalité, donc notre capacité à tenir compte de notre rythme, de nos contraintes, de nos facilités et difficultés, en vue de travailler de la façon la plus adéquate. Cela ne nous empêche bien sûr pas de comprendre certaines contraintes de synchronisation sociale lorsque les échéances, réunions ou rendez-vous sont indispensables. Mais ces contraintes professionnelles et personnelles – si elles sont pertinentes – doivent pouvoir être appropriées par la personne qui peut user de sa capacité à les évaluer et à les articuler au mieux. À l'inverse, l'hyperplanification épuise et conduit souvent les salarié·e·s à devoir s'arrêter plus ou moins ponctuellement, faute d'avoir pu initier un rythme respirable. Plus les horaires sont rigides, plus les individus doivent perdre leur énergie à subir, plutôt qu'à agir.
Ce constat déborde la sphère professionnelle. Bien que nous aimions nos ami·e·s, nos loisirs, nos familles, le remplissage de nos agendas finit par nous ôter la possibilité d'improviser – d'improviser ne serait-ce qu'un repos nécessaire mais non planifié ! – et réduit par là notre entrain. C'est que nous avons besoin de reconnaître dans le fil de nos journées la marque de notre pouvoir d'initiative, tout comme nous avons besoin de reconnaître dans les espaces que nous habitons la marque de notre personnalité. Au fond, ce n'est sans doute pas le bonheur que nous attendons du travail, mais la possibilité d'habiter personnellement le monde par ses actions et ses talents, au lieu d'y être réduit à une main d'oeuvre mesurable.
Nous espérons que vous allez tous très bien en cette période de reprise d'activité et que vos organisations se portent pour le mieux. Ce premier mois de déconfinement nous a permis d'apporter différentes nouveautés sur Opentime afin de s'adapter à vos besoins.
Affichage de l’information interne/externe sur les utilisateurs
Création d'un filtre sur le rapport de validation des temps
Sur la fiche utilisateur création d'un champ informations complémentaires et modalité
Ajout de la fonctionnalité de plafond hebdomadaire par personne et par projet
Ajout de la possibilité d'avoir plusieurs responsables pour un lieu
Différentes améliorations concernant les jours fériés (révision des valeurs par défaut, gestion des jours fériés localisés…) et les absences
Ce mois-ci, nous avons également mis à jour notre application mobile Android d'Opentime, avec en particulier l'ajout d'une saisie des temps avec triple menu déroulant.
Avec un peu de retard, les nouveautés de notre deuxième mois de confinement...
Retouche sur l'export des projets et des temps passés avec de nouvelles colonnes
Simplification du fonctionnement des commandes sur chaque projet
Ajout d'un système de "andon" sur les tickets pour favoriser la chaîne d'aide en télé-travail
Ajout des directions aux clients
Nouvelle liaison avec les projets, les types de temps (hour_link)
Ouverture d'une option pour forcer (ou refuser) de tronquer les temps au-delà de la semaine type
Ajout de la hiérarchisation des entités (direction, service, département) dans les filtres
Gestion dans les calculs des congés payés des journées plus petites que la demi-journée virtuel
Ajout de la mention "télétravail" dans les CRA (comptes-rendus d'activité)
Nous en avons profité pour balayer quelques bugs. Et nous avons aussi nettoyé notre suite de tests unitaires, en particulier les erreurs qui se manifestaient quand un développeur travaille un dimanche.
Malgré le confinement (tout le monde est soit en télétravail, soit en arrêt paternité / maternité), nous avons ajouté quelques nouveautés durant ce mois de mars 2020 ! Petit florilège :
Correction sur la saisie de deux demi-journées d'absences différentes sur un même jour
Affichage de la raison pour laquelle la validation des temps est bloquée, en option
Nouveaux paramètres pour ajouter le responsable et la date de fin dans le survol du projet, en plus de CA, du temps passé, de la marge et/ou du coût
Un nouveau collaborateur peut être affecté sur l’ensemble des projets d’un service
Vous trouverez également dans notre FAQ de nouvelles questions ainsi que leurs réponses.
Evidemment, les quelques bugs présents ont été éradiqués.
Pendant que les équipes médicales sont sur le pied de guerre pour lutter pour l’épidémie du coronavirus, l’équipe Opentime s’est ré-organisée pour maintenir une qualité de service la plus haute possible.
Si depuis la semaine dernière (le 9 mars 2020), le télétravail est accordé de manière systématique à toute l’équipe, il est évidemment devenu obligatoire pour tout le monde depuis lundi (le 16 mars 2020). Entre temps, nous avions mis en place un outil de télé-conférence (par ailleurs ouvert à tous) et une plateforme de messagerie instantané (en s’appuyant sur les outils choisis par l’Etat français il y a quelques mois, Matrix). L’équipe - ou tout du moins ceux qui n’ont pas d’enfants - travaille désormais à peu près normalement depuis son domicile. Aucun malade n’est déclaré et nous avons même le plaisir de vous annoncer que nous attendons deux naissances dans les semaines à venir (chez Matthieu et Ophélie) : la vie continue.
Vous aviez peut-être vu passé que nous avions ajouté le module « télétravail » à tous les packs existants : si vous souhaitez l’activer, rien de plus simple : Amélie - notre super stagiaire marketing + communication - a créé une FAQ spécifique pour en montrer le fonctionnement.
Mais pour les clients Opentime, nous avons effectué un choix encore plus radical : si vous êtes en prélèvement (SEPA ou CB) et sauf mention explicite de votre part, les factures ne seront pas débitées de votre compte avant la fin du confinement. Le coronavirus n'aura pas raison de notre solidarité en ces moments délicats.
Bien entendu, pour toute demande spécifique, le standard téléphonique - 03 20 06 51 26 - a été dérouté vers mon portable personnel. Vous pouvez aussi utiliser me contacter par email, je suis le contact derrière l’adresse support@opentime.net. Dans les deux cas, je tâcherai de répondre le plus directement possible.
Avec tous mes encouragements pour cette période délicate,
Perrick et toute l’équipe Opentime
PS : les plants d'arbre ci-dessus ont été recueillis par mes filles dans un bac à sable proche de chez nous samedi dernier. Ils devront pousser avant qu'on puisse les reconnaître. Mais d'ici là il faudra en prendre soin.
Depuis le mercredi 4 mars, une procédure simplifiée d'arrêt de travail a été mise en place pour les parents qui doivent garder leur enfant à la maison.
Si l'école ou la crèche de l'enfant est fermée, l'employeur peut demander, en ligne, un arrêt de travail pour les salariés qui doivent garder leur enfant grâce au télé-service. Cet arrêt durera 14 jours calendaires à partir du début de l’arrêt déclaré. De plus, le salarié percevra des indemnités journalières sans délai de carence, ainsi qu'un complément de salaire de la part de son employeur (mais seulement selon certaines conditions).
Cependant, seul un des parents peut bénéficier de cet arrêt de travail, et il y a certaines conditions à respecter pour qu'il puisse être délivré :
l'enfant doit être âgé de moins de 16 au premier jour d’arrêt
l'établissement de l'enfant doit être fermé ou bien domicilié dans une des communes concernées (dont la liste est mise à jour régulièrement sur
l'employé ne doit pas avoir les moyens de se mettre en télétravail
Si l'enfant doit être isolé (car de retour de voyage dans les zones à risque) et qu'il n'y pas d'autre moyen de le faire garder : l'employé doit appeler l'agence régionale de santé pour qu'un médecin habilité puisse faire un arrêt de travail correspondant à la durée d'isolement préconisée de l'enfant. Dans ce cas, le salarié pourra percevoir des indemnités journalières de sécurité sociale.
Grâce à Opentime, vous pouviez déjà faire des demandes de télétravail si vous devez garder votre ou vos enfants à la maison. Pour cela, il vous suffit de suivre la démarche présentée dans notre FAQ.
Mais si vous n'en avez pas les moyens, vous pouvez également faire une demande de « Congés maintien à domicile – Coronavirus ». En effet depuis le jeudi 12 mars 2020 en fin de matinée, tous les nouveaux comptes comporte le type « Congés maintien à domicile – Coronavirus » dans la liste des congés de base d'Opentime. Cette liste est par ailleurs totalement modulable.
Pour faire une demande d'absence, il vous suffit d'aller dans l'onglet Ressources humaines puis Demandes d'absence.
Onglet Demandes d'absence
Ensuite vous devez cliquer sur + Demande de congés puis remplir le formulaire.
Bouton d'ajout
Il faudra ensuite confirmer la demande en la cochant et appuyant sur Confirmer, et l'administrateur pourra par la suite la valider.
Un administrateur peut également exécuter la même démarche pour mettre des jours de congés à un des utilisateurs. Il suffira juste d'indiquer le nom de l'employé dans le formulaire de demande de congés, puis de confirmer et finalement de la valider.
Le système des absences peut paraître compliqué lorsque l'on débute dans le monde du travail. RTT, congés payés, congés maladie, etc. Autant d'appellations que de définitions et de conditions différentes ! Nous vous proposons donc un retour sur certains des différents types d'absences qui existent.
Les congés payés
Pour chaque mois de travail effectif, vous cumulez 2,5 jours ouvrables de congés payés, soit 5 semaines pour une année complète de travail. Vous en bénéficiez quelque soit le type de contrat que vous avez ou votre ancienneté. Une fois demandés et validés, votre employeur ne pourra plus changer ces congés payés à moins d'un mois de leur date prévue.
Les RTT
Si vous travaillez plus de 35 heures par semaine, vous pouvez vous voir attribuer des journées ou demi-journées de réduction du temps de travail ou RTT dans la limite de 39 heures. De plus, votre salaire est maintenu dans les conditions habituelles et vos heures travaillées au-dessus de la limite des 39 heures seront considérées comme des heures supplémentaires.
Pour bénéficier de ces RTT, la procédure dépend de chaque convention ou accord d'entreprise.
Les congés maladie
Si un salarié est empêché d'exercer sa profession à cause d'une maladie, attestée par un certificat médical, son médecin peut lui fournir un arrêt de travail. Le salarié aura alors 48 heures pour avertir son employeur ainsi que la CPAM (Caisse Primaire d'Assurance Maladie). Cela ne fonctionne pas pour les maladies professionnelles (c'est-à-dire n'ayant pas été causées par l'exercice direct de la profession) ou accidents du travail.
Le salarié recevra des indemnités journalières quatre jours après la constatation de la maladie.
Les congés légaux pour événements familiaux / les congés exceptionnels
Ces congés sont d'ordre public, ce qui veut dire qu'à aucune condition ils ne peuvent être restreints ou limité. Leur durée dépend de l'événement, mais vous trouverez ci-dessous leur durée minimale légale :
Mariage : 4 jours
Mariage d'un enfant : 1 jour
Décès d'un parent : 3 jours
Décès d'un conjoint ou partenaire de PACS : 3 jours
Naissance ou adoption d'un enfant : 3 jours (non-cumulable avec le congé maternité)
Décès d'un enfant : pour le moment 5 jours (mais une actuelle proposition de loi souhaite le faire passer à 7 jours, complétés de 8 jours qui pourront être fractionnés)
Les congés sans solde
L'accord d'un congé sans solde se fera toujours entre l'employeur et la salarié. En effet, il n'existe aucune obligation légale forçant l'employeur à accepter ces demandes. Cependant, l'accord de branche ou la convention d'entreprise peut poser des conditions concernant ces congés.
Une fois ceux-ci pris, le salarié est complètement libre de disposer de son temps (attention tout de même à la clause de non-concurrence et d'exclusivité pouvant exister dans le contrat de travail ou au principe de loyauté envers l'employeur).
Pour plus de précisions sur les différents types de congés, rdv ici !
Grâce à Opentime, vous pouvez poser des demandes pour des congés spécifiques (la liste des absences possibles est modulable sur le logiciel, pour cela vous pouvez vous référer à notre FAQ) ; que ce soit congés payés, congés sans solde ou même jour plus, vos jours d'absence seront directement pris en compte dans la gestion de projet.
Demande de congé
Lors de la confirmation et validation, un message apparaîtra si vous ne pouvez pas poser ce type de congés, mais il n'est pas bloquant.
Image : Attente de validation
Une fois validés, les congés apparaîtront dans un tableau récapitulatif.
Tableau récapitulatif des absences
Ceci est possible grâce aux packs RH et Premium ! Contactez-nous par mail ou par téléphone au 03 20 06 51 26 si vous avez une question ou que vous souhaitez avoir une démonstration ! Pour tester cela, vous pouvez également créer votre compte directement !
Depuis le mois de janvier 2020, le module de télétravail est disponible dans les packs RH et Premium de notre logiciel Opentime. Et même si on vous a déjà expliqué dans le billet d'il y a quelques jours que cette nouvelle méthode de travail progresse petit à petit en France, il pourrait rapidement être mis en place à plus grande échelle et cela à cause de l'expansion du coronavirus.
Ainsi pour faciliter sa mise en place, le module de télétravail est désormais disponible dans les packs Start et Projet d'Opentime. Il est donc disponible pour tous !
Où trouver le module de télétravail (une fois qu'il est activé sur votre instance)
Vous pouvez tester cette fonctionnalité grâce à l'essai gratuit de 30 jours et nous contacter par mail ou par téléphone au 03 20 06 51 26 pour une démo.
Et pour limiter le risque de transmission, n'oubliez pas :
Lavez-vous les mains très régulièrement
Utilisez des mouchoirs à usages uniques
Toussez et éternuez dans votre coude
Evitez les embrassades et ne serrez pas la main pour vous saluer
Portez un masque si vous êtes malade
Si vous avez des questions, un numéro vert est en place 24h/24 et 7j/7 : 0 800 130 000 ou appelez le 15.
Un mois de février venteux c'est certain, mais un mois de février avec son lot de nouveautés ! Voici donc toutes celles que vous pourrez retrouver sur Opentime :
Ajout de la case « week-end » dans la liste Excel des utilisateurs
Possibilité de sélectionner les heures par métier
Possibilité pour les collaborateurs de saisir des CET
Compte épargne temps
Ajout des détails du télétravail dans l'export Excel
Possibilité de rechercher un contact par le numéro de ce contact
Ajout d'une vue globale pour le calendrier
Vue globale du calendrier
Bien sûr, nous avons supprimé quelques bugs.
Pour tester toutes ces nouvelles fonctionnalités, ça se passe ici grâce à l'essai gratuit de 30 jours !
Et si vous souhaitez une démo, vous pouvez nous contacter par mail ou par téléphone au 03 20 06 51 26.
Depuis quelques années, le télétravail séduit de plus en plus les salariés, mais les employeurs aussi ! Selon l'Observatoire du télétravail, 17 % des salariés français seraient concernés par cette nouvelle organisation du mode de travail.
Qu'est-ce que le télétravail ?
C'est lorsqu'un salarié exerce son activité professionnelle à distance de son entreprise, que ce soit depuis son domicile ou dans un bureau équipé mis à sa disposition par l'employeur, grâce aux outils de télécommunication (internet, téléphone, etc.). Bien que théoriquement le télétravail puisse être appliqué par tous, il ne s'agit pas pour autant d'un droit pour les salariés. Il peut se faire à la demande du salarié ou sur proposition de l'employeur.
Le télétravail possède de nombreux avantages, aussi bien pour le salarié que pour l'employeur. Pour ce dernier, il permet entre autres d'accroître la motivation et l'implication des salariés notamment en améliorant leur qualité de vie au travail, mais également de faire baisser l'absentéisme et le turnover dans l'entreprise. Pour le télétravailleur, il est donc possible d'avoir des horaires de travail plus souples ainsi qu'une diminution de la fatigue et du stress, mais aussi une augmentation de l'autonomie et des responsabilités.
Le module de télétravail chez Opentime
Le télétravail permet essentiellement de manager le temps des salariés de façon différente. C'est dans l'optique de faciliter cette démarche que depuis le mois de janvier 2020, un module de télétravail avec et sans validation a été ajouté à Opentime. Il rend possible, entre autres, la création d'une demande avec ou sans validation, pour le matin, l'après-midi ou bien une journée complète.
Ainsi un collaborateur peut faire une demande de télétravail :
Bouton pour ajouter une demande de télétravailFormulaire de demande de télétravail
Ensuite son responsable pourra les valider (ou non) :
Demande de validation
Et enfin cette journée de télétravail apparaît dans sa grille hebdomadaire.
Bien sûr il existe un tableau de bord avec toutes les journées en télétravail pour le service RH et/ou la direction :
Tableau récapitulatif du télétravail
Depuis le début de l'année 2020, qui a vu le télétravail augmenter de manière exponentielle, nous avons cherché à mettre en place de plus en plus de solutions de gestion du télétravail à votre disposition dans Opentime.
Il vous est ainsi possible de sélectionner directement dans la saisie de temps, la période d'une journée réalisée en télétravail si cela ne requiert pas de validation de la part de l'employeur :
Indiquer les périodes en télétravail dans la saisie de temps
Ces différentes saisies sont désormais disponibles dans tous les packs pour vous faciliter la gestion de cette période un peu compliquée.
Pour terminer l'année en beauté, nous vous présentons les dernières évolutions de ce dernier mois de l'année 2019.
Amélioration de la saisie avec pointeuse
Possibilité de comptabiliser ou non des absences comme du temps de travail
Option pour la prise en compte des absences assimilabes dans une annualisation
Amélioration du module d'annualisation du temps de travail
Module d'annualisation du temps de travail
Amélioration de la gestion des notes de frais
Mise en place d'une nouvelle saisie des temps "Saisie horaire avec pointeuse en ajax"
Nouvelle saisie des temps avec pointeuse en ajax
Possibilité d'ajouter une coche "facturé" sur chaque ligne de saisie de temps
Coche "facturable" directement sur les temps
Tout d'abord, la Team Opentime vous souhaite une belle année 2020, beaucoup de succès, de créativité, et beaucoup de plaisir dans votre travail !
Nous vous préparons un post avec un récapitulatif des grandes améliorations et évolutions apportées cette année.
Avant cela, un petit rappel qui à son importance et vos collaborateurs ne manqueront pas de vous le rappeler "Comment mettre à jour les reliquats de congés payés et/ou RTT".
Nous vous remercions une nouvelle fois pour cette année passée à travailler ensemble,
et espérons pouvoir collaborer avec autant de succès pour cette nouvelle année.
Une nouvelle interface pour saisir son temps avec un lecteur de codes barre
De temps en temps, une société nous appelle avec des contraintes particulières pour sa saisie des temps : Techni Yachts Pinta est la dernière en date.
Cette société de La Rochelle spécialisée dans la construction de bateaux avait besoin d’une saisie « par projet et par salarié mais sans clavier ni souris ». Si les deux premières contraintes sont des classiques pour Opentime, nous n’avions pas encore eu à gérer la dernière partie.
Quelques semaines plus tard, tout le personnel dans l’atelier peut utiliser un lecteur de code barre et des codes imprimés : un scan sur une carte personnelle pour s’authentifier puis sur la fiche projet pour déclencher une pointeuse (et fermer la précédente); un double scan sur la carte personnel pour partir en pause ou pour débaucher en fin de journée. Le suivi de l’activité peut désormais s’effectuer en temps réel au niveau des bureaux.
Cette nouvelle manière de déclarer son temps trouve donc sa place dans des environnements plus industriels (usine, atelier, chantier), bien loin des bureaux feutrés de la plupart de nos clients actuels. Parce que si les contraintes de saisie sont différentes, les attentes de reporting sont identiques : suivi d’une affaire, rentabilité, ventilation analytique, etc.
Il y a bientôt 3 ans, nous débutions un beau partenariat avec Veolia. Aujourd'hui, rencontre avec Gautier Liouville, Responsable Process Méthode & Performance au sein du pôle Expertise.
Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?
Les valeurs annoncées par Veolia sont la responsabilité, la solidarité, le respect, l'innovation et le sens du client.
Mon Métier (Responsable Process Méthode & Performance) consiste à accompagner les services du CCEF dans les bonnes méthodes de travail, et mettre en place ou développer des indicateurs pour suivre leurs performances.
Quels sont vos habitudes digitales ? A quelle fréquence utilisez-vous le numérique dans votre quotidien et/ou travail ?
Le numérique est présent quotidiennement, l'ensemble de nos outils de travail sont sur informatique.
Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?
Un outil de gestion des temps et d'activités nous permet d'ajuster les forces et besoins de chaque service.
Quel était votre système d’organisation auparavant ?
Avant Opentime, nous avions un autre logiciel de suivi des temps. Le système de saisie des temps a toujours existé dans notre société.
Comment avez-vous découvert Opentime et pourquoi l’avoir choisi ?
C'est un logiciel référencé par le Groupe Veolia.
Quels différences voyez-vous au quotidien depuis ?
Opentime nous propose une interface de saisie bien plus performante que notre ancien outil.
Au sein de votre entreprise, quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi?
Le module de saisie et d'exports (sur Excel) sont les plus utilisés, nous utilisons Opentime depuis seulement un an, et par manque de temps, nous n'avons pas encore exploré l'ensemble des possibilités offertes par l'outil.
Qu’aimeriez-vous en plus dans le logiciel ? Suggestion(s) ?
La possibilité d'intégrer nous même des tables de projet/client en masse.
La possibilité d'exporter la DATA de temps directement sur Google Sheet.
