Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion du temps et des activités en entreprise ?

Gestion des temps et des activités, suivi du temps de travail des équipes, gestion administrative des temps... quel que soit sa définition, la GTA est un processus qui occupe une place centrale en entreprise !

Améliorer la gestion du temps et des activités en entreprise

Un logiciel de GTA est un outil qui permet de faciliter le suivi des temps : il regroupe et automatise au sein d'une seule interface des données souvent suivies sous Excel ou sous format papier par les responsables RH, comptables et chefs de projets.

C'est un bon outil pour fluidifier votre activité en simplifiant les tâches et l'organisation de vos collaborateurs. La gestion du temps de travail pourra ainsi améliorer la performance de votre entreprise. Toutefois, plusieurs logiciels existent et il faut faire le bon choix !

L’équipe Opentime vous a créé un guide de 30 questions à compléter pour définir vos objectifs fonctionnels et comparer les logiciels de GTA existants. Il vous permettra de trouver l’outil qui correspond le mieux à vos besoins !

Quels critères de choix pour votre logiciel de gestion du temps de travail ?

Simple et intuitif

La simplicité est un critère clé. Votre logiciel GTA doit être efficace, ergonomique et facile à comprendre sinon les collaborateurs auront tendance à voir la saisie du temps comme une tâche difficile à accomplir.

Cette simplicité est essentielle quel que soit le niveau hiérarchique :

• pour les collaborateurs elle permettra l'adhésion de tous à ce nouvel outil de gestion du temps de travail. S'il est compliqué, il y a un risque de détérioration de l'expérience collaborateur au quotidien.
• pour les managers et responsables, un outil simple leur fera gagner un temps précieux en automatisant une partie des tâches récurrentes.

Adapté à votre type de structure

Les enjeux et besoins autour de la GTA dépendent de votre secteur d'activité et de votre organisme. Si certaines sociétés utilisent la GTA uniquement en interne pour suivre plus ou moins précisément l'avancée de leurs projets, pour d'autres comme les associations, il s'agit de réaliser un décompte précis afin de prouver du temps effectué par projet qui conditionne l'acquisition de subventions.

La taille de votre organisation peut également jouer sur votre choix puisque tous les logiciels ne sont pas adaptés à une PME comme à une multinationale. De plus la facturation des outils de GTA dépend généralement de votre effectif.

Paramétrable et personnalisable

En plus d'être adapté à votre secteur d'activité et taille d'entreprise, votre logiciel de GTA peut prendre en compte les besoins spécifiques de votre entreprise pour que les collaborateurs s'approprient cet outil de gestion du temps facilement !

Pour cela, il est nécessaire que vous puissiez intégrer votre arborescence de projets et votre organigramme. Afin de s'adapter à votre culture d'entreprise, certains logiciels proposent aussi d'intégrer le vocabulaire spécifique qui vous convient : vous pouvez par exemple choisir de saisir du temps par client, dossier, projet ou produit.

Modulable

Un logiciel de GTA peut satisfaire plus ou moins d'aspects de la gestion du temps et des activités :

• Le suivi des temps de travail dans le cadre des démarches RH (reporting pour la paie, suivi du télétravail...)
• Le pilotage des projets en fonction de l'avancement et de la rentabilité de ces derniers
• La tenue des plannings par équipe
• et bien d'autres...

En fonction de vos besoins, nombreux logiciels de GTA vous proposent de sélectionner uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin par packs ou modules. C'est notamment le cas dans les logiciels de SIRH qui proposent une brique GTA ainsi que d'autres briques de gestion des absences, notes de frais, titres restaurants...

Certains modules peuvent également être accessibles uniquement par quelques membres de l'équipe comme la vue globale des projets pour les chefs de projets.

Compatible avec votre environnement de travail

Pour faciliter votre travail quotidien, vous pouvez sélectionner un outil de gestion du temps qui s'imbrique aisément avec vos autres logiciels. Regardez par exemple les formats d'exports disponibles pour transférer vos données vers votre logiciel de paie et de comptabilité.

Privilégiez un logiciel hébergé en mode Saas (software as a service) pour pouvoir utiliser votre logiciel quel que soit votre ordinateur et votre lieu de travail. Aucun fichier ne sera stocké sur votre ordinateur et vous pourrez accéder à votre interface via n'importe quelle connexion internet ce qui facilitera son utilisation.

Pour finir, afin d'éviter tout problème de compatibilité, vous pouvez choisir un logiciel qui comprend des fonctionnalités additionnelles. En plus d'être un logiciel de GTA, un logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) comprendra par exemple la saisie des congés et des notes de frais.

Mis à jour et sécurisé

D'un point de vue plus technique, n'oubliez pas de vous assurer que le logiciel fait des mises à jour régulières pour rester à la page, en particulier si vous utilisez la GTA pour les ressources humaines, un secteur en constante évolution notamment au niveau de la législation.

Certaines données sensibles peuvent être présentes sur votre outil (informations sur les collaborateurs, avancée des projets, finances...). Un encryptage en SSL (Secure Sockets Layer) permettra de vous assurer de la sécurité de ces données. Sur un logiciel hébergé, les collaborateurs doivent aussi pouvoir accéder facilement à leur interface de manière sécurisée depuis n'importe quel poste de travail avec un gestionnaire de mot de passe simple.

Pour ces différents points, il est important que vous puissiez contacter facilement l'équipe support et l'équipe technique qui propose le service GTA afin qu'elle vous informe, vous conseille et vous accompagne de la prise en main de l'outil de gestion du temps à l'utilisation au quotidien.

En résumé

Pour bien choisir votre logiciel de GTA, n'hésitez pas à cocher cette petite liste lorsque vous étudierez les différentes possibilités 😉 :

• Un processus de saisie intuitif pour vous et vos équipes
• Des fonctionnalités complémentaires nécessaires à votre fonctionnement interne
• La possibilité de personnaliser les éléments qui dépendent de votre culture d'entreprise et de choisir uniquement les modules qui vous sont utiles
• Une interface agréable et sécurisée
• Des mises à jour régulières
• Un support client facilement joignable auquel vous pouvez faire appel pour poser vos questions et alerter d'un bug sur votre instance

Vous pouvez également tester différents logiciels qui proposent une version d'essai ou freemium.

Le logiciel Opentime vous propose par exemple une version freemium gratuite sans maximum de temps pour découvrir les fonctionnalités GTA du logiciel pour un nombre limité d’utilisateurs.

Et vous, quels seront vos critères de choix ?