2020 a été très spéciale, c’est le moins qu’on puisse dire ! Mais l'année touche à sa fin et il est temps de mettre les collaborateurs à l’honneur. Comment réussir les différents entretiens de bilan en cette fin d’année chaotique ?

La team Opentime vous donne ses conseils pour des entretiens de fin d’année réussis !

Il existe deux types d’entretien de fin d’année : l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel.

L’entretien annuel d'évaluation

L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire mais fortement conseillé. Aujourd’hui, il devient un incontournable pour le salarié qui peut présenter ses attentes et ses envies comme pour l’entreprise qui obtient entre autres un bilan de l’accomplissement des objectifs et un ordre d’idée de la motivation des collaborateurs.

C’est un entretien qui peut être un peu moins formel que l’entretien professionnel avec un format plus collaboratif, même en visio-conférence, ce système ne devant pas réduire les possibilités d’échanges cordiaux entre le salarié et son supérieur.

Quels objectifs pour l’EAE ?

L'EAE a pour premier objectif de faire un bilan de l’année, de discuter des objectifs atteints et de fixer ceux pour la période à venir. Il permet aussi pour l’entreprise d’avoir un retour sur le fonctionnement de l’organisation, des suggestions ou des souhaits de l’employé. Pour finir, il permet de discuter de sujets comme la formation, les objectifs futurs, les souhaits d’évolution ou le rythme de travail sans attendre l’entretien professionnel.

Comment se prépare-t-il ?

Le collaborateur doit remplir un premier questionnaire de son côté, l’envoyer à son supérieur qui émet des remarques et le retourne. Ce questionnaire permet un premier échange qui introduit l’entretien et place les grandes ligne, polémiques ou non !

S'il est nécessaire pour les deux parties de s’y préparer, il ne doit toutefois pas être le moment de découverte de nouveaux éléments comme un nouveau projet de vie du collaborateur puisqu’il doit y avoir des conversations continues entre collaborateur et manager toute l’année pour que la relation soit prospère.

Bon à savoir :

Si l’employeur décide de mettre en place les EAE, il doit le faire pour tous ses employés.

L’entretien professionnel

Consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualifications et d’emploi comme une promotion professionnelle, un changement de poste, une augmentation de ses responsabilités (article L6315-1 du Code du travail), cet entretien est quant à lui obligatoire pour toute entreprise et doit avoir lieu tous les deux ans.

Ce n’est pas une évaluation de la réalisation des missions et des objectifs comme l’entretien annuel mais plus une conversation quant aux objectifs de progression du salarié.

Il est accompagné tous les 6 ans d’un récapitulatif du parcours professionnel du salarié pour s’assurer que certains points ont bien été validés dans les 6 ans. Il s’agit d’avoir bénéficié d’au moins une formation, d’un des éléments de certification professionnelle et d’une progression (salariale ou professionnelle).

Quels objectifs pour l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel a pour objectif principal de faire le point sur les formations suivies sur la période, les certifications obtenues et les compétences mises en avant par le salarié. Il peut permettre d’évoquer les projets des deux parties : en termes d’évolution, de changement pour le salarié et en termes de projets ou besoins en nouvelles compétences pour l’entreprise.

L’entreprise doit obligatoirement profiter de cet entretien pour informer le salarié de sa capacité à utiliser son compte professionnel de formation.

Comment se prépare-t-il ?

Le collaborateur doit lister différentes choses avant ce rendez-vous (missions, compétences, projet professionnel, besoins…) et réunir les documents nécessaires au bilan de la période effectuée. Il peut aussi recourir gratuitement à des services de conseil en évolution professionnel. L'entreprise le prépare quant à elle en faisant le point sur les obligations validées par le salarié.

Bon à savoir :

Tous les salariés après deux ans d’ancienneté doivent avoir le droit à cet entretien quel que soit leur contrat même un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. L’autre cas qui entraine l’entretien professionnel est celui des salariés qui reprennent leur activité après une longue période d’interruption telle qu’un congé maternité, sabbatique, maladie de plus de 6 mois…Depuis le 1er janvier 2019, le salarié peut pour ce cas décider que l'entretien professionnel se déroule à une date antérieure à la reprise de poste.

Si aucun entretien n’est réalisé dans les 6 années ou qu’aucune formation n’a lieu, il n’y a pas de sanction prévue par la loi pour les entreprises de moins de 50 salariés mais pour celles de plus de 50 salariés, le salarié doit être crédité de 3000 euros. Toutefois, à cause de la crise sanitaire, les entretiens tous les 6 ans qui devaient avoir lieu à compter du 12 mars 2020 ont été reportés au 1er janvier 2021 et les sanctions suspendues jusqu’à cette date.

Comment réussir ces deux entretiens ?

• Il est important que les deux parties se préparent en prévoyant le rendez-vous avec une certaine avance.
• Vous pouvez vous servir des exports Opentime pour faire un point avec le collaborateur sur les missions et projets réalisés et le temps passé sur chacun d'entre eux.
• Si l’entretien a lieu par écrans, il vaut mieux favoriser la visioconférence que la conférence téléphonique pour éviter des incompréhensions. En effet, un message comprend une grande part de communication non verbale notamment au travail et celle-ci sera plus facile à déceler avec la visioconférence.
• Il faut créer pour chacun le meilleur espace pour la réalisation de l’entretien en particulier en visioconférence, chacun doit être dans un espace qui le met à l’aise.
• Il peut être bien pour l’employeur de partager une trame de l’entretien pour prévoir le temps passé sur chaque sujet surtout en visioconférence pour ne pas perdre le salarié.
• Il faut impérativement garder des traces écrites (obligatoires pour l’entretien professionnel) pour permettre un meilleur suivi dans la durée.
• Intégrer de nouveaux éléments comme l’autonomie, la confiance, les apprentissages, la créativité à votre l’entretien annuel d’évaluation peut permettre à chacun d’aller plus loin dans sa réflexion.
• Il peut aussi être pertinent d'intégrer des éléments en rapport avec la situation actuelle notamment des questions sur le bien-être, le télétravail, les objectifs qui ont été avortés et ceux qui se sont créés en période de crise…de nouvelles perspectives naissent peut-être ?

Pour éviter de faire une erreur au niveau des suivis des différents entretiens, il est possible d'indiquer dans Opentime la date du dernier entretien dans le profil de chaque utilisateur. Nous espérons que ces conseils vous aurons été utiles pour réussir des entretiens sereins et performants !

Photo par Avel Chuklanov sur Unsplash, modifiée par Chloé Philippot.