J’ai eu l’occasion d’échanger en août 2023 avec Raphaël Longo, digital manager chez Veolia Industries Global Solutions Autriche, une branche de l’entreprise Veolia.

Nous revenons ensemble dans cet échange sur leur découverte et leur utilisation du logiciel Opentime au quotidien !

Quelles sont les missions de Veolia VIGS ?

Veolia Industries Global Solution ou Veolia VIGS est une structure qui conçoit des solutions sur mesure pour la gestion des utilités pour ses clients industriels (eau, énergie, déchets) et qui réalise de la maintenance chez ces clients.

Au sein de la branche autrichienne de cette société, Raphaël est chargé du déploiement d’outils digitaux pour faciliter le travail des opérationnels au quotidien. C’est pour atteindre cet objectif qu’il a déployé Opentime auprès de l’équipe autrichienne de Veolia VIGS.

Quels étaient et quels sont vos besoins en termes de logiciel de gestion du temps ?

« Nous faisons de la maintenance pour une entreprise pharmaceutique donc chez nous il y a beaucoup d'opérationnels et de techniciens qui saisissent des heures sur différents projets. ».

« On a un gros volume de projets, plus de 500 projets par an et avant on faisait toute cette gestion sur Excel avec des macros etc. C'était un système un peu bancal. »

Raphaël était donc à la recherche d’un système à la fois plus simple et plus officiel.

« Quand on a mis en place Opentime, il nous fallait une interface simple, similaire à Excel pour la partie saisie du temps et la partie reporting. »

« On a déployé Opentime il y a plus d’un an et jusqu’à présent on a des feedbacks très positifs. Pour les chefs de projets c’est un gros plus. »

Pourquoi as-tu sélectionné Opentime parmi les différentes possibilités de logiciels ?

« Au début du projet, nous étions partis sur des solutions où on développait nous-même un formulaire en interne pour la saisie du temps. »

« On a cherché à utiliser des solutions comme Smartsheet ou Appsheet mais on atteint très vite les limites des outils quand on cherche à faire ça “maison”. Et puis le problème c’est que si celui qui l’a fait part, on ne sait plus comment ça fonctionne. On a donc cherché dans le catalogue de Veolia et comme Opentime y était répertorié, on a pris contact avec Ophélie. »

Raphaël a ensuite mis en place une première phase pilote en Autriche auprès d’une petite partie de l’équipe et les retours ont été positifs.

« Après, on a généralisé la solution. Collaborer avec Ophélie durant cette période-là a été très fluide. Mettre à disposition la plateforme de test a été très rapide aussi, sans contraintes particulières et on nous a laissé tester la plateforme au moins un mois. »

Est-ce que tu penses qu’Opentime a diminué la pénibilité de certaines de vos tâches ?

« Oui, c’est sûr que nous avons gagné du temps ! »

« Pour nos fonctions support (assistantes administratives, contrôleurs financiers), nous avons mesuré plusieurs heures de tâches administratives en moins chaque mois ! Pour les opérateurs et les chefs de projets, nous ne l’avons pas officiellement mesuré, mais tous s’accordent à dire qu’ils prennent beaucoup moins de temps que cela soit pour saisir ou pour éditer leurs rapports. »

As-tu organisé des formations auprès des collaborateurs pour la prise en main d’Opentime ?

« Les collaborateurs se sont approprié Opentime rapidement. On a 150 utilisateurs réguliers de l’outil. Il fallait que l’appropriation soit rapide au moment de la mise en place à cause de l’impact du changement d’outil sur le reporting financier du groupe. »

« On a fait beaucoup de sessions d’accompagnement, notamment des formations en live mais on les gère nous-mêmes, en autonomie car il fallait des contacts locaux en allemand. »

« Pour nos opérateurs, c’est hyper simple puisqu’ils ont juste à se connecter avec leur adresse mail Veolia grâce à la connexion SSO mise en place par Opentime. Et pour la saisie, ils utilisent uniquement la fenêtre de saisie du temps donc en une session de formation tout était expliqué. »

« Pour les chefs de projet, on a poussé un peu plus la formation concernant la partie reporting. J’ai préparé des documents supports et il y a des personnes en Autriche qui ont un rôle administrateur sur Opentime pour former les nouveaux arrivants. »

Est-ce que tu as fait appel à des évolutions pour améliorer votre instance depuis que Veolia VIGS Autriche a commencé à utiliser Opentime ?

« Oui, pour moi la grande force d’Opentime par rapport à d’autres solutions qu’on avait identifié sur le marché c’est cette flexibilité, la solution est très personnalisable. »

« On a fait plusieurs développements spécifiques depuis le début avec Ophélie et Laury.
C’est un gros plus : on a ajouté des choses par rapport au produit de base, notamment sur la facturation en fonction du type de clients ou le fait de pouvoir partager la liste des projets par département pour plus de transparence et de collaboration entre les chefs de projet. »

Est-ce qu’il y a des points qui pourraient être améliorés dans votre utilisation quotidienne ?

« Je voudrais faire un dashboard qui récupère les données d’Opentime et qui les met dans notre outil BI. Une autre entité de Veolia l’a déjà fait et c’est également une grande force d’Opentime de pouvoir s’interfacer avec d’autres outils grâce à son API. »

Est-ce que tu utilises l’outil de ticketing Support pour communiquer avec l’équipe Opentime et faire remonter des bugs ou des besoins spécifiques ?

« La semaine dernière on a rencontré un bug par rapport à la facturation mais il a été résolu ce matin, ça concernait un cas qu’on avait pas anticipé… Globalement avec la partie tickets, on résout les problèmes très rapidement et en tant qu’administrateur je suis vite informé de la prise en charge de mes tickets et du délai prévu de résolution. Ophélie et Laury se tiennent également très disponibles pour faire des meeting en visio pour qu’on travaille ensemble sur la résolution des tickets et leur priorité de façon “Agile”. »

La partie tickets est un onglet du logiciel Opentime nommé Support. Grâce à ce support, il est possible d’envoyer une demande à l’équipe Opentime en quelques clics pour poser une question, signaler un bug ou faire une demande d'amélioration. Cette fonctionnalité Support est disponible pour tous les comptes Opentime quel que soit le pack et sans coût supplémentaire, il faut simplement l’activer en nous contactant comme cela a été fait sur le compte de Veolia VIGS.

Pour finir, est-ce que tu recommanderais le logiciel ?

« Oui pour moi complètement. D’ailleurs à un certain moment on parlait de mettre Opentime en Suisse avec une phase pilote etc. Mais finalement comme ils avaient déjà un outil RH suisse qui avait un module projet, il a été décidé de ne pas faire de doublon et ils ont conservé cet outil. »

« Ce qui est particulièrement intéressant sur Opentime c’est la partie saisie des temps. Il n’y a pas besoin d’une gestion hyper technique, pas besoin d’un suivi régulier, c’est plutôt light et tout le monde a un accès pour saisir des heures. Sans compter que la tarification d’Opentime est très attractive comparée à d’autres outils que l’on avait identifiés au démarrage du projet. »

« Opentime fait parfaitement le job ! »

Je remercie chaleureusement Raphaël Longo pour cet échange sur la mise en place d’Opentime chez Veolia VIGS. Nous sommes ravis d’avoir pu répondre aux besoins de cette structure basée en Autriche et de continuer à travailler ensemble au quotidien à l’amélioration continue d’Opentime.

Si vous aussi, vous souhaitez nous faire vos retours, n’hésitez pas à nous contacter pour un échange !