De nombreux outils existent aujourd’hui pour accompagner et automatiser les tâches internes de l’entreprise. Ces outils, comme les solutions de gestion du temps, de gestion comptable ou de gestion de projet permettent de fluidifier votre activité en facilitant les tâches et l’organisation des collaborateurs.

Mais, s'ils ont pour objectif de simplifier les processus internes, ils demandent parfois aux collaborateurs une adaptation importante. L'adoption d'un nouveau logiciel en entreprise peut donc être un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse et une communication claire avec les parties prenantes pour être accepté de tous.

De quelle manière faciliter l'adoption d'un nouveau logiciel au sein de votre organisation ?

Choisir un outil qui convient aux besoins spécifiques de votre entreprise

Dans un premier temps, il est important de choisir un logiciel de gestion qui soit pratique et qui réponde au mieux aux besoins de l'entreprise. Les questions à vous poser sont les suivantes :

• Quelles fonctionnalités sont nécessaires pour améliorer notre gestion ?
• Quels problèmes le logiciel sera amené à résoudre ?
• Quels besoins futurs peuvent apparaitre ?
• Une partie des collaborateurs a-t-elle besoin d'autres fonctionnalités ?
• Une partie des collaborateurs a-t-elle des problématiques d'accessibilité spécifiques ?

Les fonctionnalités du logiciel doivent être adaptées aux besoins spécifiques et être évolutives pour répondre facilement aux changements futurs. Pour faciliter l'adoption des utilisateurs, une option est de sélectionner un logiciel qui soit personnalisable dans le paramétrage et dans le vocabulaire employé. En fonction de votre organisation, vos projets peuvent par exemple être organisés par clients, dossiers, objectifs, activités ou produits.

Un autre point clé est celui de l'ergonomie. Une ergonomie simple et intuitive, sans trop d'éléments superflus est à privilégier notamment si vos salariés ont des besoins d'accessibilité spécifiques.

Les logiciels de gestion basés sur le mode Saas (software as a service) offrent une solution idéale pour les petites et moyennes entreprises puisqu'ils peuvent être utilisés quel que soit votre ordinateur et votre lieu de travail.

Ils permettent également d'accéder au logiciel sans avoir à investir dans une infrastructure informatique coûteuse, aucun fichier ne sera stocké sur votre ordinateur et vous pourrez accéder à votre interface via n'importe quelle connexion internet ce qui facilitera son utilisation.

Etablir un plan d’adoption et mettre en place des pilotes

Dans un second temps, développez un plan d'action complet pour l'introduction de votre nouveau logiciel. Cela inclut la formation des utilisateurs, la planification du déploiement et la gestion du changement.

Pour impliquer les collaborateurs dans l'utilisation de l'outil, l'étape la plus importante de votre plan est de le tester en amont en fixant vos objectifs fonctionnels. Pour cela, quelques logiciels proposent un essai gratuit d'un mois. Si vous avez besoin d'un test sur une plus longue période, vous pouvez également prévoir avec la société qui vend le service une période de test avec des équipes pilotes.

Afin de maximiser l'intérêt de cette période, assurez vous de faire participer différents corps de métiers à ces groupes pilotes et ces environnements de tests en particulier les managers et les responsables des projets. Ils pourront vous fournir leur propre analyse avec des commentaires variés pour évaluer l'efficacité du logiciel. Considérez vos collaborateurs et vos employés comme votre client, ils utiliseront cette nouvelle solution quotidiennement avec leurs propres données, que ce soit un ERP ou un logiciel de comptabilité : il doit donc les aider dans leurs taches et leur correspondre !

Dans le cadre d'un logiciel SIRH de gestion des congés par exemple, les responsables d'équipe auront besoin d'une solution simple pour poser leurs propres congés mais aussi pour valider les congés posés par leurs équipes et avoir accès à un tableau récapitulatif des congés de tous pour organiser le travail d'équipe.

Communiquer avec toutes les parties prenantes à chaque étape de l’adoption

Les employés doivent être impliqués dès le début du projet et rassurés tout au long du processus pour garantir une adoption réussie et minimiser la résistance au changement.

Afin de vous assurer de l'implication de tous, pensez à communiquer.

Ces 3 étapes de communication doivent s'intégrer dans votre plan d'adoption :

• 1. Une première phase de la communication doit être effectuée bien en amont, quelques mois avant la mise en place de l'outil sur son rôle ainsi que les besoins comblés et problèmes résolus à travers sa mise en place. Partagez des informations sur les avantages du nouveau logiciel, les fonctionnalités clés et le planning de déploiement.
• 2. Communiquez ensuite quelques semaines avant son adoption sur le nom, le design et l'interface de l'outil pour familiariser les utilisateurs à son existence. N'hésitez pas à redonner des informations sur les besoins comblés par ce nouvel outil.
• 3. Au moment de la mise en oeuvre, la communication devient plus concrète. Apportez les données et informations techniques sur les moyens de connexion et communiquez sur les ressources de formation et autres outils mis à disposition pour faciliter la prise en main.

La meilleure communication passe par vos outils de communication habituels, que ce soit des logiciels de tchat, du mailing, des affichages en entreprise ou de la communication orale lors de réunions collectives. L'important est de faire passer le message à travers les managers de chaque équipe, au plus près de l'utilisateur et dans l'environnement dans lequel il devra utiliser l'outil.

Optimiser l’utilisation du logiciel et mesurer la satisfaction interne

Afin de vous assurer que votre nouvel logiciel est utilisé correctement et sans trop de difficultés par vos collaborateurs, évitez les mauvaises habitudes. Une petite erreur comme l'enregistrement d'un mauvais onglet dans les favoris peut à la fois faire perdre beaucoup de temps à vos équipes et amener un sentiment de rejet de la part des collaborateurs.

Prévoyez donc des formations collectives pour tous les utilisateurs et des formations individuelles pour les personnes dont le métier sera fortement impacté et les managers (en particulier s'ils n'ont pas participé à une phase pilote).

En fonction des moyens disponibles dans vos entreprises et des outils mis à disposition par la société éditrice du logiciel, vous pouvez également fournir des documents et ressources supplémentaires en libre accès à tout moment pour les utilisateurs, telles que des vidéos de formation ou un manuel d'utilisation. Différents logiciels proposent ainsi une FAQ en ligne et un support présent pour poser des questions.

Pour aller plus loin, vous pouvez également demander à vos collaborateurs ou aux managers d'équipe des retours quelques semaines, mois ou au bout d'un an après la mise en oeuvre de l'outil. En mesurant cette satisfaction générale, vous ciblez les besoins futurs d'amélioration et pouvez faire appel à du développement auprès de la société éditrice du logiciel.

Conduite du changement : à l'action !

La conduite du changement est un processus long, en particulier si vous souhaitez remplacer un outil existant et ancré dans votre organisation, même si cette migration fait suite à de nombreux problèmes avec votre système actuel qui n'est pas au niveau (bugs, fonctionnalités...). Et oui, les habitudes ont la vie dure !

En suivant ces étapes, vous pourrez toutefois faciliter l'adoption du nouveau logiciel et assurer une transition en douceur. Vous pourrez également repérer les collaborateurs qui émettent des réticences ou des inquiétudes vis-à-vis de la nouvelle solution et en discuter avec eux plus simplement ou leur fournir des informations concrètes pour répondre à leurs questions.

Vous souhaitez mettre en place un logiciel de gestion du temps et de suivi d’activité dans votre structure mais ne savez pas lequel choisir ?

L’équipe Opentime vous a créé un guide de 30 questions pour définir vos objectifs fonctionnels et comparer les logiciels de GTA existants. Il vous permettra de trouver l’outil qui correspond le mieux à vos besoins.